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企業側が採用活動で、大切にしたいのができる限り早く、求職者への対応をすること。
メール作成の面倒さにかまけて後回しになってしまうと、対応が遅れ求職者とも連絡が取れない…なんてことになりかねません。

そこで、このページでは採用活動に必要なメールテンプレートを8種類に厳選し用意しました。「応募から面接」と「面接から採用」で内容を分けています。
コピペするだけですぐに活用できますので、採用活動の工数削減にお役立てくださいませ。

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応募受付～書類選考まで

応募を受け付けましたメール

〇〇〇〇　様お世話になります。 株式会社●●●●　採用担当です。 この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。今後の選考に関しましては追ってご連絡させていただきますので、 誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。 引き続き、よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ ポイント
応募者専用の担当者直通電話番号や、メールアドレスを記載することにより、応募者からの連絡を見落とすことがなくなるので、専用のものがあれば、その電話番号やメールアドレスを伝えるようにします。
求人サイトによっては、応募後の自動受付メールサービスなどがありますので、便利なサービスはどんどん活用していきましょう。

もし採用活動でより効率的に自社に合ったターゲットを増やしたいなら、応募の質から変えていく必要があります。
そこで求人サイトの運営を10年以上続けているしゅふＪＯＢだからこそ分かるノウハウを、こちらのページでダウンロードできるようにいたしましたので、ぜひご参照ください。

 

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応募受付後、履歴書や職務経歴書送付を依頼したいメール

〇〇〇〇　様お世話になります。 株式会社●●●●　採用担当です。この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。 今後の選考に関しまして、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしておりますので お手数ですが、当社までお送りくださいますでしょうか。【メール添付の場合のメール送付先】 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ※個人情報の取り扱いに注意。できるだけ採用専用のアドレスで。【書類郵送の場合の郵送先】 〒●●●-●●●● 東京都港区●●●●●●●　●●●ビル3F株式会社●●●● 採用担当宛書類を拝見後、再度ご連絡させていただきます。 誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ポイント
メールでの履歴書および職務経歴書の送付は、求職中であればデータとして準備している場合も多く、応募者にとっても簡単に送れるので即座に対応しやすいでしょう。
それによって、採用担当者もすぐに履歴書および職務経歴書を確認し書類選考に入ることができます。
ただし、個人情報を受理するので、できるだけ採用専用のメールアドレスを案内するようにしましょう。
履歴書を受領したら、報告のメールを送るとより丁寧ですね。

書類選考結果通知～面接まで

[来社]書類選考通過、面接設定のメール

〇〇〇〇　様お世話になります。 株式会社●●●●　採用担当です。この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき誠にありがとうございました。 書類選考の結果、〇〇〇〇様と、ぜひ面接にてお話させていただきたいと考えております。面接に進んでいただける場合は、以下、日時の詳細をご確認の上、 ご希望日時をご返信ください。【面接候補日】［候補1］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間 ［候補2］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間 ［候補3］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間※所要時間は●分程度を予定しています。 ※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。 ※コロナ感染予防対策のため、マスク着用での面接をお願いしております。 また、換気のため窓を開けての面接になります。【面接場所】 東京都●●区●●●●●●●　●●●ビル3F【連絡先】 00-0000-0000　(できるだけ採用担当直通電話番号を記載)【持ち物】 筆記用具（必要に応じて、履歴書や職務経歴書を追加）【備考】※※※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ※※※ 引き続き、よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ ポイント
来社での面接の場合は、感染予防対策実施中ということを明記しましょう。

マスク着用をお願いし、換気のため窓を開けての面接になるということを記載することで、就業場での感染予防対策を徹底していると伝えることができ、安心して働ける環境であることをアピールできます。
また、マスク着用に抵抗のない方であれば、採用決定後、勤務時にもマスク着用を依頼しやすいでしょう。

面接終了後は選考結果までスケジュールを口頭で伝えると求職者との認識が揃いミスを防げます。
念のため、御礼メールをお送りするとさらに良いですね。

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[オンライン]書類選考通過、面接設定メール

〇〇〇〇　様お世話になっております。 株式会社●●●●　採用担当です。 この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき、誠にありがとうございました。 書類選考の結果、〇〇〇〇様と、ぜひオンライン面接にてお話させていただきたいと考えております。オンライン面接では、カメラありを予定しています。 また、お手持ちのスマートフォンでもご対応いただけますので、 オンライン面接に進んでいただける場合は、以下、日時の詳細をご確認の上、 希望日時をご返信いただければと思います。【面接候補日】 ［候補1］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間 ［候補2］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間 ［候補3］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間※所要時間は●分程度を予定しています。 ※Zoomでの面接方法につきましては後ほど、ログイン方法など、細かくご案内いたします。 ※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。【ご準備いただくもの】 筆記用具 【備考】 ※※※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ※※※ 引き続き、よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ ポイント
現在のような状況下ですので、応募者にとっても採用担当者にとっても感染対策としてオンライン面接はありがたく、実施する企業は多くなってきました。
ただし、オンライン面接を実施するにあたり、うまくシステムが作動するか、応募者がログインできるかどうかなど、不安な点もあって応募者が敬遠していまうかもしれません。
そのためオンライン面接の実施方法を別に細かくご案内する旨を記載し、システム面で安心してオンライン面接を受けてもらえるようにしましょう。
オンライン面接を了承いただき、面接日時を連絡を受けたら下記の手順案内メールを送ります。(こちらではZoomを利用しての手順を記載しています)

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[オンライン]面接設定後の、面接方法詳細の連絡

〇〇〇〇　様お世話になっております。 株式会社●●●●　採用担当です。 この度は、オンライン面接の日時のご連絡、ありがとうございます。 下記を面接までにご確認いただきますようお願いいたします。【オンライン面接日】 ●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間【オンライン面接の手順につきまして】 面接は、Zoomというサービスを利用して行います。【当日までの準備(zoomの利用が初めての方のみ参照ください) 】 (1) パソコンから参加する場合 以下のURLから、事前に「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードして実行してください。 https://zoom.us/download（Zoomダウンロードセンター） パソコンからの参加が初めての方は、以下のURLからカメラ・マイク・スピーカーのテストを行ってください。 https://zoom.us/test（Zoomテストミーティング） ～詳しい方法は、以下をご覧ください。 https://it-counselor.net/zoom-test-pc（Zoomの接続テストを参加前に実施する） 万一つながらない場合は、以下をご覧ください。 https://it-counselor.net/zoom-trouble-pc（Zoomのトラブルシューティングの流れ）(2) スマートフォン、タブレットから参加する場合 以下のURLから、事前に「Zoom Cloud Meeting」をダウンロードしてください。 iPhone / iPad:https://apps.apple.com/jp/app/zoom-cloud-meetings/id546505307 Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=ja【当日の流れ】 ・表示するお名前はお申し込み時と同じ名前にしてください。 ・カメラが逆光とならないように注意しましょう。 ・ミーティング中は、他のアプリケーションを終了してください。 ・当日、お時間になりましたら、以下の招待URLから参加してください。 https://us04web.zoom.us/j/xxxxxxxxxxx?pwd=xxxxxxxxxxxxxxxxxx（zoomのリンク） ・もしミーティングIDやパスコード（パスワード）の入力が求められた場合は以下を入力してください。 ミーティングID: xxxx xxxx xxxx パスコード（パスワード）: xxxxxx・緊急時の連絡先 万一つながらない場合は、以下に直接ご連絡ください。 ※電話番号:00-0000-0000以上となります。 ご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

面接結果通知（採用通知、辞退の承諾）

採用通知

〇〇〇〇　様お世話になっております。 株式会社●●●●　採用担当です。 先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。 選考の結果、〇〇〇〇様を採用させていただくことが内定しましたのでご連絡いたします。【今後の手続き・スケジュールにつきまして】 （下記に内定後のプロセス・必要書類等についてご記入ください） 尚、採用について何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。 ご一緒にお仕事開始できますことを、社員一同大変嬉しく思っております。 まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ ポイント
入社手続きの流れや、入社日初日に持参してもらうものを記載して連絡しましょう。
書類準備に時間が必要なものもあるかと思いますので、選考による採用が決定したら、できるだけ早くメールで連絡するようにします。

また、求職中の応募者の中には数社並行して応募していることもあるので、迅速に連絡することにより採用が流れてしまうことも防ぐことができます。

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辞退の申し出に対する返信

〇〇〇〇　様 お世話になっております。 株式会社●●●●　採用担当です。 この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。 弊社としても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申出を受付けました。なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことを ご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 末筆ながら、〇〇〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ ポイント
メールにて採用の連絡をした場合、何らかの事情で採用辞退の連絡を受けることがあります。

その際にも、上記のようなメールで対応しましょう。

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選考不合格を知らせるメール(書類選考・面談結果)

〇〇〇〇　様お世話になっております。 株式会社●●●●　採用担当です。 先日はご応募いただき、誠にありがとうございました。採用枠に対しまして多数のご応募をいただいており、慎重に選考を進め、 判断させていただいた結果、残念ながら今回はご希望に添いかねることとなりました。誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。 なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことを ご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。末筆ながら、〇〇〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社●●●●　採用担当電話番号：00-0000-0000 メールアドレス：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス) ホームページ：(ホームページのアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ ポイント
選考の結果、採用者が決定し本人の承諾を得たら、他の不採用者に対しても、できるだけ迅速に連絡するようにしましょう。

応募者対応メールで企業の印象が変わる！

応募者へのメール返信は、企業の印象を大きく左右します。なぜなら企業と応募者との最初の接点だからです。対面ではなく文面でのやりとりだからこそ、より工夫することでよい印象を与えることができます。

連絡のスピードが特に重要

なかでも応募者へ連絡するさいのスピードは一番大切です。応募者は企業から早く連絡が返ってくることで、好印象を持ちます。反対に、どれだけ丁寧で好印象なメール文面だとしても返信が遅くなってしまえばそれだけで印象は悪くなります。

最初に応募者が抱いた印象は最後まで残り続ける可能性が高いです。可能なかぎり早く返信するだけで他の企業と差別化を図ることができますので迅速なレスポンスを心がけましょう。

メールの文面からも人柄が分かる

メールでの連絡の場合、文面は採用担当者の人柄や印象を伝えるうえで大きな役割を果たします。声やトーン・表情が分からないぶん、文面による印象はその企業全体の印象へと影響します。

文字でのコミュニケーションになるぶん、文調や表現にはよりいっそう気を使うべきです。採用担当者は企業の代表として応募者とやりとりしていることを常に念頭におきましょう。

 

【参考】電話対応時のテンプレートも紹介

応募者に対して、電話で対応する際の話し方についても知っておきたいところです。電話はメールと違いとっさの判断が必要ですので、テンプレート化された対応を一通り覚えておくことで、スムーズな対応ができるでしょう。３つのケースに分けて、電話応対のテンプレートをご紹介いたします。

書類選考通過の電話

採用担当者：「『企業名』の人事課採用担当の◯◯と申します。⬜︎⬜︎様のお電話番号でお間違い無いでしょうか。」 応募者：「はい、間違いございません。」 採用担当者：「ただいまお時間よろしいでしょうか。」 応募者：「はい、結構です。」 採用担当者：「ありがとうございます。先日は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。ご送付いただきました書類を社内で検討いたしました結果、面接に進んでいただくこととなりました。つきましては◯月◯日◯時に、弊社オフィスにお越しいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。」 応募者：「その日時で結構です。人事課の◯◯様宛で伺えばよろしいでしょうか。」 採用担当者：「はい、お待ちしております。それではお気をつけてお越しください。失礼いたします。」

最初に自ら名乗り、相手の都合を尋ねてから本題を伝えるようにしましょう。応募に対する感謝を伝えることを忘れないようにし、日時や場所などの情報は正確に伝達することが必須です。

面接結果通知（合格）の電話

面接結果を通知するときにも、要件を伝えるまでの基本的な流れは同じです。本題に入る話し方から見てみましょう。

採用担当者：「先日は弊社の採用面接にお越しいただきありがとうございます。社内での検討の結果、◯◯様を採用することに決定いたしました。」 応募者：「ご内定いただきありがとうございます。今後の流れをお教え願えますか」 採用担当者：「承知いたしました。入社に際しての説明ミーティングを行いますので、◯月◯日◯時にお越しいただけますか。」 応募者：「承知いたしました。よろしくお願いいたします。」

採用通知の電話をする場合（特に新卒採用）には、採用決定から間を空けず、すぐに電話連絡をすることが大切です。内定辞退につながらないよう早急に連絡をし、ミーティングのアポを早めに取り付けましょう。

 

面接結果通知（不合格）の電話

採用担当者：「先日は弊社の採用面接にお越しいただき誠にありがとうございました。社内での慎重な検討の結果、残念ながら今回の採用は見送らせていただくことになりました。ご希望に添えない結果となり申し訳ありません。」 応募者：「いえ、ご検討いただきありがとうございました。」 採用担当者：「今後のご活躍をお祈り申し上げます。それでは失礼いたします。」

不採用の連絡をするときには、相手の気持ちに配慮し婉曲的な表現をすることも大切ですが、結果をはっきりと通知することが重要です。

相手とは今後、会社と顧客の関係になることもあり得ます。結果を簡潔に伝えながらも、事務的な対応になり過ぎないように配慮しましょう。

 

応募者対応メールのチェックポイント

応募者へメールで対応する際、発信前に文面の見直しをすることは非常に重要です。応募者に対して失礼な対応をしてしまっては、企業としての信頼を下げてしまう結果にもつながりかねません。

ここでは応募者対応メールで配慮すべきポイントについて、具体的な例文も挙げつつ解説いたします。不要な誤解や不信感を招かないためにも、以下で解説する見直しポイントをぜひ参考にしてください。

①誤字脱字の有無

誤字脱字の多い文面は、受け取る人に良くない印象を与えてしまうことは間違いありません。担当者の文章作成能力を疑われてしまいますし、どこか脇の甘さを感じさせてしまうでしょう。

誤字脱字を極力減らすためには、文面を書いたあとに一度チェックしてしばらく経ってから再度チェックする方法が効果的です。また他の人に見てもらったり音読したりすることも効果的ですが、時間を置くことで送信自体を忘れてしまわないよう注意しましょう。

②言い回しは適切か

メールに限らず文章作成中には、不適切な言い回しになっていることに気づかないことが多々あります。どちらとも解釈できる曖昧な言い回しや、失礼なニュアンスを含む言い回しになっていないかどうか、送信前に読み返してチェックしておきましょう。

第三者の目で確認してもらうことも効果的です。最近ではウェブ上で利用できる高機能な校正ツールも便利で、言い回しや適切ではない表現をチェックできるので、活用してみても良いでしょう。

③文章全体の流れは良いか

全体として読んだときに、スムーズに内容を理解できる文章になっているかどうかのチェックも必要です。一つの文が極端に長かったり短かったりといった、流れの良くない文になっていないかどうかも確認しましょう。

流れが悪いと内容が伝わりづらく、読みにくい印象を与えてしまいます。

時系列の流れにも気を配り、時間の経過に沿って内容が述べられた文章になっているかどうかも考えましょう。流れの良い文章にするためには、いきなり書き始めるのではなく、まずは全体の流れを下書きすることがおすすめです。

④内容の正確さ

文面における内容の正確さは、応募者対応メールに関する注意点の中でも特に意識すべきポイントです。

必要書類や面接場所・名称の正確さに加えて、期日や金額などの数字が間違っていないかどうか必ずチェックしましょう。

採用するはずの応募者に「不採用」の内容を送ったり、逆に不採用を「採用」と誤ったりすることは絶対に避けなければなりません。また、メールアドレスを間違って別の宛先に送ってしまうと、個人情報保護の面から大きな問題に発展してしまう可能性もあります。

重要な応募者対応メールで情報の内容に誤りがあっては、重大な信用失墜につながりかねません。ダブルチェック・トリプルチェックまで行うくらいの慎重さを持ちましょう。

例文①:採用の方に不採用通知を送った場合の訂正メール

人間ですから、どんなに気をつけていたとしても、ミスをしてしまうことはあります。もしも採用の方に不採用通知を送ってしまった場合には、すみやかにメールで訂正と謝罪の意を伝えましょう。以下に訂正メールの例文を紹介いたします。まずはミスに関する謝罪をし、訂正前と訂正後の文面を確実に伝えましょう。

 

件名：【重要】不採用通知メールについて

本文：

◯◯◯◯様

先日お送りいたしましたメールにつきまして、重大な誤りがございました。誠に申し訳ございません。

お詫びを申し上げるとともに、以下の通り訂正させていただきます。

【誤】不採用

【正】採用

今後このような誤りがないよう、社内一同で再発防止に取り組む所存でございます。

つきましては、上記訂正の通り◯◯◯◯様を弊社で採用とさせていただきました。今後の予定につきましては、後日ご連絡差し上げますので今しばらくお待ちください。

 

例文②:不採用の方に採用通知を送った場合の訂正メール

不採用とすべき人に採用通知を送ってしまった場合には、誠実な謝罪とお詫びをしなくてはなりません。相手側は採用されたと思っているわけですから、採用に合わせて今後のスケジュールなども組み直しているかもしれません。訂正メールを送った後には、すぐに電話でも連絡をして丁重な謝罪をすべきでしょう。

以下に訂正メールの例文を紹介いたします。

 

件名：【重要】採用通知メールについて

本文：

◯◯◯◯様

先日お送りいたしました「採用通知」のメールに関しまして、重大な誤りがございました。深くお詫び申し上げます。

先にお知らせしました内容を、以下に訂正いたします。

【誤】採用

【正】不採用

◯◯◯◯様の応募書類やご経歴・お人柄をもとに、社内で慎重に検討を重ねました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。

弊社の手違いにより誤った内容の通知を送り◯◯◯◯様に多大なご迷惑をお掛けいたしましたこと、再度深くお詫び申し上げます。

 

文章全体のバランスは良いか

メールの文面を見直す際には、文章全体としてバランスが取れているかどうかにも気をつける必要があります。バランスの取れていない文章は、読みにくく内容も理解しづらくなってしまいます。

改行や段落分けを適切に行い、ひとつひとつの文の長さや段落ごとの文章量に極端な差が生まれないようにしましょう。

漢字と平仮名のバランスにも気を配り、見た目もすっきりと読みやすい文章になることを心がけることをおすすめします。

 

最後に

募集から採用までのやり取りは、採用担当者にとって通常業務以外の負担になりやすいため、時には素早い対応が求められるでしょう。
しかし、テンプレートを作成しておくことにより、今後の採用活動での負担を減らすことができます。

もしテンプレートを活用しても一向に採用活動は捗らない場合は、自社に合った媒体を選べていないのかもしれません。

「媒体を選びなおす時間がない…」
「今のサービスが気に入っているので、変えたくない…」

そんな場合は、応募者一人ひとりのマッチングがより重要となります。
応募の質を高めるためには、求人掲載の時点で自社に合うターゲットに目にとめていただくことが大切です。

弊社では応募が来ない求人の原因を資料4つに絞ってまとめましたので、ぜひ業務の効率化とコスト削減のためにご利用ください。
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