雇用管理・マネジメント

【テレワークの通信費】会社負担?従業員任せ?費用負担を決めるポイントや、他社ノウハウをご紹介

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新型コロナウイルスによる感染拡大の防止のため、在宅勤務(テレワーク)が奨励されました。

そのため、テレワーク規定作りや就業規則の見直し、環境整備が急務となっています。既に在宅勤務に移行している企業へのアンケート調査では、通信環境自宅の作業環境についての課題が上位に挙がりました。

この記事では、通信環境について、企業がリモートワーク・テレワークを行う上で注意すべきポイントを紹介します。


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テレワークのルールは「労働基準法」が前提

テレワークの定義

テレワークとは、インターネットなどのICT(情報通信技術)を活用した場所にとらわれない働き方をいいます。

日本テレワーク協会によりますと、このテレワークは在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3つに分けられます。

1.在宅勤務
自宅にいて、会社とはパソコンとインターネット、電話、ファクスで連絡をとる働き方。

2.モバイルワーク
顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方。

3.サテライトオフィス
勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。一社専用で社内LANがつながる場所や施設を利用する働き方。

<参照>テレワークとは/一般社団法人日本テレワーク協会

近年コンプライアンス重視の時勢もあり、社外での就業に懸念を抱いている事業主の方も多いのではないでしょうか。まずは労働基準法で留意すべき5つのポイントをご紹介します。


 

労働基準法での留意すべき5つのポイント

在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務のいずれのテレワーク時においても労働基準法などが適用されます。

特に、自宅でのテレワークについては、次の事項に留意が必要です。

(1)労働条件の明示
事業主は労働契約締結に際し、就業の場所を明示する必要があります(労働基準法施行規則5条2項)。在宅勤務の場合には、就業場所として従業員の自宅を明示する必要があります。

(2)労働時間の把握
使用者は、労働時間を適正に管理するため、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録しなければなりません。(労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準・平成13.4.6基発第339号)

(3)業績評価・人事管理等の取扱い
業績評価や人事管理について、会社へ出社する従業員と異なる制度を用いるのであれば、その取扱い内容を丁寧に説明しておく必要があります。また、就業規則の変更手続が必要となります(労働基準法89条2号)。

(4)通信費・情報通信機器等の費用負担
費用負担については、あらかじめ決めておく必要があります。なお、在宅勤務等を行う従業員に通信費や情報通信機器等の費用負担をさせる場合には、就業規則に規定する必要があります。
→この「通信費・情報通信機器等の費用負担」について次章詳しく解説します。

(5)社内教育の取扱い
在宅勤務等を行う労働者について、社内教育や研修制度に関する定めをする場合にも、当該事項について就業規則に規定しなければなりません。

<参照>テレワーク実施時でも労働基準法などは適用されますか?/厚生労働省(Q2-1)

 


どちらが負担する?在宅勤務で必要な経費

在宅勤務をするには、パソコンはもちろん、Wi-Fiなどのインターネット環境が欠かせません。また、インターネットを使用する際には、電気代や通信費(回線代)も必要で、場合によっては開通するための工事費用も必要です。
一般的に、企業が負担しているのでしょうか?


パソコンや周辺機器類など情報通信機器

パソコンや周辺機器(マウス、ヘッドセットなど)、スマートフォンなど業務で使用する場合は、企業が貸与するなどして全面的に負担する場合が多いようです。

貸与する際にはあらかじめパソコンには仕事上必要な設定をし、ソフトをインストールしておきます。

〇パソコンを貸与する際に、必要な設定やソフト例
・社内メール各種設定
・Excel、Word、PowerPointなどMicroOfficeソフト
・ファイル共有ソフト(Dropbox、Google Drive、SharePointなど)
・Web会議ソフト(zoom、Cisco Webex Meetings、Googleハングアウト、Hangouts Meets、Microsoft Teams、Skype for Businessなど)


通信回線費用

〇企業が全額負担する場合
業務上かかったインターネットの経費はすべて企業が負担します。

〇企業が一定額を負担する場合
近年、定額制によるブロードバンドの常時接続環境が整ってきたため、自宅でも低コストでインターネットは接続できます。

通信回線は個人が契約している場合が多いため、業務かプライベートか使用目的を見極めるのが非常に困難です。そのため一定額を企業負担としているところがあります。
<参照>リモートワーク専門メディア-Remote Work Labo


固定?無線?どちらの通信回線にするか

業務でインターネットに接続する必要がある場合、考えられる方法は固定、無線を併せて4つあります。

通信費を企業が負担しやすい場合は問題がありませんが、従業員の自宅に既にネット環境がある場合、あらかじめ、企業と個人の負担割合を決める必要があります。

〇固定の場合
(1)光回線、ADSLを利用する
業務用かプライベート用の利用か、通信費の分け方が難しい。また、従業員の自宅で開通する場合、工事費の費用の負担をどちらが持つか決める必要がある。

〇無線の場合
(2)モバイルルーター端末機器を利用する
企業から支給ができる場合、業務用かプライベート用の利用か、通信費の分け方が比較的簡単。

(3)USB型データ通信端末機器を利用する
企業から支給ができる場合、業務用かプライベート用の利用か、通信費の分け方が比較的簡単。

(4)スマートフォンのテザリング機能を利用する
企業から支給できる場合、業務用かプライベート用の利用か、通信費の分け方が比較的簡単。一方、個人所有のスマートフォンを利用する場合は難しい。
<参照>リモートワーク部



テレワークの導入企業はどうしている?

 

いち早くテレワークを取り入れた企業の声

IT関連企業大手のGMOインターネットグループでは2020年1月末よりテレワークを導入され、従業員へのアンケートを公開するなどリモートワーク導入の参考となる情報を提供されています。

GMOインターネットグループ社へインタビューを実施したITmedia株式会社が運営するメディア「ねとらぼ」によると、在宅勤務にあたり物品以外の費用についてサポートは行っていないという回答で、

“現在の「危機管理」として実施している在宅勤務体制は後、新しい働き方としての「リモートワーク制度」を導入するうえで検討要件とさせていただく予定です。”

とのこと。大手企業でも通信費などのサポートを行っている企業は少ない可能性があります。
<引用>「在宅勤務って言われたけど家にPCもネットもないよ」―どうする?在宅勤務の実施企業に従業員をどうサポートしているか聞いた/ねとらぼ
<引用>在宅勤務に関するアンケートを実施/GMOインターネットグループ


参考)総務省が示す”先駆的”企業の場合

総務省では平成27年度からテレワークの導入や活用を進めている企業・団体を「テレワーク先駆者」とし、その中から「テレワーク先駆者百選」を公表しています。

さらに平成28年には「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」も創設、「テレワーク先駆者百選」の中でも特に優れた取組を行っている企業・団体を表彰しています。

 

〇令和元年度テレワーク先駆者百選総理大臣賞受賞企業の取り組みと効果

<画像参照>テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」等の公表/総務省


オンラインで面接実施している企業も

新型コロナウイルスにより、企業側も応募者側も外出がままならないなか、採用活動の基本である面接や企業説明会の実施が困難になっています。そのため、オンラインで面接や企業説明会を導入する企業が増えてきています。


テレワーク助成金について

助成金3次募集

「働き方改革推進支援助成金」関連の、テレワークの新規導入に取り組む中小企業事業主を支援すべく、いわゆる”テレワーク助成金”の三次募集が開始されました。

なおこちらは「緊急事態宣言発令地域内の事業所が対象」です。
<参照>働き方改革推進支援助成金テレワークコースのご案内/厚生労働省

実施期間
三次募集における事業実施期間等について
・事業実施期間:令和3年1月8日(金)~令和3年1月29日(金)
・交付申請期限:令和3年1月29日(金)まで(必着)
・支給申請期限:令和3年3月1日(月)まで(必着)※現在は終了しています

対象事業主
新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを新規で導入する中小企業事業主
※既にテレワークを行っている場合は対象外になります

助成対象の取り組み
・テレワーク用通信機器(※)の導入・運用
・就業規則・労使協定の作成・変更

主な要件
事業実施期間中に、
・助成対象の取組を行うこと
・テレワークを実施した労働者が1人以上いること

支給額
・補助率:1/2
・1企業当たりの上限額:100万円

【詳細はこちら】
「働き方改革推進支援助成金テレワークコースのご案内/厚生労働省


【東京都】テレワーク定着推進助成金

東京都がテレワークを活用した「出勤者の7割減」を要請し、助成金の活用を推進しています。
2020年12月末までだった締切りを、2021年2月26日まで延長することが発表されました。

対象事業主
・常時雇用する労働者が3名以上かつ999名以下で、都内に本社または事業所を置く中堅・中小企業
・都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」に参加していること

助成対金の概要
テレワーク環境を整備する、都内中堅・中小企業が支給決定日以降に新たに取り組むもの(発注・契約等含む)。※機器やソフトなどの経費

支給額
・助成率:2/3
・助成金の上限金額:250万円

【詳細はこちら】
テレワーク定着促進助成金/東京都


【東京都】宿泊施設テレワーク利用促進事業補助金

こちらはテレワークの促進に際し、機材などの道具ではなく、「場所」に対する助成金です。

対象事業主
・都内事業者

対象事業
・都内事業者がテレワークを行うために都内宿泊施設の借上げに要する経費
※宿泊を伴わない1日1室当たり5,000円以下のデイユースプランの利用に限る

支給額
・1日1室あたり3,000円
・1か月当たり100万円を各上限(利用期間は最大3か月)
※申請事業者は1日1室当たり最低1,000円を自己負担あり

【詳細はこちら】
宿泊施設テレワーク利用促進事業/東京都

 

最後に

現在、新型コロナウイルス感染拡大を防ぎながら経済活動を止めないため、政府や行政からテレワークの短期的な導入が求められています。ただし、これを一時的な危機に対応するだけでなく、働き方改革や生産性向上のチャンスととらえることもできます。

主婦層にアンケートを行ったところ「在宅勤務の仕事を探している」「テレワークができる仕事を希望する」と多くの主婦が希望しています。これは、子育てや介護など自宅から離れにくい潜在している優秀な人材を採用する大きなチャンスでもあります。

テレワークの制度を整えたら、自社のどのような業務がテレワーク化できるか、さらにそれをパート・アルバイトに任せられるか検討をしてみてはいかがでしょうか。より社員がコア業務に集中でき、コストカットや生産性向上に繋がるかもしれません。

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