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増員や欠員によって、新たに採用しようと思ったとき、
「えっ！採用って何するんだっけ？何から手を付ければいいんだっけ？」
「求人出したら応募が来たんだけど、次は何すればいいんだっけ！何てメール送ればいいんだっけ！」と
慌ててしまうことがあるかもしれません。

ここでは、採用業務についての流れやポイントをわかりやすく説明していきます。

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【口コミ/評判】しゅふＪＯＢは実際どう？特徴や料金、応募方法を紹介

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そもそも、採用業務とは？

採用業務とは「求人を出す→選考する→採用」という一連の流れのことをいいます。

フローだけ見ると簡単に思えますが、企業の業績を発展させるために、より適した人材を計画に則って採用を進めるのはとても重要です。

また、正しい採用業務の流れがわかっていないと、
準備不足で採用がスムーズにいかず、計画から遅れたり、目的と異なった人材の採用をしてしまうかもしれません。

まずは、採用の流れを理解したうえで業務を進めていきましょう。

採用計画を立てる

至急の欠員補充などで、慌てて求人を出してしまうことがありますが、
求人を出す前に、まずは細かく採用計画を立てましょう。

採用目的を確認する

・今回の採用は「欠員補充」なのか「増員」なのか
・どのような業務での採用なのか
・成果が数字でわかる営業職などであれば、具体的な数字で
「売上を〇〇円上げるための求人」
・成果が業務内容でしかわからない職の場合は、
「〇〇の業務に従事する人員の欠員補充（増員）のための求人」
・わかりづらい場合は、在職の社員をモデルに想定する
「営業歴●年、販売歴●年くらいで、売上〇〇円アップを達成できる人」
「〇〇の業務を経験したことがあるか」
「〇〇のシステムやプログラム、ソフトを操作して業務できるか」
「クリエイティブ業務の場合、どのレベルまでが必要か」

ターゲット・募集人数を設定する

採用したい人物像を想定できたら、ターゲットを細かく設定しましょう。

・正社員採用であれば、育成を目的とした若年層採用なのか、即戦力としての中途採用なのか（試用期間を設定するかどうか、その期間の取り扱いは？）
・即戦力としての中途採用であれば、正社員もしくはフルタイム勤務なのか、短時間採用として、パートタイマー・アルバイト採用なのか
・業務委託としてプロジェクト、作業での契約とするのか
・繁忙期の対策や産休社員等の欠員補充として、期間限定の有期雇用採用や派遣社員を募集するのか

などにより、募集人員数も変わってきます。

まずは、採用する人材にかかる費用（人件費や外注費）の予算を立てましょう。

どのような雇用形態の人材を採用するのが最良であるかを検討し、予算から逆算して募集人数を決めます。

入社日までのスケジュールを立てる

急な欠員補充でなければ、入社希望日を把握して、それまでのスケジュールを立てましょう。

欠員補充であれば、引継ぎ期間も必要になります。

また、プロジェクト開始前にも打合せが必要になりますので、それらの期間も踏まえ、余裕のあるスケジュールを立てるようにしましょう。

書類選考や筆記選考、面談回数や面談方法など、募集前に決めておけば、採用がスムーズに進みます。

また、応募者が勤務中である場合や、希望する面談予定と都合が合わない場合もありますので、面談日程は多めに設定した方がいいでしょう。

現在の状況も踏まえ、オンライン面談も検討しながら、スケジュールを立てておきましょう。

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求人方法を決定し、募集活動をする

インターネットが普及した現在において、多数の求人方法があります。

希望する人材によって最適な求人方法も変わってきますので、採用の目的にあった求人方法で募集をしましょう。

・求人情報サイト
・人材紹介サービス
・自社サイト
・SNSの活用(インスタグラム、フェイスブック、ツイッターなど)
・ダイレクトリクルーティング
・リファラル採用

など、多くの求人方法がありますか、やはり求職者が多数閲覧している求人情報サイトや人材紹介サービスなどを利用すると、早めの採用が実現しやすくなります。

スケジュールは決まっていますので、その流れにしたがって採用を進めていきましょう。

選考・内定

安心してください。キレイに資料にまとめる必要はまったくありません。

★応募受付～書類選考まで
(1).応募を受け付けましたメール
(2).応募受付後、履歴書や職務経歴書送付を依頼したいメール

★書類選考結果合格通知～面接まで
(3-1).書類選考通過、面接設定のメール
(3-2).書類選考不合格を知らせるメール
(4).面接設定後の、面接方法詳細の連絡

★面接結果通知（採用通知、辞退の承諾）
(5-1).採用通知
(5-2).面接選考不合格を知らせるメール

【採用担当者向け】応募者対応メール・電話テンプレート集│応募～採用8選

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今後の採用のために結果をまとめる

今回の採用が無事に終了したら、今後の採用活動に活かすためにも経緯や結果をまとめておきましょう。

実際の応募者の年齢層・経歴・スキル・希望などをまとめておくと、今回の採用活動の結果が、ターゲットを絞って募集できたかどうかが把握できます。

また、スケジュール通りに採用できたか、求人方法は効果的であったか、などを分析し、改善点があれば今後の採用活動に活かしましょう。

「母集団形成」を増やし採用を成功させる方法・手段まとめ

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最後に

正しい採用業務をしないと、採用した人材が定着せず、何度も採用活動を行わなければなりません。

そうならないために、細かく採用計画を立てることが重要です。

採用後のミスマッチを防ぐためにも、採用活動の流れを理解し、求める人材を明確化してから、計画的に沿った採用活動を行い、スムーズな採用をめざしましょう。

【実例あり】パート・アルバイトの定着率を上げる2つのポイントとは？

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