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面接辞退や直前でのキャンセルは、採用する側の企業にとっては頭の痛い問題です。

なぜ応募者は面接辞退をしてしまうのでしょうか。問題を解決するためには原因を知ることが必要ですので、本記事にて面接辞退の原因を明らかにし、企業側がどう対処すべきかについて解説いたします。

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面接辞退の影響とは？

応募者が面接を辞退してしまうことは、企業にとって深刻な問題だと言えます。面接辞退によりさまざまな面で良くない影響があるからです。

本項では、面接辞退がもたらす影響について詳しく説明し、企業が対策を講じることの重要性について解説いたします。

採用活動の遅延とコスト増

面接辞退が多発するようだと、企業の採用活動に遅れが生じ、求める人材の確保がスムーズにいきません。面接辞退により企業が求めていた人材の確保が遅れることで、プロジェクトの遅延や人員不足による業務の遅れが生じ、企業の業績に悪影響を与える恐れがあります。

また、選考プロセスにも無駄が多くなってしまい、採用コストの増加が企業にとっての経済的負担を増すことも問題です。面接辞退が発生することで、求人広告費や面接運営費用・人事担当者の人件費など、すでに投じた費用が無駄になってしまいます。

さらに、面接辞退により採用目標人数に達しない場合は、再度求人広告を出稿し、選考プロセスを進行するためのコストも発生してしまいます。

企業イメージの悪化

応募者が面接を辞退すると、辞退の理由によっては企業のイメージを悪化させることになるかもしれません。面接辞退の原因が、企業の選考方法や対応に問題があるからだという印象を持たれると、企業イメージにとってマイナスです。SNSなどで面接に対する不満が拡散されると、新たな応募者が減少する事態にもつながってしまうでしょう。

他の応募者への影響

面接辞退が多発すると、他の応募者への悪影響も無視できません。選考スケジュールの変更や面接日程の調整が求められることがあります。これが他の応募者にストレスを与え、その人たちも面接辞退を検討するかもしれません。

さらに、面接辞退が多い企業は選考プロセスに問題があると受け取られることがあります。その結果、他の応募者が疑問や不安を感じることになり、別の企業へと応募先を変更する事態にもなりかねません。

面接辞退やそれによる悪影響を減らすためには、応募者全体の満足度を高めることが重要です。迅速なレスポンスや円滑なコミュニケーション・透明性の高い情報開示などにより、応募者に安心感を与えましょう。

面接辞退の現状とは？

厚生労働省の統計によると、求人数に対して求職者数の少ない状況が続いており、応募者が企業を選り好みできる「売り手市場」が続いています。

このような状況下で、企業が人材確保を成功させるためには、面接自体への対策が必須であることは間違いないでしょう。

求人サイト「エン転職」の調査では、面接を辞退した経験のある人の割合が54%、当日キャンセルの経験者も12%いました。

面接辞退をすべて防ぐことは難しいものの、辞退の原因を明らかにし具体的な対策を講じることは非常に重要です。

出典：https://partners.en-japan.com/special/old/170201/2/

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応募者が面接辞退をしてしまう理由5選

求職者が面接辞退してしまう理由の中でも、特に多く聞かれている理由は以下の5つです。

①企業からのレスポンスが遅い
②書類の準備にストレスを感じてしまう
③面接回数が多い
④事前に情報が提供されていない
⑤応募時の印象が悪い

採用活動担当者からは「なぜ面接辞退されてしまったのかわからない」といった声もよく聞かれています。本当に明確な理由がない場合もありますが、代表的な辞退理由には対策を進めていくことをおすすめします。

①企業からのレスポンスが遅い

企業からのレスポンスが遅いと応募者にとっても不信感につながってしまいます。応募者からの信頼を得られず、そのまま面接を辞退されてしまうという可能性もあるでしょう。

現在の採用状況においては売り手市場が継続中であるため、レスポンスが遅いと他の企業に逃げられてしまいます。応募者側からすると、同じ程度に魅力を感じている企業が複数ある場合は、早くレスポンスがあった企業を優先する気持ちが働きます。

求人者の応募に対して企業側が素早く対応できなければ、有望な人材を逃してしまうことになりかねません。

②書類の準備にストレスを感じてしまう

応募の際、手書きによる履歴書の提出が必須であったり必要な書類が多すぎると、応募者には大きな負担になってしまいます。

応募者の多くが複数の企業にエントリーするため、一次選考の時点では書類の準備にかかる手間を減らしたいと考える人も一定数存在します。

「書類の準備くらいでストレスを感じるなんて」と考えてしまうかもしれませんが、面接辞退を減らしたいのであれば、応募者側の立場になって改善点と向き合ってみることも必要です。

③面接回数が多い

新卒採用を狙う学生の場合は、面接に費やす時間を取りやすく、回数が多くても問題ないかもしれません。

しかし、実務経験豊富で有能な人材を中途採用したい場合には、面接の回数の多さが面接辞退の原因になることもあります。

理由としては、中途採用者の中には現在の仕事を続けながら転職活動をしている人が多いからです。

面接の回数が多いのであれば、回数の多さにより面接辞退者が多い可能性も考慮する必要があるでしょう。

④事前に情報が提供されていない事前に情報が提供されていない

応募者に対して、求人情報以外の会社の特徴や雰囲気などの情報が十分に提供できていない場合にも、面接辞退につながってしまうケースがあります。

応募者が安心して面接に臨めるよう、求人情報自体に不明な点が多くなっていないかもう一度見直してみましょう。

自分が応募する立場になってみて、どのような情報が提供されていれば安心して面接に臨むことができるだろうか、という視点を持つことが大切です。

⑤応募時の印象が悪い

求人者が応募した際に企業側の印象が悪い場合、印象の悪さだけで面接を受けるのをやめようと考える人もいます。応募時の印象が悪ければ、その会社で働きたいというモチベーションが湧かないのは当然です。

悪い印象を与えないためには、電話やメールの対応において冷淡さや高圧的になってしまわないよう、細心の注意を払う必要があります。

また、現在はSNSなどのメディアが発達している時代です。応募者の1人に悪印象を持たれてしまうと、情報がすぐに広まってしまう可能性があるので、より一層慎重に対応していきましょう。

企業がすべき5つの面接辞退対策

今回ご紹介する企業がすべき面接対策は以下の5つです。

①選考のプロセスを見直し、無駄を無くす
②応募者へのレスポンスは迅速に行う
③オンラインでの選考を取り入れる
④丁寧なコミュニケーションを心がける
⑤企業イメージ向上と情報発信を強化する

応募者の面接辞退理由が「なんとなく辞退した」や「他で内定が出たからドタキャンした」であれば企業側の非はなく仕方ないと言わざるを得ません。

しかし、企業側の対応が他社と比較して見劣りしていた場合は、まだまだ改善の余地があると言えます。他者との競争に負けないためにも、着手できるところから対策を進めていきましょう。

①選考のプロセスを見直し、無駄を無くす

面接に必要な書類や面接の回数が多い場合、応募者は回数の多さを負担に感じて辞退する可能性が高くなってしまいます。必要書類の枚数や面接の回数を他社と比較し、慣例的に行なっていたものの必要がない部分は削っていきましょう。

また、第三者からの意見を取り入れることでも煩雑さを解消していくことができることもあります。他社の選考事例を参考にするだけでなく、実際に採用される側の求職者や他社で働く人事の意見をもとに無駄な選考フローがないか確認してみましょう。

②応募者へのレスポンスは迅速に行う

応募者に対するメールの返信や問い合わせに対する対応などは、迅速に行うことを基本としましょう。応募者が複数企業にエントリーしていることを前提として考えれば、速いレスポンスは企業が応募者に誠実さをアピールする機会になります。

応募者の数が多い場合や他の業務に追われている場合など、今いる人員では迅速に対応できない場合は、採用担当者の人数を増やし連絡への対応を優先して処理しましょう。

③オンラインでの選考を取り入れる

新型コロナウィルス蔓延の影響もあり、オンラインでの面接や就職・転職活動も一般的になってきました。面接会場まで出向く負担があるために、面接辞退やドタキャンをする応募者も少なくありません。また、書類選考は通ったものの面接までいくモチベーションが高くない可能性も考えられます。

オンラインの選考であれば、面接に臨むまでの心理的・物理的負担を軽減することができます。

④丁寧なコミュニケーションを心がける

面接までに公募者と行うコミュニケーションは、丁寧に誠実に行うことを心がけましょう。応募者が多数いる場合、一人一人への対応が機械的になってしまいがちですが、そこで他社と違い温かみを感じさせる対応ができれば応募者の印象に残ります。

また、応募者が選考中に困るであろうことを事前に予測し、十分な情報提供やケアを行うことで応募者の不安を和らげることができます。応募者が面接に不安なく意欲的に臨むための下準備は丁寧に進めていきましょう。

⑤企業イメージ向上と情報発信を強化する

企業イメージ向上と情報発信の強化は、面接辞退防止に効果的です。WebサイトやSNSを活用して企業文化や働く環境をアピールし、従業員の声や成功事例などを紹介すると良いでしょう。

選考プロセスや面接情報を提供することも重要です。応募者が不安を感じることがないよう十分な情報を与えることで、面接辞退を減らすことにつながるはずです。丁寧な対応や案内で応募者からの評価も高められます。

まとめ

面接辞退やドタキャンが発生する原因や、事前に準備できる対策について解説いたしました。

採用コストや時間が無駄になることを防ぐという視点は必要です。
しかし肝心なのは、面接辞退者をゼロにすることではありません。

採用側にとって大切なのは、いかに有望な人材と巡り合う可能性を上げるかということです。

改善できるポイントを押さえ、会社にとって本当に必要な人材を採用するために、本記事で解説した対策を参考にしていただければ幸いです。

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