エクセル・ワードの「基本的な操作」ってどの程度？パート募集にもよくあるレベルの目安を解説します
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働き方
気になる求人を見つけたとき、応募条件に「【必須】基本的なパソコン操作ができる方」といった文章を見て、悩んだことのある方は多いのではないでしょうか。
特に事務職のようなオフィスワークでは、ExcelやWordの基本操作が必須レベルであることはめずらしくありません。
本記事では、主に以下の内容について解説します。
▼この記事で解説していること
・Excel・Wordの基本的な特徴や違い
・初級・中級・上級ごとのExcel・Wordのスキル
・よくある求人の応募条件をクリアできるスキル
・未経験からExcelやWordのスキルを身につける方法
また、具体的にどのような職業で、ExcelやWordをどのように活用するかもご紹介しますので、お仕事探しにもぜひお役立てください。
もくじ
初級・中級・上級？あなたのスキルレベルをチェック！
まずは、ExcelとWordにおけるスキルレベルを見てみましょう！求人に書かれている「初級程度」「中級程度」などを調べてまとめました。
未経験OKの事務の場合は、ほとんどが初級レベルでできる仕事です。
上級まで対応ができるとExcelがとても使える人と認識されますが、パートではここまでのスキルを求められることはほぼないと言っていいでしょう。
※企業によって、求めるレベルが異なります。参考までにとどめておいてください。実際に業務上で求められるレベルは、面接時などに確認をしておきましょう。
Excel・スプレッドシートのスキルレベルチェック！
| スキルレベル | 初級 |
| 求人によくある条件 | 「未経験OK」
「オフィスワークデビュー」 |
| 具体的な操作 | ・フォーマット化された表へのデータ入力
・コピー＆ペースト ・データを名前を付けて保存・上書き保存 ・印刷設定（余白、範囲設定） ・セルの書式設定 ・罫線を引くなど、表作成 ・足し算、引き算などの四則演算 ・関数（sum関数・average関数） |
| スキルレベル | 中級 |
| 求人によくある条件 | 「経験者優遇」
「経験を活かせる」 |
| 具体的な操作 | ・グラフ作成
・図面描画 ・シート操作（表示固定、セル結合、データの並べ替え、フィルタをかけるなど） ・関数（if,count,round,vlookup） |
| スキルレベル | 上級 |
| 求人によくある条件 | 「管理職候補」
「マネジメント経験あり」 |
| 具体的な操作 | ・集計機能（ピボット）
・オブジェクト挿入 ・自動マクロ ・VBA |
Word・ドキュメントのスキルレベルチェック！
Wordで重視されることは、資料の見やすさ、わかりやすさを引き出すセンスが必要となることです。
文字装飾にしても、フォントの大きさ、フォントの使い分け・統一感で、資料の見やすさ・わかりやすさが大きく異なります。
| スキルレベル | 初級 |
| 求人によくある条件 | 「未経験OK」
「オフィスワークデビュー」 |
| 具体的な操作 | ・データ入力
・文字装飾（フォント、太字、色、斜にするなど） ・均等割り付け ・書式設定 ・印刷（余白、ページ設定。はがきサイズなど） ・挨拶文ウィザード |
| スキルレベル | 中級 |
| 求人によくある条件 | 「経験者優遇」
「経験を活かせる」 |
| 具体的な操作 | ・グラフの作成
・インデント作成 ・オブジェクト挿入 ・図形描画、写真を入れるなど画像挿入 |
| スキルレベル | 上級 |
| 求人によくある条件 | 「管理職候補」
「マネジメント経験あり」 |
| 具体的な操作 | ・リンク貼付
・ラベル作成 ・段組設定 ・差込印刷 ・校正機能の設定 |
また、意外と忘れられがちなのが入力スキルです。
データ入力では、タイピングが速く、正確であることが重視されます。
ちなみに、求人情報ではよく下記も見かけますね。
これは下記を参考にしてみてください。
| 初級 | 入力ができる
・人差し指だけでキーボードタッチをする ・キーボードを見ながら文字を打てる |
| 中級 | 入力がスムーズにできる
・少し手元を見ながら両手で文字を打つ |
| 上級 | データ入力速度・正確性が高い
・手元を見ずタッチタイピングで文字を打つ |
タイピングについては、事務の仕事をする上では早いにこしたことはありません。ちょっと自信がないかもしれない、という方は練習しておきましょう！
無料サイトもたくさんあるので、活用してみてください。例えば、イータイピング（e-typing）ではタイピング後に入力レベルが表示されます。（ランクA以上は…達成した人にしかわからない、シークレットレベルあり！）
ゲーム感覚で入力スピード・正確性を上げることができます。一般事務では入力レベルC以上を目安にしてみましょう。
※再度になりますが、企業によって求めるレベルが異なるため、参考までにとどめておいてください。業務上で求められるレベルは面接時などに確認しましょう。
【初心者向け】Excel・Wordとは？基本情報を解説
「スキルレベルよりも、ExcelとWordを1から知りたい」「基本的な違いや特徴を教えてほしい」といった方向けに、ExcelとWordの基本的な特徴を解説します。
Excelは計算やデータ管理・分析が得意なソフト
Excel（エクセル）は、Microsoft（マイクロソフト）社が提供する表計算ソフトです。
数字の入力や計算が得意で、ビジネスシーンでは以下のような業務に活用されています。
・売上管理
・経費の集計
・在庫リストの作成
・勤怠管理
Excelでは、「関数」といって計算式を入力しておくことで自動で計算を行うことが可能です。たとえば、合計や平均を自動で計算したり、計算されたデータをグラフに表示させることもできます。電卓を使って手作業で計算するよりも正確で、慣れると効率的に作業できるようになります。
Wordは文章作成や編集が得意なソフト
Word（ワード）も、Excelと同じくMicrosoft社が提供するソフトで、文章作成を得意としています。ビジネスシーンや教育現場などで、以下のような使い方をされます。
・議事録
・案内文
・履歴書や職務経歴書
・チラシ
文章中心の資料をきれいに整えて作る際に活躍できるソフトです。文字のサイズや色を変えたり、画像や表を挿入したりといった編集も簡単に行えます。
また、テンプレート機能もあり、フォーマットを1から作らなくてもすぐに作成をはじめられる点も特徴です。
ExcelとWordの違いと使い分け
ExcelとWordは、マイクロソフト社が開発したオフィスソフトですが、それぞれ機能に違いがあります。
・Excelは、表計算ソフトで、数値やデータの集計や分析、グラフ化などが得意
・Wordは、文書作成ソフトで、文章や図表の作成や編集、印刷などが得意
売り上げや在庫の管理、予算やスケジュールの計画など、データを活用する場合はExcelを使います。契約書や報告書、パンフレットや名刺など、印刷が必要な場合はWordを使いましょう。
ExcelとWordは、それぞれ得意なことと苦手なことがあります。自分の目的に合わせて、適切に使い分けることが大切です。
ExcelとGoogleスプレッドシート・Wordとドキュメントの違いとは？
ここからは、Excelとスプレッドシートの違い・Wordとドキュメントの違いについて解説します。近年では、Microsoft Officeソフトのほかに、Googleが提供する「スプレッドシート」や「ドキュメント」といったツールも多くの職場で使われています。
Excelとスプレッドシート、Wordとドキュメントはそれぞれどちらも見た目・操作性が似ており、相互の互換性もあることから、ExcelやWordを使える人であればスプレッドシートやドキュメントも問題なく使えるでしょう。
スプレッドシートやドキュメントの最大の特徴は「クラウド上で自動保存される」点です。万が一パソコンが壊れてしまっても、ファイルはクラウド上に保管されているため、破損の心配がありません。また、複数人が同時に閲覧・編集ができるため、共同作業がしやすい点も特徴的です。
どちらを使うかは、基本的に会社の方針に従うことになることが多いでしょう。どちらであっても問題なく使えるように、まずはどちらか一方を使い慣れるようにしてみましょう。
Excel・スプレッドシートを使う仕事ってどんなもの？
Excelやスプレッドシートは様々な職種で活用されるツールです。一般事務から営業事務、経理、人事、マーケティング、SEまで、多くの仕事で使われています。以下では、それぞれの仕事でExcel・スプレッドシートをどのように活用するのかを解説します。
一般事務
一般事務では、主にデータ入力や表作成が求められます。Excelを使うことで、顧客情報や在庫管理などのデータを整理し、効率的な業務遂行が可能です。また、関数を使った簡単な計算や、条件付き書式を利用してデータを見やすくまとめることもあります。
営業事務
営業事務は、Excel・スプレッドシートを使って表・グラフ作成やデータ集計・管理をします。また、企画書・提案書・見積書・請求書の作成や部署内の経費管理も担当します。効率的なデータ分析や見やすい資料作成は、営業活動をサポートする重要な役割です。
経理
経理では、日常経理の集計、帳票管理、請求書発行などが行ないます。給与・報酬・残業代の計算や、経営管理の資料作成も経理の担当です。正確で迅速なデータ処理が求められるため、関数やピボットテーブルなどの高度な機能も活用されます。
人事
人事では、採用管理表の作成や給与・報酬・残業代の計算などが主な仕事です。Excelで効率的に個人情報を管理し、適切な労働条件の設定や評価をします。労働時間管理や人材育成に関するデータ分析も担当することがあります。
マーケティング
マーケティングでは、広告投資の管理やデータ分析、レポート作成などをします。Excelを活用して、市場調査や売上分析を行い、さまざまな資料を作成します。効果測定や予算管理も必要で、高度な分析スキルも重要です。
SE
システムエンジニア（SE）においても、Excelはデータ管理やシステム設計に役立ちます。データベースの設計や機能仕様書作成にExcelの表形式が活用されます。Excelに搭載されたVBAを使うことで、高度なデータ処理や自動化が実現可能です。
Word・ドキュメントを使う仕事とは？
Microsoft Word Google documentは、主に文章や図表を作成・編集・印刷するのに使われます。それでは、どのような業務にWordやdocumentを使うのでしょうか？ここでは、代表的な3つの業務を紹介します。
文書作成
文書作成は、Wordの基本的な機能です。契約書や見積書、請求書などの公式文書や、社内報やニュースレターなどの社内文書を作成します。Wordでは、文字入力や書式設定、スペルチェックなどが利用可能です。Wordの基本的な操作をマスターして、ミスや手間を減らしましょう。
文書編集
文書編集は、Wordの応用的な機能です。他の人が作成した文書を添削したり、修正したりします。Wordには校正機能やコメント機能、変更履歴など文書編集に役立つ機能が満載です。Wordの応用的な操作をマスターして、効率的にフィードバックや改善をしましょう。
文書印刷
文書印刷は、Wordの高度な機能です。作成した文書を印刷する際に、レイアウトや余白、ページ番号などを調整します。文書印刷では、美しさや視覚効果が求められます。Wordの高度な操作をマスターして、印象的な文書を作りましょう。
未経験からExcel・Wordのスキルを身につける方法
「ExcelやWordはほとんど使ったことがない」「最後に使ってからブランクがあり、覚えているか不安」といった方向けに、ExcelやWordのスキルを身につけるおすすめの方法をご紹介します。
独学で身につける
ExcelやWordは、独学でも十分にスキルを身につけられます。最近では、無料の動画講座や学習サイト、初心者向けの参考書なども数多くあります。
参考書などでインプットしたら、アウトプットして身につけていきましょう。まずは、文字入力や表の作成、計算式など、基本操作から少しずつ慣れていくのがおすすめです。
Googleスプレッドシートやドキュメントは、Googleアカウントを作成することで無料で使い始めることができます。実際に自分で家計簿を作ったり、履歴書や職務経歴書を作成したりするのもよいでしょう。実際に触りながら覚えることが上達の近道です。自分のペースで学びたい方には、独学がぴったりの方法です。
MOS資格の勉強をする
パソコンスキルの資格では、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）、日商PC検定といった資格があります。
特にMOSは多くの企業でMicrosoft Officeを使用していますし、一般事務・営業事務で使用するレベルの内容が多く、信頼感が高い資格といえます。
MOS資格の取得を目指して勉強することで、操作方法を体系的に学べるのがメリットです。試験内容は実際の操作問題が中心のため、合格を目指す過程で少しずつスキルが身についていくでしょう。
また、MOS資格は対策講座なども多くのスクールで行われています。プロの講師から学んで知識を身につけられるのも、資格を目指すメリットといえます。
資格を持っているからといって実務で必ず使用できるとは限りませんが、資格は履歴書にも書けるため、求人応募の際にも有利に働く可能性があるでしょう。
まとめ｜Excel・Wordの基本操作を押さえて自信を持って応募しよう
多くの求人の中でも、事務などのパート求人にはほぼ100％で応募条件に書かれている「パソコンの基本的な操作ができる」という文言。
パートにおいて、事務職のようなオフィスワークは人気の高い職種です。ExcelやWord、もしくはGoogleスプレッドシートやドキュメントは、少なくとも初級レベルまでは押さえておくことがおすすめです。
未経験者や初心者の方は、独学や講座などで勉強し、実際に触って少しずつ覚えていくとよいですよ。基本スキルを身につけて、自信を持って自分に合う仕事を見つけましょう。
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