採用方法

【応募受付~面接】企業向けメールテンプレート集│パートアルバイトの採用に使える!

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採用活動の過程で、求職者に連絡する際のメールをもっと早く作りたい、作り方を知りたい、むしろテンプレートがあったらそのまま使いたい!という方が多いかと思います。

メール作成の面倒さにかまけて後回しになってしまい、対応が遅れて困っている方もいるのではないでしょうか。

採用成功の近道はできる限り早く、求職者への対応をすること

応募があってからすぐに対応しなければ、求職者のモチベーションが下がり、いい人であっても音信不通になることが多いため、できる限り早く対応するのが望ましいです。

そこで、このページでは「応募から面接」、「面接から採用まで」の流れで必要な8種類のメールテンプレートを用意しました。

そのままコピーアンドペーストが可能です、ぜひご活用ください。

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応募受付~書類選考まで

応募を受け付けましたメール

〇〇〇〇 様お世話になります。
株式会社●●●● 採用担当です。この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
今後の選考に関しましては追ってご連絡させていただきますので、
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ ポイント
応募者専用の担当者直通電話番号や、メールアドレスを記載することにより、応募者からの連絡を見落とすことがなくなるので、専用のものがあれば、その電話番号やメールアドレスを伝えるようにします。

求人サイトによっては、応募後の自動受付メールサービスなどがありますので、便利なサービスはどんどん活用していきましょう。

また、応募者がどのような企業であるかを調べるケースもあるので、ホームページのアドレスも記載しておけば、企業情報も応募者へアピールすることができます。


応募受付後、履歴書や職務経歴書送付を依頼したいメール

〇〇〇〇 様お世話になります。
株式会社●●●● 採用担当です。この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。今後の選考に関しまして、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしておりますので
お手数ですが、当社までお送りくださいますでしょうか。【メール添付の場合のメール送付先】
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
※個人情報の取り扱いに注意。できるだけ採用専用のアドレスで。

【書類郵送の場合の郵送先】
〒●●●-●●●●
東京都港区●●●●●●● ●●●ビル3F

株式会社●●●● 採用担当宛

書類を拝見後、再度ご連絡させていただきます。
誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ポイント
メールでの履歴書および職務経歴書の送付は、求職中であればデータとして準備している場合も多く、応募者にとっても簡単に送れるので即座に対応しやすいでしょう。

それによって、採用担当者もすぐに履歴書および職務経歴書を確認し書類選考に入ることができます。

ただし、個人情報を受理するので、できるだけ採用専用のメールアドレスを案内するようにしましょう。


書類選考結果通知~面接まで

[来社]書類選考通過、面接設定のメール

〇〇〇〇 様お世話になります。
株式会社●●●● 採用担当です。この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき誠にありがとうございました。
書類選考の結果、〇〇〇〇様と、ぜひ面接にてお話させていただきたいと考えております。面接に進んでいただける場合は、以下、日時の詳細をご確認の上、
ご希望日時をご返信ください。【面接候補日】
[候補1]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間
[候補2]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間
[候補3]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間

※所要時間は●分程度を予定しています。
※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。

※コロナ感染予防対策のため、マスク着用での面接をお願いしております。
また、換気のため窓を開けての面接になります。

【面接場所】
東京都●●区●●●●●●● ●●●ビル3F

【連絡先】
00-0000-0000 (できるだけ採用担当直通電話番号を記載)

【持ち物】
筆記用具(必要に応じて、履歴書や職務経歴書を追加)

【備考】

※※※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ※※※
引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ ポイント
来社での面接の場合は、感染予防対策実施中ということを明記しましょう。

マスク着用をお願いし、換気のため窓を開けての面接になるということを記載することで、就業場での感染予防対策を徹底していると伝えることができ、安心して働ける環境であることをアピールできます。

また、マスク着用に抵抗のない方であれば、採用決定後、勤務時にもマスク着用を依頼しやすいでしょう。


[オンライン]書類選考通過、面接設定メール

〇〇〇〇 様お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当です。この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき、誠にありがとうございました。書類選考の結果、〇〇〇〇様と、ぜひオンライン面接にてお話させていただきたいと考えております。
オンライン面接では、カメラありを予定しています。また、お手持ちのスマートフォンでもご対応いただけますので、
オンライン面接に進んでいただける場合は、以下、日時の詳細をご確認の上、
希望日時をご返信いただければと思います。

【面接候補日】
[候補1]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間
[候補2]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間
[候補3]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間

※所要時間は●分程度を予定しています。
※Zoomでの面接方法につきましては後ほど、ログイン方法など、細かくご案内いたします。
※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。

【ご準備いただくもの】
筆記用具

【備考】

※※※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ※※※
引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ ポイント
現在のような状況下ですので、応募者にとっても採用担当者にとっても感染対策としてオンライン面接はありがたく、実施する企業は多くなってきました。

ただし、オンライン面接を実施するにあたり、うまくシステムが作動するか、応募者がログインできるかどうかなど、不安な点もあって応募者が敬遠していまうかもしれません。

そのためオンライン面接の実施方法を別に細かくご案内する旨を記載し、システム面で安心してオンライン面接を受けてもらえるようにしましょう。

オンライン面接を了承いただき、面接日時を連絡を受けたら下記の手順案内メールを送ります。(こちらではZoomを利用しての手順を記載しています)


[オンライン]面接設定後の、面接方法詳細の連絡

〇〇〇〇 様お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当です。この度は、オンライン面接の日時のご連絡、ありがとうございます。
下記を面接までにご確認いただきますようお願いいたします。

【オンライン面接日】
●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間

【オンライン面接の手順につきまして】
面接は、Zoomというサービスを利用して行います。

【当日までの準備(zoomの利用が初めての方のみ参照ください) 】

(1) パソコンから参加する場合
以下のURLから、事前に「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードして実行してください。
https://zoom.us/download(Zoomダウンロードセンター)

・パソコンからの参加が初めての方は、以下のURLからカメラ・マイク・スピーカーのテストを行ってください。
https://zoom.us/test(Zoomテストミーティング)
~詳しい方法は、以下をご覧ください。
https://it-counselor.net/zoom-test-pc(Zoomの接続テストを参加前に実施する)

・万一つながらない場合は、以下をご覧ください。
https://it-counselor.net/zoom-trouble-pc(Zoomのトラブルシューティングの流れ)

(2) スマートフォン、タブレットから参加する場合
以下のURLから、事前に「Zoom Cloud Meeting」をダウンロードしてください。

・iPhone / iPad:
https://apps.apple.com/jp/app/zoom-cloud-meetings/id546505307

・Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=ja

【当日の流れ】
・表示するお名前はお申し込み時と同じ名前にしてください。
・カメラが逆光とならないように注意しましょう。
・ミーティング中は、他のアプリケーションを終了してください。

・当日、お時間になりましたら、以下の招待URLから参加してください。
https://us04web.zoom.us/j/xxxxxxxxxxx?pwd=xxxxxxxxxxxxxxxxxx(zoomのリンク)

・もしミーティングIDやパスコード(パスワード)の入力が求められた場合は以下を入力してください。
ミーティングID: xxxx xxxx xxxx
パスコード(パスワード): xxxxxx

・緊急時の連絡先
万一つながらない場合は、以下に直接ご連絡ください。
※電話番号:00-0000-0000

以上となります。
ご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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面接結果通知(採用通知、辞退の承諾)

採用通知

〇〇〇〇 様お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当です。先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇〇〇様を採用させていただくことが内定しましたのでご連絡いたします【今後の手続き・スケジュールにつきまして】(ここに内定後のプロセス・必要書類等についてご記入ください)

 

尚、採用について何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。

ご一緒にお仕事開始できますことを、社員一同大変嬉しく思っております。
まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ ポイント
入社手続きの流れや、入社日初日に持参してもらうものを記載して連絡しましょう。

書類準備に時間が必要なものもあるかと思いますので、選考による採用が決定したら、できるだけ早くメールで連絡するようにします。

また、求職中の応募者の中には数社並行して応募していることもあるので、迅速に連絡することにより採用が流れてしまうことも防ぐことができます。


辞退の申し出に対する返信

〇〇〇〇 様
お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当です。この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。弊社としても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申出を受付けました。なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことを
ご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、〇〇〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ ポイント
メールにて採用の連絡をした場合、何らかの事情で採用辞退の連絡を受けることがあります。

その際にも、上記のようなメールで対応しましょう。


選考不合格を知らせるメール(書類選考・面談結果)

〇〇〇〇 様お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当です。先日はご応募いただき、誠にありがとうございました。採用枠に対しまして多数のご応募をいただいており、慎重に選考を進め、
判断させていただいた結果、残念ながら今回はご希望に添いかねることとなりました。誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。

なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことを
ご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、〇〇〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社●●●● 採用担当

電話番号:00-0000-0000
メールアドレス:(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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✓ ポイント
選考の結果、採用者が決定し本人の承諾を得たら、他の不採用者に対しても、できるだけ迅速に連絡するようにしましょう。


最後に


募集から採用までのやり取りは、採用担当者にとって通常業務以外の負担となってきがちです。

しかし、テンプレートを作成しておくことにより、今後の採用においての負担を減らすことができるでしょう。

その際、現在の状況に対応できる、オンライン面接や感染予防対策のテンプレートも作成しておくことがポイントになってきます。

また、個人情報の取り扱いにも注意が必要です。

求人サイトのテンプレートやサービスを利用しながら、より効率的に採用業務を行えるように工夫していきましょう。

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ビースタイルグループの一員です。

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