パート面接を辞退する時のポイントを面接後・内定後に分けて解説！
更新日：
おしごとのこと
複数パートの面接をした結果「いくつかの職場から内定を貰った！」というと、同時に頭を悩ませるのが「どうやってお断りしよう？」ということ。
辞退の仕方やタイミングについて、悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
内定辞退の罪悪感を感じる必要はありません。しかし、社会人として先方に失礼のないように辞退を伝えたいもの。
内定辞退のマイナス印象を和らげる上手な辞退のポイントを
・伝えるタイミング
・電話で伝える
・簡潔に伝える
の順番にご紹介します。
もくじ
内定辞退の意思表示は、できるだけ早く伝えるのが鉄則
採用の連絡後に辞退をする場合は、できるだけ早く採用辞退の連絡を入れましょう。
できれば、内定の連絡をもらった後、２～３日以内に辞退の意思を伝えられるのが理想です。
なぜなら、企業側は内定を出した時点で、採用活動を終了してしまう可能性があるから。
早めに辞退の意思を表明していれば次点の方に声をかけるなどで対処できたことも、時間が経つことでその機会を無くし迷惑をかけてしまうことも考えられます。
もし、他の職場からの返事を待って、内定を受けるか辞退するかを決めたいのであれば、「何日まで正式な返事を待ってほしい」といった具合に、返事までの猶予をもらうことが理想です。
一度、内定承諾の意思を見せてからの内定辞退はできれば避けたいところですが、諸事情でどうしても辞退したい場合は、なるべく早い段階で担当者に連絡するのが礼儀です。
辞退を伝えるときには、
・面接に時間を割いてもらったお礼
・辞退に対しての謝罪
の2点を丁寧に伝えます。
とにかく誠実に、心を込めて伝えることが重要です。
内定辞退の連絡は原則電話で伝える
最近の企業はパートの採用活動を、メールやSNSを通じて行うところが多くなっています。
メッセージ機能でのやり取りは当たり前になりつつありますが、内定辞退のような重要な連絡は、電話を入れて直接話をするというのが正しいビジネスマナーです。
内定辞退の連絡は、できればしたくない種類の連絡ですが、だからといって、メールで済ますというのは、社会人として常識を疑われるレベルの行為と受け取られることもあります。
最低でも、直接採用担当者と電話をして、内定辞退の意思を伝えるようにしましょう。そしてダラダラと体のいい断り文句を続けたり、言い訳をする必要はありませんので、内容は簡潔にまとめて話しましょう。
電話の相手は仕事中ですから、忙しい中時間を割いて話を聞いてもらっているということを忘れずに、話を聞く先方への配慮を忘れないようにしましょう。
連絡がつかない場合はメールで内定辞退を伝えるのもあり
原則、内定辞退を伝えるのは電話になりますが、どうしても電話がつながらない場合、メールで早めに伝えておくようにしましょう。
メールは内定通知に返信する形でも問題ありません。但し、メールだけならないよう注意してください。
時間を開けて、改めて電話で伝えることを忘れないようにしましょう。
内定辞退の連絡で意識したい3つのポイント
内定辞退の連絡を入れるときは、以下の3つのポイントを意識しましょう
・簡潔に
・丁寧に
・誠実に
まず、採用担当者に電話で時間をいただいていることを忘れず、内定辞退する旨を簡潔に伝えましょう。
とはいえ、あっさりと「辞退します」と伝えるだけでは誠意に欠けますので、短いながらも丁寧に、誠実に自分の意思を伝えることを心がけてください。
以下に3つのポイントを踏まえた断り方の例を記載しておりますので、ぜひ参考にしてください。
例）先日パートの面接をしていただいた〇〇と申します。先日はお忙しい中お時間を割いていただきありがとうございました。色々と考えた結果、今回は辞退をさせていただきたく、お電話いたしました。大変申し訳ありませんが、ご理解いただけると幸いです。
敬語は正しく、適切に！
簡潔に伝えようとしても、丁寧さを意識するとダラダラと長い言い回しになったり、過剰な敬語になってしまうこともあります。
電話を入れる前には、何を話すか、箇条書きにするなど整理をしてから連絡をすることをおすすめしますが、敬語はとっさの時に出てきにくいものです。
連絡前に、こういう風に話そう…とさらっておくと良いでしょう。
本来の正しい日本語の使い方ではないけれど、敬語と同等に認知されてきている言葉もあり、世代間によって受け止め方が異なる敬語もあります。
そのため、パートでよく使う代表的な「間違いやすい敬語」も押さえておくと安心です。
内定辞退の連絡で慌てないための2つの準備
いざ内定辞退を伝えるときになると、どうしても焦ってしまうものです。電話中焦らないためにも、以下の2つのことを意識しておきましょう。
・メモを用意する
・まずはお礼から伝える
内定辞退を伝える際には、手元にメモを置いておくと大切なことの伝え忘れがなくなり、安心して喋ることができます。また、少々気まずい気持ちがあり早く終わらせたいと考えてしまいがちですが、慌てずゆっくりと話すことも大切です。
実際に電話でのやりとりが始まったら、まずはお礼から伝えるようにしましょう。先方は採用までに大きな労力をかけています。こちらには見えていない部分ですが、社会人として最低限のマナーとなります。
また、話始めを決めておくことで、何から話していいのかわからないといったことを防ぐことにもつながります。
辞退理由を無理に言う必要はありません
内定辞退の理由を包み隠さずすべて伝える必要はありません。
パート採用におけるよくある辞退理由の1つに「急に介護が必要になった」というものが挙げられます。
よくあるというだけあって、採用担当者もこの理由をよく聞いていて、真偽についてはもはや追及することもないでしょう。
相手をうんざりさせるだけでメリットは１つもありません。
但し、中には「辞退の理由は何ですか？」と聞いてくる担当者もいます。もしも辞退理由を聞かれた場合は、「一身上の都合で」「個人的なことで申し上げにくいので・・・」といった、常套文句でかわすのがスマートです。
正直に答えると、かえって話が長引いたり、引き止められる可能性が高くなります。
面接や内定辞退のメールテンプレート！電話での伝え方も解説
辞退の連絡をメールだけで済ますのはNGですが、電話がつながらない場合にはメールを送り、改めて電話連絡をするのはOKです。内定の通知がメールで来た場合も、返信メールにより辞退の意を伝えて良いでしょう。ただし、電話でも連絡を入れることがマナーです。
本章では、面接を辞退する際に送るメールのテンプレートと電話による伝え方を、タイミング別に紹介します。すぐに使える内容となっているので、メールの文面が思い浮かばないときに活用してください。
書類選考後に辞退する場合
書類選考後に、なんらかの都合で辞退することが確定したら、早急にその旨を連絡しましょう。以下に、メールテンプレートと電話での伝え方を紹介します。
【メールテンプレート】
件名：◯◯◯◯（自分の名前）より選考に関するお知らせ
本文：
△△△△（担当者の名前）様
お世話になっております。◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
先日は書類選考を通過させていただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、誠に申し訳ございませんが、私の事情により今回の選考を辞退させていただくことになりました。
この度は私の都合によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。どうかご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
重ねて、選考を進めてくださったことに感謝申し上げます。
◯◯◯◯（自分の名前）
【電話での伝え方】
電話での辞退に際しては、事前に言葉を整理し、明確に伝える必要があります。以下の例を参考にしてください。
「お世話になっております。◯◯◯◯（自分の名前）と申します。先日は書類選考を通過させていただき、本当にありがとうございました。しかし、非常に申し訳ないのですが、私の事情で選考を辞退させていただくことにしました。こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまって、大変申し訳ありません。ご理解いただけると幸いです。選考に進めてくださったこと、本当に感謝しております。」
面接前に辞退する場合
面接前に辞退する場合は、面接の準備に時間と労力を割いている会社に対して、敬意を持って辞退の意思を伝えましょう。
【メールテンプレート】
件名：◯◯◯◯（自分の名前）より面接辞退のお知らせ
本文：
△△△△（担当者の名前）様
お世話になっております。◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
この度は面接の面接の機会を設けていただき、感謝申し上げます。
しかし、私の都合により、重い心で面接を辞退させていただくこととなりました。
この短期間での変更によりご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。
◯◯◯◯（自分の名前）
【電話での伝え方】
「△△△△（担当者の名前）様、お世話になっております。◯◯◯◯（自分の名前）です。この度は面接の機会を設けていただき、大変感謝しております。しかし、誠に残念ながら、私の都合で面接を辞退させていただくことに決めました。ご迷惑おかけして申し訳ありません。」
内定連絡後に辞退する場合
内定を頂いた後に辞退する場合も、お世話になった相手への感謝と敬意を伝えつつ、辞退の理由や意思をはっきりと伝えましょう。
【メールテンプレート】
件名：◯◯◯◯（自分の名前）より面接辞退のお知らせ
本文：
△△△△（担当者の名前）様
お世話になっております。◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
この度は、私への内定のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。
貴社のビジョンや方針に深い敬意を表するとともに、一緒に働ける機会をご提案いただけたことに大変感謝しております。
しかし、私自身のキャリアパスや将来のビジョンを考慮した結果、大変残念ながら内定を辞退させていただくことになりました。
貴社への尊敬の念と、辞退を余儀なくされた事情をご理解いただけますと幸いです。
◯◯◯◯（自分の名前）
【電話での伝え方】
「△△△△（担当者の名前）様、お世話になっております。◯◯◯◯（自分の名前）です。内定のご連絡、心より感謝しております。御社のビジョンには深く敬意を抱いていますが、私自身の将来のビジョンを考慮した結果、大変残念ながら、内定を辞退させていただくことにしました。この選択に至った経緯をご理解いただけますと幸いです。」
まとめ
パート面接を受けてみたものの、「実際行ってみたらイメージと違った」「なんだかしっくりこない」などの理由で内定を辞退することもあるでしょう。
断りの連絡は気が重いもので、できれば避けて通りたい事柄ですが、社会人として不誠実なことはしないようにしましょう。
・電話で丁寧にかつ簡潔に、用件のみ伝えること。
・感謝と謝罪の言葉を忘れずに添えること。
ここをしっかり押さえてスマートに内定辞退の連絡を済ませましょう。
しゅふＪＯＢでしゅふ歓迎のお仕事を見てみる
あなたにおすすめの記事
パートで使う敬語、あなたは正しく使えますか？
この記事を書いた人
しゅふJOBナビ編集部
