採用方法

初めての採用業務でも失敗しない!初心者にもわかりやすい採用手順まとめ

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増員や欠員によって新たに人を採用しようと思ったとき、「採用って何から手を付ければいいんだろう?」「求人出したら応募が来たんだけど、次は何をすればいいんだっけ?」と慌ててしまうことがあるかもしれません。

今回は、人材採用を経験したことがない方にもわかりやすく、採用業務の流れやポイントを説明していきます。

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◆採用業務とは?

採用業務とは、求人を出す → 選考する → 採用する という一連の流れのことをいいます。ただし、「ではさっそく!求人を出そう!」と走り出しても、準備不足が原因で失敗しかねません。

今は少子高齢化や団塊世代の退陣により、多くの事業所で人手不足になり、労働力の売り手市場になっています。採用選考に時間がかかったことで求職者から「なかなか連絡がなかったので他の会社で決まりました」と辞退されてしまった…という声も、少なくありません。

スムーズに採用活動を進めることは、採用したい人材を逃さず入社に繋げるポイントです。まずは採用業務の手順を確認し、手順に沿って採用業務を進めましょう。

1.採用計画を立てる
2.採用方法を検討する
3.求人を出す → 書類・面接選考 → 採用
4.振り返り

それぞれ具体的にご紹介していきます。

求人を出す前に、まずは採用計画を立てる

求人を出す前に、まずは細かく採用計画を立てましょう!良い人材を採用するための第1歩です。

◆採用の目的を確認する

至急の欠員補充などでは慌てて求人を出してしまうこともありますが、採用目的(採用背景)を精査することで本当に必要な人物像が見えてきます。


・今回の採用は「欠員補充」なのか「増員」なのか・どのような業務での採用なのか

・成果が数字でわかる営業職などであれば、具体的な数字で
「売上を〇〇円上げるための求人」

・成果が業務内容でしかわからない職の場合は
「〇〇の業務に従事する人員の欠員補充(増員)のための求人」

・わかりづらい場合は、在職の社員をモデルに想定する
「営業歴〇年、販売歴〇年くらいで、売上〇〇円アップを達成できる人」
「〇〇の業務を経験したことがある人」
「〇〇のシステムやプログラム、ソフトを操作して業務できる人」
「クリエイティブ業務の場合、どのレベルまでが必要人」


採用目的は一連の採用業務が終わったあとに振り返りにも使うので、できるだけ具体的にまとめておきましょう。次はターゲット設定です。

 

 

◆採用の目的にそって、ターゲットを設定する

採用目的を確認できたら、どんな人を採用したいかターゲットを絞り込みます。

・正社員採用であれば、育成を目的とする若年層採用なのか、即戦力としての中途採用なのか。
(試用期間を設定するかどうか、その期間の取り扱いは?)・即戦力としての中途採用であれば、正社員もしくはフルタイム勤務なのか。
業務の繁閑があったり短時間勤務であれば、パートタイマー・アルバイト採用にするか
業務委託としてプロジェクト、作業での契約とするのか。・繁忙期の対策や、産休・育休を取得する社員等の欠員補充など期間が決まっている場合、
期間限定の有期雇用採用や派遣社員を募集するのか

 

などにより、だいたいどんな人から応募が来るように求人を出したら良いかのイメージをふくらませます。たとえば「30代くらいの営業経験がある正社員」などです。

 

◆採用したい「人物像」を具体的にする

次に、具体的に実際にいそうな架空の人物像(ペルソナ)に落とし込んでいきましょう。ターゲット設定では大まかにこんな人、と人物像をイメージしましたが、ペルソナはもう少し具体的に想像します。たとえば、


ターゲット……30代くらいの、営業経験がある正社員

ペルソナ……営業として3年以上経験を積み独自の販売手法を確立している36歳のヤマダさん。自社の20代の若手営業マンにはない知見を同行しながら教えてくれる。前職ではまじめに勤務し、役職もついたが、能力に応じた昇給が期待できないことを悩み転職を考えている。小学生の子どもが2人いて、片道1時間くらいかけて電車通勤予定。共働きで配偶者も役職があるため子どものお迎えは交代で対応している。家族を大切にしているから仕事とプライベートのメリハリがハッキリしている。


ペルソナを考えておくと、ライフスタイルや趣味などのパーソナリティから社風にあう人物像のイメージができ、自社で一緒に仕事をしたい人材を具体的にイメージでき、その求職者が入社してくれるにはどんな待遇を準備したらいいだろう、と具体的にイメージできるメリットがあります。このようなイメージです。

ペルソナの考え方は、以下を書き出してみてください。

・どんな人物に一緒に働いてほしいか
年齢、性別、学歴、年収、経験業界や業務経験、資格やPCスキル、価値観など

・優先順位をつける
営業の経験年数は問わないけど、リーダー経験を重視したい。部長職経験者ではオーバースペックではないか?など

・市場にあわせて条件を記入してみる
30代後半の営業職の年収平均は?役職は、待遇は

これは、採用担当者だけではなく、採用後に配属される部署のメンバーからどんな人と仕事ができたら嬉しい?というニーズを聞いてみたり、経営者・幹部に配属部署にどんな人物に入ってほしいか期待を聞いたり、各所に意見を求めてみましょう。入社後のミスマッチを避け、より自社に合った人材採用に近づけます。

 

 

◆採用にかかる予算を立てる

次に、採用する人材にかかる費用(人件費や外注費)の予算を立てましょう。

必要なお金は「給料」だけではありません。たとえば正社員やフルタイムスタッフを雇う場合、社会保険は労使折半なので保険料がかかります。毎日出社するのですから、その人が座る机、椅子、パソコン、電話なども必要でしょう。名刺や電卓など備品の準備もいるかもしれません。福利厚生サービスを導入するなら、人数分お金が必要になります。

人を1人採用するとどのくらいお金が必要なのか概算をして、予算を立てていきましょう。

 

 

◆勤務日数・時間はどのくらい必要?

ペルソナの設定をしているのでもう想像ができている方も多いかもしれませんが、任せたい業務や目指したい目標を達成するために、週何日・何時間の労働が必要かを考えてみましょう。

たとえば、業務繁閑の波があり月初・月末は忙しいがその他はほとんど仕事がない…という業務のために週5日フルタイムで勤務する人を雇う必要があるでしょうか。月中に他に任せられる仕事はあるか、なければ手が遊んでしまうかもしれません。つまり、せっかくかけるコストに無駄が出る可能性があります。

任せたい業務に対して予算が足りない、となった場合は、任せたい業務や期待する目標自体を再度見直すことも肝要です。

たとえば、フルタイムのエンジニア社員を採用したいが予算が足りない場合、それを達成するために社員でなければいけなかったか?エンジニアほどのスキルが必要な業務か?それは1人採用をしたほうがいいか、ワークシェアなどで2人以上で手分けをして進められるものか、などを見直していきます。

すると、どんな雇用形態・日数・時間で働けるの人材を採用するのが最良であるかが見えてくるのではないでしょうか。

 

 

◆給料の考え方

雇用形態が見えてくると、給与について考えられます。正社員なら年収、月収がいくらになるか、パート・アルバイトなら時給をいくらにするか、業務委託・請負など業務を発注する場合は単価がいくらかを決めていきます。

給料については転職サイトやパート・アルバイトサイトに掲載されてる他社の求人情報を比較し、自社に必要な経験・スキルを持っている人材の平均収入はいくらかを確認します。

たとえば、東京都にある飲食店でホールスタッフのパート・アルバイトを採用する場合、令和3年2月の平均時給は1,082円最低時給は1,013円です。

多くの人が通いやすい立地にあり、働きやすい勤務条件であれば最低時給でも採用できるかもしれません。反対に、近隣に自社求人よりも時給が高かったり、休みの相談がしやすそうだったり、魅力的な求人があればそちらに応募が流れてしまうかもしれません。

そこで情報収集が重要になります。募集予定の職種の平均時給、同業他社の募集時給、近隣の求人情報などの下調べを行い、給与がいくらであれば採用したい人物像から応募をしてもらえそうか考えていきましょう。

 

◆給与以外のメリットと、注意点

また、時給以外にもメリットつけるとさらに反応が高まります。たとえば、交通費全額支給、半年ごとのボーナスが同業他社より多い、資格取得費用の会社負担、パート・アルバイトでも会社費用負担で外部研修に参加可能、勤続年数に応じて手当がつく、などです。

その場合2021年からは同一労働同一賃金が定められているので、雇用形態によって待遇の差別を図らず、職務内容、成果、能力や経験を考慮して決定するようにしていきましょう。

では、採用ターゲットと予算がはっきりしたら、スケジュールを立てていきます。(稟議申請がある方は、稟議申請もお忘れなく!)

 

 

希望入社日から逆算して、スケジュールを立てる

配属先等の入社希望日を把握して、それまでのスケジュールを立てましょう。

欠員補充であれば、引継ぎ期間も必要になります。いつまでに引継ぎを完了させないといけないのか、引継ぎにかかる期間はどの程度か、いつまでに入社してもらったらいいか…と逆算して考えていきます。

プロジェクトのために業務委託・請負などで採用する場合でも、プロジェクト開始前に打合せが必要になりますので、それらの期間も踏まえて余裕のあるスケジュールを立てるようにしましょう。

 

◆採用ステップを決めておく

意外とスケジュールがズレやすいのが、採用選考です。

よくある話では「現場の社員も会いたいと言っていて…」「社長面接の後に、会長面接も入れてくれる?」と予定よりも面接回数が増えることです。面接回数が多いということは採用されにくいのではないか、等求職者も不信になりがちですし、面接に時間やお金がかかるとモチベーションも下がります。

採用選考を始める前に、書類選考や筆記選考を行うかどうか、面談回数や面談方法など、関係者を集めて選考ステップを決めておけば進めやすくなります。たとえば、


1.応募が入ったら
応募受付完了の旨と、必要であれば応募書類(履歴書・職務経歴書)送付依頼、いつまでに次の連絡をするかメールをする。

2.書類選考
営業部部長〇〇さん、チームリーダー〇〇さんに確認してもらう。

3.一次面接
採用担当者もしくはチームリーダー〇〇さんと面接実施。パート・アルバイトであれば採用合否を出す。

4.二次面接
社員採用の場合、役員と部長2名と面接実施。

5.内定
内定の旨と、入社書類準備の連絡をする

6.就業初日の連絡
初日の訪問先とスケジュール、持ち物の連絡をする


また、応募者が就業中である場合や、希望する面談予定と都合が合わない場合もありますので、面談日程は1つの日時をピンポイントに提示するのではなく、多めに候補日時を出してから設定した方がいいでしょう。

時勢の状況も踏まえ、zoomなどを活用したオンライン面談も検討しながら、スケジュールを立てておきましょう。いよいよ求人募集スタートです。

 

求人方法を決定し、募集活動をする

いざ、求人を掲載して採用活動をスタートしていきましょう!

インターネットが普及した現在において、求人募集の方法は多数あります。希望する人材によって最適な求人方法も変わってきますので、採用の目的にあった求人方法で募集をしましょう。

・求人情報サイト
・人材紹介、派遣サービス
・自社サイト
・SNSの活用(Instagram、Facebook、Twitterなど)
・ダイレクトリクルーティング
・リファラル採用
・ハローワーク など

多くの求人方法がありますか、やはり多くの求職者が閲覧している求人情報サイト人材紹介サービスなどを利用すると、早めの採用が実現しやすくなります。

 

◆求人サイト・人材紹介サービスを選び方

ここまで「どんな人物に」「どんな仕事を」「どんな条件で任せたい」か採用イメージを考えてきました。次は、効果的な求人募集方法を考えていきましょう。

求人広告を出すにも、安い金額ではありません。どのような点に注意したら、コスパ良く、採用したい人物から応募が来るでしょうか。

特に「パートを採用したい」「デザイナーを採用したい」「介護スタッフを採用したい」など採用したい特定のスキル・経験・特性を持つ人物が決まっている場合、それらの専門求人サイトを活用すると希望する人物からの応募が多くなります。

反対に「人柄が良くてこの条件で働いてくれるなら、誰でも歓迎」という場合は、たくさんの人が閲覧する全国版サイト(タウンワークなど)に掲載し、老若男女から応募を募るという手も有効です。

 

 

◆求人広告の作成ポイント

では、求人広告を出すときにはどのようなことを気をつけたら良いでしょうか。

・募集条件は具体的に記載する

仕事を探す時、求職者は自身が働くことになる就業条件を詳しく確認して応募します。たとえば、どんな仕事ができるか、給与はどの程度入りそうか、雇用形態、就業日数、勤務時間、勤務地、転勤の有無、ボーナスの有無、年間休日、有給が取得しやすいか…など。そのため、求人情報にはできるだけ具体的に就労条件や業務内容を記載しましょう。

たとえば、パート・アルバイト社員を募集する場合には、扶養枠で働ける勤務条件を設定することや、勤務時間や勤務日数が選べたり、シフトが週ごとに決まったり変更を相談できることが喜ばれます。子育てをしながら働く主婦は、子どもの行事に参加したり、怪我や病気の時にすぐにお迎えに行けるようフォロー体制。

学生の場合はサークル活動との両立ができたり、年度末のテスト時期には休みが取れることも重視します。

ただし、誇張したり過大な情報を載せてはいけません。求人広告には文字数制限があることも多いので、つい良い事ばかりを書きたくなってしまうのですが、重要なのは「ありのままの仕事、条件、環境を記載すること」です。なぜなら、せっかくいい人物が採用できても、入社後に募集条件や実態と違えば、長続きしないでしょう。

 

 

・仕事内容を具体的に記載する

仕事内容も具体的に記載することをおすすめします。どんな仕事をするのかイメージができるほど、応募へのハードルは下がります。

また、就業環境や一緒に働く人などの画像を求人ページに掲載することも効果的です。反対に、求人ページに適当な写真を掲載しているとマイナスイメージを持たれ応募が入らないこともあります。もし心当たりがある方はこちらも確認してみてください。

 

パート・アルバイトの募集をする場合には、なるべく簡単な仕事で、研修やマニュアルがあり誰でもすぐに覚えられ、相談や指導役の社員がいる職場が好まれやすい傾向があります。始めての仕事や子育てからの仕事復帰の人も多いため、できるだけ仕事に対する不安を払拭できることがベストです。

正社員の募集には、年収や月収が高く、年間休日が多かったり休みが取りやすいこと、産休育休制度や昇進制度など長く働けるイメージがあること、ニュースや新聞で取り上げられるなど社会的信用があることなどが好まれやすい傾向があります。

求人情報には、採用したい人物像が「知りたいと思うはず」と想定される内容を具体的に記入しましょう。

また、求職者が最も重視する「給与の金額」について、きちんと金額提示をしておかなければなりません。入社後にトラブルにならないためにも、給与・報酬について正しい書き方を確認しておきましょう。こちらの記事に給与の記載方法、注意点をまとめています。

 

 

◆「コロナ対策」が重視される

新型コロナウイルス感染拡大により、各事業所では感染症対策が求められています。全員に1日1枚マスクを支給したり、すべての席にパーテーションの設置をしたり、完全テレワーク化にしたりと、企業によって対策は様々です。

この時世を受け、コロナ対策がきちんと行われているかを重視する求職者が増えています。たとえば、主婦採用に特化した求人サイト『しゅふJOBパート』が働く主婦を対象に行ったアンケートでは、回答者1000人のうち「コロナ対策をしているかどうかを確認するようになった」33.1%と回答しています。

日本で感染が流行し始めてから1年経ち、新型コロナウイルスの完全な終息はまだ見えません。引き続き「withコロナ」と呼ばれる感染症対策をしながら日常生活や経済活動を行う状況が続きます。求職者が安心・安全に就業するためにも、コロナ対策の実施は不可欠ですし、求人情報にもできるだけ具体的に記載することをおすすめします。

同アンケートでは、求人情報にどんな情報が記載されているといいと思うか、仕事探しの意欲などについても調査しています。

 

◆求人情報に載せてはいけないNGポイント

求人広告には、絶対に書いてはいけないことがあります。それは、性別の限定年齢制限です。男女雇用機会均等法や、高年齢者雇用安定法などにより、働く人を募集・採用、配置、昇進、定年、解雇、教育などにおいて、性別や年齢による差別的扱いは禁止されています。たとえば、

性別についてのNG表記

・30代までの女性募集!
・男性のみ応募可能
・男性2名、女性2名の募集

「営業マン」表記もNGです、お気をつけください。一部例外もあり、ミュージカルの子役を募集する場合など、芸術的な理由などで性別や年齢を指定する必要がある募集は除きます。

年齢についてのNG表記

・若い方歓迎!
・18歳以上45歳までの方
・50歳以上については適性検査を実施

年齢については、長期勤続によるキャリア形成のため若年者を期間を定めず募集・採用する場合は「年齢制限に合理的な理由がある」と認められる場合は例外として求人に記載することができます。また、60歳以上の高年齢層のみ募集をするなど雇用促進施策の対象者のみ募集をする場合も問題ありません。

 

 

特定の人を差別・優遇するNG表記

・明るく元気な方
・健康で欠勤なく仕事をしてくれる方
・〇〇県〇〇市にお住まいの方
・ブラインドタッチができること
・コミュニケーション能力が高い人

自分で求人原稿を作成する場合は、できるだけ求人雑誌や求人サイトに掲載されている文言を参考にしながら文章を作成することをおすすめします。

 

◆求人作成を依頼する=コストカットにも

ここまで求人作成についてご紹介してきましたが、求人作成は意外と奥が深い!のです。ご自身で作成される場合、NGワードやキラーワード、雇用についての法律、求人広告の法律など、さまざまな知識が必要になります。それらの求人作成のノウハウをまとめていますので、こちらからぜひご覧ください。

また、求人サイトによってはある程度求人原稿を作成してくれるところもあります。

主婦採用に特化した求人サイト【しゅふJOB】では、サービス利用をすると「求人作成代行」を提供しています。電話でプロのライターと打ち合わせをするだけで求人原稿が作成されてくるので、法律やルールを調べる時間がとれない、プロのライターに任せたい、という方はぜひご活用ください。原稿作成は2回まで無料、それ以降も3,000円で作成できます。

採用担当者の方が何時間もかけて求人ページを作るよりも、選考や面接などより重要度の高い仕事に時間を使うことができます。

 

 

応募がきたら~選考・内定のステップ

 

求人を掲載して、応募が入ったら採用選考がスタート!応募が来てから採用決定通知を出すまでの順序も確認しておきましょう。


step1:応募受付~書類選考まで

1.求職者から応募が入る

2.「応募を受け付けました」とメール等で連絡をする

3.応募受付後、履歴書や職務経歴書送付を依頼したい場合、その旨をメール等で連絡する

step2:書類選考結果の合格通知~面接まで

4.書類選考を通過したら、面接設定をメール等で連絡する

5.面接設定後、面接方法など詳細の連絡する

※書類選考が不合格の場合でも、メール等で連絡する

step3:面接結果通知(採用通知、辞退の承諾)

5.採用通知をし、入社までのスケジュールや必要書類などをメール等で案内する

※面接選考が不合格だった場合、メール等で連絡をする


 

採用成功の近道は、できる限り早く、漏れなく、求職者への連絡をすることです。求職者のモチベーションが下がってしまうと、どんな優秀なスキルや経験を持つ人であっても連絡が取りづらくなったり、音信不通になることがあります。できる限り早く連絡をしましょう。

電話連絡をすることが認識の相違が起こりづらく間違いありませんが、複数名の選考を並行して行う場合、誰にどんな連絡をしたか忘れてしまいがちです。そのため、メールを活用していつどんな連絡をしたか残しておくことをおすすめします。

採用選考で使いやすい8種類のメールテンプレートを以下の記事にまとめています。ぜひご活用ください。

 

 

面接のポイント

◆面接官としてどんな心構えをしておいたらいい?

初めて採用担当者として面接に臨む場合、緊張感や不安もあるのではないでしょうか。面接官として、どんな心構えをしておいたら良いでしょうか。

まず、求職者にとって採用担当者は会社の顔です。身だしなみは整えて臨みましょう。

◆面接=Q&Aではない

面接官というと「志望動機は?」「どんな働き方がしたい?」と質問をされるイメージかもしれませんが、面接は 一問一答形式 が全てではありません。

求職者がいままでどんな経験をしてきて、どんな考え方・価値観で、今後どのような働き方をしていきたいのか。自社にとって有益な人材であるかどうか、求職者の希望を自社が叶えられるのか、双方の希望がマッチしているかを見極める場になります。

そのため、「面接官としていろいろ聞かなくては!」と構える必要はありません。それよりも、双方率直にコミュニケーションが取れるように、話をしやすい雰囲気をつくること、採用目的が満たせるか会話をしながら確認をすること、求職者の話に興味をもって聞くことが肝要です。

併せて、採用担当者として会社の説明や、仕事内容、部署についての説明をする際には、業界用語や社内用語をできるだけ使わず、誰にでもわかるように言い換えて伝えるようお気をつけください。

◆質問を受けることも想定しておこう

また、面接は求職者から採用担当者に質問をして理解を深める場でもあります。業務について、会社について、配属部署の雰囲気についてなど、求職者から質問されそうなことを想定して準備しておきましょう。

受けた質問に対してきちんと説明や答えを伝えることで、求職者から信頼感を得ることができます。もし、回答が不明瞭な場合は、曖昧に回答せず質問を預かって、面接後にメールや電話で回答をすれば良いのです。

面接で良好なコミュニケーションがとれると、求職者の就業意欲も高まり、入社後の関係も良くなります。採用業務は面接がゴールではなく、採用した人が入社して働き始めるまで関係をもつことがほとんどです。良好な関係を築けるよう、心がけましょう。

 

 

◆オンライン面接(web面接)のやり方、準備

新型コロナウイルス感染拡大により、面接をオンラインで実施する企業も増えています。

こちらの記事では、オンライン通話システム『zoom』を使ったオンライン面接のやり方について、ダウンロード手順から面接のコツ、注意点まで一連の流れをわかりやすくまとめています。

 

また、こちらにはオンライン面接を設定する際に使えるメールテンプレートも用意しています。併せてぜひご活用ください。

 

◆面接の質問は何を聞いたらいい?

始めての採用面接では「何を聞いたらいいんだろう」「聞いてはいけないことってあるんだっけ?」と慌ててしまいがちです。採用を専門の仕事にしているならともかく、面接初心者だったり、面接をする頻度は高くないという方も多いのではないでしょうか。

面接で聞くことは、採用したい人物像に、求職者が近いかどうかを見極めるための情報です。

・過去に行ってきた仕事の経験や、持っているスキル、資格について
・志望動機
・行動力
・柔軟性、忍耐力
・コミュニケーション力、協調性

など、目的に合わせた質問を準備しておきます。こちらの記事に目的別質問サンプルを一覧にしました。是非参考になさってみてください。聞いてはいけない質問については後述します。

 

 

◆面接で聞いてはいけないこと

面接では聞いてはいけないこともあります。
大きく言うと仕事に関係ない質問本人のプライベートにかかわる質問です。

1.本人に責任のない事柄についての質問

・ご両親はどんなお仕事をされていたんですか?定年退職後何をされているんですか。
・ご両親は共働きですか?
・ひとり暮らしですか?
・奥様はお仕事をされていますか?
・世帯年収を教えてください。
・出身はどちらですか?
・ご主人の出身地はどちらですか。
・お住まいの地域について教えてください。
・自宅付近の略図を書いていただけますか?
・ご自宅は戸建てですか、マンションですか。

2.法律に触れるまたは差別に繋がる質問

・何歳まで働きたいと思いますか?
・現在お付き合いしている人はいますか?
・結婚の予定はありますか?
・家族計画を教えてください。
・障害や病気を持っていますか。

 

 

3.本来自由であるべき事柄についての質問(思想・宗教に関する質問など)

・新聞は何を読んでいますか。
・宗教や信仰はありますか。
・尊敬する人物を教えてください。
・好きな本や映画を教えてください。
・座右の銘はありますか?
・学生運動に参加したことはありますか?

採用選考について、厚生労働省は「応募者の基本的人権を尊重すること」「応募者の適正・能力のみを基準として行うこと」としています。誰でも自由に自分の適性・能力に応じて職業が選べるよう、公正に採用選考を行うことが必要です。

採用選考に影響はない質問は、差別やハラスメントに繋がる危険もあります。家族のことについては面接の雰囲気をやわらげたり会話を広げるために聞いてしまうケースが多いようですが、そのつもりがなくても注意しましょう。

厚生労働省:公正な採用選考の基本

 

 

◆100%パーフェクトな採用はない

忘れてはならないのは「採用計画と100%ぴったり合う採用はない」ということです。スキルが少し足りなかったり、経験がありすぎて仕事を任せづらそうだったり、勤務日数・時間が少し相違があったり……どうしても、採用イメージと現実のギャップはつきものです。

その時に思い出したいことは、採用目的を満たせるかどうか。いい人そうだからと言った感情や、高学歴・経験が立派だからといった本来の募集条件と乖離した人物の採用は、結果的に採用目的を満たせていないこともあります。それは採用活動の失敗に繋がります。

その人を採用すると採用目的が満たせそうでしょうか。もし少し不足がある場合は、どうしたら目的が満たせるでしょうか。

 

採用する前の注意点

 

ちなみに、採用業務にも注意しておかなければいけないことがあります。

◆採用選考は慎重に

日本の法律上では、一度採用するとなかなか解雇することはできません。労働契約法において、”解雇は、客観的に合理的な理由なく社会通念上相当であると認められない場合、その権利を濫用したものとして無効とする”と記載されています。

内定でも求職者と企業の合意がなくては内定取り消しはできません。もし「売上が思っていたよりも上がらなかったので予算が足りない、採用した人には申し訳ないけど採用を取り消そう」と言うことが有った場合、これは違法であると判断される可能性があります。

ただし、「就業中の社員ですら解雇せざるを得ないほど業績が悪化しているため内定取り消しをしたい」などの事情で内定の取り消しが認められることもあります。いずれにしても、求職者にきちんと事情を説明し、一定の補償を提示するなどして合意を得られるように話し合う必要があります。

採用において「ピッタリの人が採用できるまで内定を出しておいてキープしておこう」ということはありえません。くれぐれも、お気をつけください。

 

 

◆個人情報は厳守すること

採用であっても不採用であっても、履歴書・職務経歴書などの応募書類は立派な個人情報です。個人情報保護法の観点からも、できるだけ履歴書は破棄するか、本人に返却すると良いでしょう。

また、求人サイトもスマートフォンで操作できるものも増えてきました。募集原稿を出先で修正したり、掲載できたりととても便利ですが、応募者の個人情報を個人のスマートフォンに表示させたり、保存したりすることはやめましょう。外出先のfree wifiからサイトに接続したら、情報漏洩になってしまった…ということが絶対に起きないとは限りません。

採用活動をするということは、応募者の個人情報を預かる身であるということは重々理解しておきましょう。

 

 

採用業務を振り返り、まとめる

最後に、今回の採用が無事に終了したら、今後の採用活動に活かすためにも経緯や結果をまとめておきましょう!振り返りポイントは以下のとおりです。


・採用スケジュールや段取りに改善点はあったか
・採用設計は適切だったか(期待通りの人物が採用できたか)
・採用目的がどの程度満たせたか、予算は適切だったか
・求職者から受けた質問や回答
・面接官から問いかけた質問や回答
・採用選考にかかわった人たちから意見やアドバイスがあれば
・出した求人に応募があった人の年齢層・経歴・スキル・希望・応募時コメント
・書類選考、面接の設定率
・選考辞退や内定辞退の理由


これらをまとめておくと次回の採用にもいかせますし、今回の採用活動の結果がどうだったかが把握できます。採用が終わったからゴール!ではなく、分析し、改善点があれば今後の採用活動に活かしましょう。

 

最後に

正しい採用業務をしないと、採用した人材が定着せず、何度も採用活動を行わなければなりません。そうならないために、細かく採用計画を立てることが重要です。

採用後のミスマッチを防ぐためにも、採用活動の流れを理解し、求める人材を明確化してから、計画的に沿った採用活動を行い、スムーズな採用をめざしましょう。

主婦採用に特化した求人サイト「しゅふJOBパート」の登録層は、約8割が正社員経験者、約7割はオフィスワーク経験者(うち管理部門経験者も2割)と、採用業務経験者も多く登録いただいています。

採用業務は手順が多く、時間もお金もかかるもの。求人作成や、求人サイトとのやりとり、応募者との連絡など、細かな作業をお願いできるアシスタントの採用をご希望の方はぜひご相談ください。

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