採用方法

【採用担当者向け】初めてのWEB面接(オンライン面接)で失敗しないポイントとは

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新型コロナウイルスの拡大により、これまで対面で行っていた採用活動をオンラインでの対応に切り替えている企業がいる中で「どのようなツールを使えばいいのかわからない」「対面よりも応募者の見極めが難しくうまくいかない」などのお声を耳にします。

そこでこの記事では、WEB面接・オンライン面接を導入するために必要となる準備や、対面と変わりなく、円滑に進める方法・ポイントなど具体例をあげながら、ご紹介します。

※WEB面接とオンライン面接は同義語としております。記事中ではWEB面接という表現を中心に記述しています。

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WEB面接のメリット

いつでもどこでも面接を行うことができる

WEB面接の最大のメリットは、いつでもどこでも面接が実施できること。

また他にも企業側・求職者ともにスキマ時間を活用できるため、面接の日程が調整しやすくなるなどのメリットもあります。

求職者の多くは、仕事を探し始めてから早期に内定を獲得したい気持ちがあります。

WEB面接によって短期間でのスケジュールで採用活動を進められるため、応募者が他社で決定してしまう確率を減らすこともできます。


面接を録画し社内共有ができる

利用するツールによりますがカメラを使い面接を録画することで、面接を行った応募者に関して、社内で早急に情報共有を行うことができるので、採用を早期化することができるようになります。

また面接風景を録画することができるので、面接官の振り返りとして使用できたり、面接官を育成する教材として活用することも可能になり面接官の育成も実現できるのもポイントです。

Q.面接を録画することは違法?
A.面接を録画すること自体は、違法ではありません。しかし、録画されたデータが流出しないように録画データの管理を徹底する必要があります。



 

WEB面接で必要となる準備とは?

WEB面接をするために必要となる準備とは、下記3つになります。

1.ネットワーク環境の整備
2.WEB面接に使用するツール選定
3.応募者へ事前に案内する情報

上記3つの方法とは、オンライン面接を円滑に進めることができ、さらには、応募者とのトラブルを回避する手段にもなります。


1.ネットワーク環境の整備

WEB面接を行う機器については、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、現在一般的なデバイスはあれば問題ありません。

下記2つについて注意しておくことで、オンライン面接をスムースに進めることができます。

1)面接官を写すシステムが備わっているか?
パソコンの場合はそれ自体に「カメラ」や「マイク機能」があるかどうかを確認しましょう。

ノートパソコンの場合は内蔵されている場合がほとんどですが、内臓されていない場合は、別途カメラやマイクが必要となります。

面接を実施する前にきちんと使えるかどうか確認しておきましょう。

2)ネットワークの安定性は問題ないか?
電波の悪いところでオンライン面接を行うと、面接中に画面が止まってしまったり、相手の声が聞こえなくなったりするなど、スムースな面接がしづらくなります。

解決方法として、企業においては、Wi-Fi環境下、できれば有線でLANケーブルを繋ぎ、オンライン面接を実施するとよいでしょう。

また、応募者に対しても、事前に電波の良い場所でのネットワーク接続をお願いするなど、事前に注意喚起しておきましょう。


WEB面接に使用するツール選定

オンライン面接用のツール自体は無料から使えるものが多くありますので、各ツールの特徴や金額が、自社と相性が良いものを選びましょう。

中には何分までの利用は無料、何人までの利用は無料というパターンも多いため、社内において面接で使う場合のルールを明確にしておくことをお勧めします。

そうすれば無料で使うことができ「採用コスト」を大幅にカットできる可能性もあります。

1.スカイプ
Skypeはマイクロソフト社が提供する、無料通話とチャット用のコミュニケーションツールで、応募者からの知名度は比較的高いです。

会議の音声や映像の録音・録画、画面共有が可能であり、無料の通話テスト機能で事前に音声の確認ができるため、安心してWeb面接を始められます。※Skypeはパソコンとスマートフォンどちらでも利用できますが、アカウント登録が必要となるなど、事前準備に多少の工数がかかります、

【スカイプ公式サイト】https://www.skype.com/ja/

2.ZOOM
ZOOMは米国に本社を置くズームビデオコミュニケーションズ社の無料ツールであり、1対1(2人)の接続は無料、録画や画面共有が可能です。※3人以上で同時接続する場合は、40分の時間制限が設けられており、時間制限のない有料版は、月額2000円となります。

パソコンとスマートフォンのどちらでも利用でき、応募者はアカウント登録なしにWeb面接(オンライン面接)に参加できますが、スマートフォンから参加する場合は、事前にアプリをインストールしておくことが必要です。

応募者にオンライン面接用のURLを事前に共有しておき、面接時には、クリックするだけでWeb面接(オンライン面接)を開始できます。

【ZOOM公式サイト】https://zoom.us/jp-jp/meetings.html/

3.BIZMEE
BIZMEEは、日本企業の株式会社grabss様が開発・提供する無料のWeb会議サービスであり、アプリのインストールやアカウント登録なしで、Web面接(オンライン面接)が実施することが可能です。BIZMEEのサービスサイトで任意のURLを作成し、応募者に共有するだけで準備が完了します。

【BIZMEE公式サイト】https://bizmee.net/


3.応募者へ事前に案内するもの

応募者の中には、オンライン面接を経験したことがない方もいます。

実際にオンライン面接を行った企業の中には「面接直前にツール利用に関するお問合わせがあり、面接が円滑に進められなかった」というトラブルも起こっています。

そこで企業側がオンライン面接で使用するツールに関する説明や面接時の環境について、簡単な手順(マニュアル)をまとめて、事前に応募者へメールで案内をしておくと、オンライン面接を円滑に進めることができ、応募者も安心して面接にのぞむことができます。

応募者へこれを送ればOK!WEB面接の開始前トラブルを防ぐ

写真
この章では、実際に求職者とこんなトラブルがあった!などの声を基に、事前にトラブルを防ぐための「求職者向け:WEB面接のマニュアル」を用意しました。

求職者も面接を受ける企業から案内をもらえると、トラブルを防ぐだけではなく安心及び好印象を与えられるチャンスにも!

zoomを使ったパターンを用意しましたが、他のサービスでも転用可能です。

ぜひメール送付時などにお役立てください。※適宜変更してご活用ください


zoom面接用、応募者向けメールテンプレート

●●(応募者名)様

お世話になります。
■■■■(会社名)です。

この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
来たる▲月▲日(▲)▲▲:▲▲~のWEB面接につきましてご案内いたします。

WEBでの面接になりますので、当日のトラブルを極力避けられるよう次の点について準備及び確認をいただきますようお願いいたします。

<利用するツールについて>
・zoomを使います。事前にzoomのダウンロードをお願いします。
zoomは個人アカウントの用意が必要になります。まだお持ちでない場合は登録及びダウンロードをお願いします。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

・初めてzoomを使う場合で音声が出るかご不安な方は、ご家族やお知り合いに協力をもらいながらテストを実施してみてください。

・イヤホンマイクがある方は利用を推奨します。

<服装について>
・服装は普段着で構いません。

<WEB面接を行う場所について>
・もしイヤホンマイクをお持ちでない場合は、なるべく一人になる個室で面接を受けていただきますようお願いいたします。

・お子様がいらっしゃる方は、面接の時間はなるべく一人になれるよう、ご調整をお願いいたします。

<困ったら?>
・どうしても接続ができない、音が出ない、WEB面接環境の調整がなど不具合がありましたら、
 ▲▲▲▲(メールアドレス、電話番号等)まで、ご連絡ください。


WEB面接で気を付けること

面接ドタキャンに備える

オンライン面接は、対面での面接に比べ、軽視されやすく、面接開始時刻になっても相手が現れないってこともあります。

そのような場合に備え、メールアドレス以外に、電話番号やLINE、Messenger等の連絡のつきやすい連絡手段を事前に確認しておきましょう。

リアクションは対面の時より強調する

WEB面接は相手に反応が伝わりにくい傾向にあります。

頷く、笑うなど、普段よりも動作を大きくすることで、感情を伝える動作を行うようにするとよいでしょう。

オンライン面接で「応募者」を見極めるポイント

オンライン面接の場合、対面での面接と比較すると、応募者の反応が読みづらく、自社にマッチする人材なのか、見極めにくいという声が多く発生しています。

しかし、通常の面接においてもオンライン面接においても、採用ミスマッチを防ぐ面接を行うためには、あらかじめ評価基準や質問項目を決めておき、手順通りに実施していくことで応募者が自社とマッチするのか見極めることができます。

下記の記事より、どのような質問項目を準備していれば、ミスマッチを防ぐ面接ができるのかご紹介しております。

【面接官は必読】目的別質問マニュアル│ミスマッチや辞退を防ぎ・即戦力を採用する

最後に

オンライン面接においても、対面での面接においても、オンライン面接の環境整備や面接基準の設定など、面接前の事前準備がとても重要になります。

2020年以降、WEB面接がスタンダードになっていく可能性が高まっています。

ぜひ採用手法の一つとして導入していくことをお勧めいたします。

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