仕事のレベルが上がる「メモ・ノート術」！まとめ方、覚えておきたい５つのポイント
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おしごとのこと
新しい職場での仕事がはじまったら、誰もがはじめは大変なもの。
「早く、確実に仕事を覚えたい」「上司や先輩に何度も聞き直したくない」そんな方におすすめなのが、仕事を効率よく覚えるための「メモ・ノート術」です。
仕事中に教わった内容を
・メモで残す
・ノートの整理する
・後から見返して復習する
このサイクルを繰り返すことで、仕事の理解がぐっと深まります。
そこで今回は、このメモ・ノート術の具体的な方法について詳しく解説します。
社会人になりたての方や、ブランクがあり久しぶりに仕事をはじめるといった方にもおすすめしたい、覚えておきたいメモ・ノートの取り方から、自分に合うノートを見つけるポイントまでご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
もくじ
なぜメモをとるの？４つのメリット
具体的なメモ・ノート術の説明をする前に、なぜメモをとるといいのか？をご紹介しておきましょう。４つのメリットがあります。
１．メモは備忘録になる
ほとんどの人がメモを取る＝忘れないように残しておくためと思うのではないでしょうか。
仕事中は覚えることも考えることがたくさんあるので、自分の記憶力ばかりをあてにしていると忘れてしまったり情報をうまく整理できなかったりします。
情報をきちんと整理して記憶できなかったために、思わぬ失敗を招いてしまうことも…。
記憶だけに頼らない失敗予防策こそ、メモを取ることなのです。
２．整理する力が身につく
会議の議事録をとったりセミナーの要点をまとめたり……メモを取るときは情報を整理し、要点をまとめる力が必要です。
仕事を教えてもらうときは、先輩の言葉、パソコン画面や道具など視界から得られる情報、物が置いてある場所など、たくさんの情報の中で行われます。
そのスピードに追い付くため、人は無意識に「話のポイントはどこか」「キーワードは何か」を取捨選択します。
たとえば「毎週火曜日の12時までに、営業部の〇〇さんにこの書類を10部印刷して渡してね」
と言われたら、毎週火曜日、12時、営業部のAさんに10部、など忘れてはいけないことを控えておきます。
話を聞きながらメモを取ることを繰り返していくと、話の要点がどこなのかを判断し、整理してまとめる力がどんどんついていくでしょう。
３．疑問を「可視化」できる
仕事の説明を聞いている時や、上司や先輩の話を聞いている時、「あれ？」と思ったときにすぐに控えておかないとすぐに忘れてしまうもの。
「あの時何か気になったことがあったんだけど…」と思っても思い出せず、わからないことがわからないままになってしまうことがあります。
疑問に思ったことを走り書きをしておくだけでも、不明点の解決やミストラブル防止になりますよ。
４．相手に安心感や信頼感を持ってもらえる
たとえばあなたが「ちょっとお使いに行ってきて！」と頼んだとしましょう。
「たまご、牛乳、食パン、マーガリンを買ってきてね」と伝えました。
相手が「わかった～！」とメモも何もとらずにそのまま出かけて行ったとき、本当に頼んだものを全部買ってきてくれるのかな？？と不安になりませんか？
相手がメモをとって、復唱してくれたらどうでしょうか。
間違いなく頼んだものを買ってきてくれそうだな、と安心感を持ちますよね。
「メモをきちんととって理解してくれている、きっと話の内容もある程度正確に伝わっているだろう」という印象を与えることができると、安心感と信頼感に繋がるのです。
メモをとることはこのようなメリットもあります。
オフィスワークに限らず、どのようなお仕事をする人にも共通して役立つことなので、ぜひチャレンジしてみてください。
「メモの取り方」５つのポイント
では、メモをとるときのコツをご紹介していきます！以下のように、具体的な5つのポイントを押さえることで、より効率的にわかりやすいメモを残せるようになるでしょう。
1.5W1Hを使って大事なことだけを控えておく
2.メモに使う色は3色までにする
3.不明点や人名はカタカナでメモする
4.メモを取ることに集中しすぎない
5.メモは「仕事を覚えるための備忘録」と心得る
１．5W1Hを使って大事な事だけ控えておこう
上司や先輩など、相手の話を聞きながらメモを取るとき、相手の言葉を一言一句すべて控えておく必要はありません。メモを取る具体的なテクニックとして「5W1H」を意識すると、要点をしっかりと押さえられますよ。
| 5W1H | 意味 | 例 |
| When | いつ | 来週の月曜日13時に |
| Where | どこで | 会議室Aで |
| Who | 誰が／誰に | 営業チームが |
| What | 何を／何が／何に | 会議をするために |
| Why | なぜ | 予約をしてほしい |
| How | どのように | 社内予約機能で |
これ以外にも、以下の要点をメモしておくと安心です。
・見出し（例：どんな仕事かをひと言で言うと）
・仕事の目的
・スケジュールや守るべき期日
・業務手順
・注意すべきポイント
・日付、場所、同席者の名前
２．色は３色まで
メモを取るときは２色（黒・赤）がおすすめです。
基本的には黒色でメモをとり、特に重要だったり注意しなくてはいけないことや期日などを赤で書いたり、線をひいたり囲んだりしておきます。
疑問に思ったことやアイデアを別の色で書いておきたい場合でも、青などを使い３色までに絞っておきましょう。
カラフルすぎるとかえって見づらくなりますし、色が制限されているので情報をまとめやすくなります。
３．不明点や、人名はカタカナで控える
「いま、何て言ったか聞き取れなかったな…」「それって専門用語？知らない言葉だった」
という時、頭の片隅に置いておくと気になってしまって前後の話が頭に入ってこなくなってしまうことがあります。
手元の紙に「カシ？」「リンギ？」などわからなかったことも走り書きなどでもいいので残しておき、区切りのいいところで質問してみましょう。
また、人名をメモするときもカタカナで控えておきましょう。誤った漢字や読み方で覚えることを防ぐことができます。
４．メモを取ることに集中しすぎない
メモを取ることに集中してしまいがちなのですが、上司や先輩が説明してくれているときはコミュニケーションを取ることを忘れずに。
疑問点を聞いたり、復唱するなどして説明をきちんときいて理解していることを示しましょう。
「すみません、今のところでわからない言葉があったのですが教えていただけますか？」
と疑問点が出てきたらすぐ質問するか、ひととおり説明してもらってからまとめて聞くようにしましょう。
５．メモは「仕事を覚えるための備忘録」
最後に、メモはあくまでメモ。まとめなおしたら捨てるものと思っておきましょう。丁寧に書きこむ必要はありません。
仕事を教えてもらうときにメモを取る目的は、教えてもらった仕事を自分１人でできるようにするために尽きます。
上司や先輩の話をききながら１回できれいにノートにまとめたい！と丁寧に書く人もいるのですが、定規を使ってきれいに線を引いたりカラーペンでわかりやすく着色するのは家に帰ってからにしましょう。
説明をしている上司や先輩は、貴重な時間をあなたのために割いてくれています。
ノートをきれいにまとめておきたいという自己満足に付き合わせてはいけません。
メモを取る目的は、最終的に、メモを参考にしながらでもミスなく１人で仕事が進められることが肝要なのです。
メモを整理→ノートにまとめよう
メモをとったら休憩時間や空き時間、自宅に帰ってからノートなどにまとめ直しましょう。ノートにまとめたらメモは捨てます。
当日のメモは当日のうちにまとめておくことがオススメ！
学校の授業も当日復習すると知識として定着しやすいものですが、仕事だって同じです。
できるだけ記憶が鮮明なうちに、書き起こしておきましょう。
人によっては、「自宅に帰ったら子どもたちの相手をしないといけないから時間がないんだけど…！」という方もいると思いますが、まとめるといっても５～１０分くらいで整理できることがほとんどです。
夜寝る前に５分だけでも時間をとって、整理してみてください。
最初は手元のメモやノートを見ながら仕事をすることもありますが、ゆくゆくは覚えて時間をかけずに仕事を進めていくとスピードが上がり、多くの仕事が処理できるようになります。
メモやノートを見なくても完璧な仕事ができるようになる！というゴールを描きながら、知識の定着のためにひとまとめしておきましょう。
まとめてみて出てきた不明点は、付箋に書き出しておく
メモからノートにまとめなおす時、「これってどういう意味だっけ？」「この言葉がわからなかったけどすぐに聞けなかったな…」というところが出てきます。
不明点は１つずつ、ふせんに書き出しておきましょう！
また、疑問点の解決はできるだけ早いほうがいいので、翌出勤日には確認できるようにしておきます。
「●●さん、おはようございます。昨日教えて頂いた、書類の回収方法について質問があるのですが、今お聞きしてもよろしいですか？」
と、声をかけて聞いてみましょう。上司や先輩の都合が悪いこともあるので、今聞いてもいいか、時間をもらうことはできるか、確認してから質問に入るようにしましょう。
疑問に回答してもらえたら、わからなかったことを書いたフセンの下に、回答をもらったことをメモしておきます。
これをまとめたノートに書き写したり、貼っておけば同じ疑問が浮かんだ時のヒントになります。
教えてもらった内容は、実践！
ノートを見返しながら実務にチャレンジしていきましょう！
というのも、実際に手を動かしてみると、さらに細かな不明点が出てくることもあります。
手を動かしてみて、行き詰ったところで上司や先輩に声をかけてどこがわからないかを聞き、また作業を再開する…を繰り返していきます。
「お忙しいところにすみません、わからないところがあるのですが、教えていただけますでしょうか」
と聞いてみましょう。
上司や先輩も自分の仕事を進めながらあなたの研修をすることになるので、教えてもらって当たり前という態度ではなく、忙しいところ手を止めてしまうのですから謙虚に質問しましょう。
できるだけ質問の回数は少なくまとめて聞くことがポイントですが、そのために手が止まってしまって仕事が進まないとなると本末転倒です。
イレギュラー対応が発生したり、ミスしてしまったら…フセンでノートをアップデート
教えてもらった内容に沿って仕事をする中でも、時にはイレギュラー対応（通常の対応とは異なる対応が求められるもの）が発生したり、ミスをしてしまうこともあります。
仕事はミスをしないことを心がけて注意を払わなくてはいけませんが、だれしもミスはするものですし、最初のうちは失敗をしながら学んでいくものです。
仕事でミスをしてしまったら、まずは上司や先輩に報告し、対応方法を相談しましょう。全て解決してから、以下を書き出しておきましょう。
ミスをしてしまった時
・どんなミスをしてしまったのか、事象をひと言でまとめる
・どんな対応をしたか
・どう仕事をすすめたらよかったか（反省点）
・次同じことを起こさないためにどうしたらいいか（改善点）
イレギュラー対応が発生したとき
・どんな時にイレギュラー対応が起こったか（事象）
・どんな対応をしたか
を書き出します。業務時間が終わったら、ノートにまとめておくようにしましょう。
社会人が仕事を早く覚えるためにおすすめの「メモ・ノートの種類」は？
「メモの取り方、ノートのまとめ方はわかったけど、実際にどんな紙を使ったらいいの？」と悩む方もいらっしゃるでしょう。ここからは、社会人が仕事を早く覚えるためにおすすめの「メモ・ノートの種類」をご紹介します。
手持ちサイズのメモ帳
仕事中、メモを取るシーンは必ずしも座っているとは限りません。特にサービス業など立ち仕事の場合は、立ったままメモを取ることもめずらしくないため、ポケットに入るような小さめのメモ帳が便利です。
上司や先輩から受けた指示をすぐに書き留められるため、「後で忘れてしまった」を防げるでしょう。取ったメモを後でノートに転記して整理することで、日々の業務を効率よく記録できますよ。
学習ノート
仕事の内容を体系的に整理したい方は、学習ノートタイプがおすすめです。A4サイズやB5サイズなど、少し大きめながらバッグにも入れやすいサイズのノートを選ぶとまとめやすいですよ。
ページを分けて「業務の流れ」「社内ルール」などテーマごとにまとめると、「自分マニュアル」のようになり、仕事に慣れてからも使いやすい一冊になります。
ルーズリーフ
後からページを差し替えたり追加したりできるルーズリーフは、柔軟に情報を整理したい方にもぴったりです。人によっては、メモを業務のジャンルやルールを決めて並べておきたいという方もいらっしゃるでしょう。
ルーズリーフだと、その都度並べ替えられるため、業務の種類や発生頻度、流れごとにファイリングし直すことも可能です。
また、1ページ目に目次を作っておくと、見返す際にも便利ですよ。
罫線はあり？なし？
メモ帳やノートには、罫線ありやなし、方眼タイプなどさまざまな種類があります。基本的には好みに合わせて選んで問題ありませんが、おすすめは「メモは罫線なし・ノートは罫線あり」。
話を聞きながら要点だけを書きとめるメモの場合は、急いで書くことも多いため、罫線があるとかえって見にくくなる可能性もあります。罫線なしなら、図や矢印なども書きやすく、思考を広げたいときにも便利です。
反対に、罫線ありのノートなら、情報をわかりやすく整理したいときにもまとめやすいでしょう。
デジタルパッド
近年は、電子メモパッドやタブレット端末を活用する人も増えています。消したり書き直したりが簡単で、スペースを取らないのが魅力のひとつ。仕事用のアプリと連携すれば、メモをクラウドで共有することも可能です。紙のノートと併用して、自分に合ったスタイルを見つけましょう。
まとめ｜メモ・ノート術を活用して仕事の効率をアップしよう
今回は、新しい仕事を覚える時のメモ・ノート術についてご紹介しました。ポイントは以下の４つ！
１．新しいことを教えてもらう時は、メモをとる
２．メモをもとに当日中にノート等にまとめなおす
３．教えてもらった内容を参考にしながら実際に仕事に着手する
４．ミスやイレギュラーはメモしておき、ノートをアップデートして再発防止に努める
教えてもらう仕事についてメモをとる一番の目的は、１人で仕事が進められるようになること。
まずは「どの仕事をどんな手順でやったらいいか」「注意したほうがいいこと、ミスしやすいことを覚えておくこと」を念頭に、メモを取るようにしましょう。
また、中には研修を受けてみてびっくりするほど仕事が難しかったり、職場の環境が合わずに１か月経たないうちに退職したい…と考える方もいるでしょう。
そんな時はこちらの記事も参考になれば幸いです。
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