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学童・保育園に預けるなら必須!「就労証明書・就労状況申告書」について知ろう

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お金と法律

子どもを保育園や学童に預けて働く場合、全員提出が必要!と言っても過言ではない「就労証明書」。

就労証明書とは、就労している(=働いている)事実の証明をする書類のことです。

今回は、就労証明書ってなに?という基本的なところから、就労証明書を書いてもらえる人/書いてもらえない人、書類に記入する内容など、詳しくご紹介していきます。

「では、就労証明書の提出をお願いしますね」と言われて(就労証明書ってなに…?)と思っているママ・パパさんたちの参考になれば幸いです!

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就労証明書とは?

就労証明書とは、認可保育園等に入所を申し込む際に市区町村に提出する書類です。

本項では、就労証明書を提出する目的や、就労証明書に記載されている内容について詳しく解説します。

就労証明書は何のために提出する?

就労証明書は、保育園や学童保育への入所申し込みの際に提出が必要な保護者の就労状況を証明する書類です。

保育園や学童保育は、家庭の代わりに子どもを保育・教育する施設であり、子どもを預ける理由を示すことが求められます。特に認可保育園への入園では、各自治体が書類を基に保育の必要性を判断するため重要です。

就労証明書を提出することで、保護者が働いていることが証明でき、入園を受け入れられる可能性が上がります。

在職証明書や就業証明書・雇用証明書・勤務証明書など、自治体によりその呼称は異なる場合がありますが、その目的は同じです。

就労証明書はいつ提出する?だれに依頼すればいい?

書類が必要になるタイミングは、入園時だけではなく、継続して利用する場合は毎年提出が必要です。

一般的には4月入園の場合は11月頃に、継続利用の場合は1月頃に提出することが多いようです。

また、転勤・転職して職場が変わった場合、働き方が変わった場合などに提出が義務付けられています。

また、共働き(両親ともに仕事をしている場合)は、それぞれ勤務先で就労証明書を書いてもらうことになるので気をつけてください。

自治体によっては同居している親族で働いている人(祖父母など)の全員の書類が求められる場合もあります。

企業に所属して働いている人の場合:就労証明書は企業の担当者(人事労務担当)が作成してくれます。
人事・労務への依頼数が多く、時間がかかる可能性もあります。提出期限の1.5カ月くらい前には準備できていると安心です。

フリーランスや個人事業主の場合:自分で書類を作成します。企業勤めの場合と書式が異なるので、注意してください。

場合によっては地域民生委員の署名や捺印が必要になることもあります(後の項目でもう少し補足します)

就労証明書が要らない保育園もある?

無認可保育園(認可外保育園)は不要な場合があります。

認可保育園は自治体によって運営されていて、市区町村で就業条件などを加味して保育が必要な人を選考して入園が決まります。

無認可(認可外)保育園の場合、民間運営などで保護者と保育施設が直接契約を取り交わすので、必要な書類や選考方法が認可保育園と異なります。

保育の必要があるか?を問われないこともあるので、空きさえあれば就労証明書を提出せずに入園ができる場合もあります。

ただし、無認可保育園(認可外保育園)は自治体によって取り扱いが異なる場合があります。直接聞いてみるといいですよ。

認可保育園、無認可保育園の違いについてはこちらの記事にも詳しくまとめています。ぜひ一緒に読んでみてください。

就労証明書には何が記載されている?

就労証明書には、以下のような内容を記入します。

具体的には自治体によって異なるので、どのような内容か確認をしてみてください。

・希望する保育園

・児童の氏名、生年月日

・就業する業種

・就労する人の名前と住所

・雇用期間(予定)

・勤務先事業所名、住所、電話番号

・雇用形態(社員、パート・アルバイト、派遣社員など)

・就労時間(就業曜日、勤務開始時間と終了時間、月間の勤務合計時間、月間の就労日数など)

・就労実績

・給与支給額

・産前・産後休暇の取得状況(復職した期間など)

・会社の捺印

就業する業種について、派遣の場合は派遣先企業の業種を記載します。

就労実績は、直近3ヶ月の就業状況を記入します。勤め始めてまもなく、3か月も勤めていない場合は、見込みの就労日数を記入することが多いようです。

給与支給額については、保育料の算定の際に確認されることがあります。

日付の記載や、証明印がないもの、記入漏れがあると無効として処理されてしまうので、記入漏れや誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。

就労場所や、就業時間などに変更があった場合は、すぐに新しい証明書を提出する必要があります。

 

人事担当者に依頼する

就労証明書を取得するために、まず人事担当者に書類作成を依頼しましょう。就業が決定したときや保育園から提出を求められたときなど、上司や人事担当者に相談して書類を作成してもらわなければなりません。

担当者から迅速に対応してもらえるよう、事前に依頼内容や提出期限を正確に伝えておくことが大切です。

書類フォーマットの準備と提出

書類フォーマットは各自治体により異なるので、自治体のホームページや窓口・マイナポータルなどから入手しましょう。

書類を人事担当者に渡す前に、自分で記入できる部分は記入しておくのが確実です。書き方がわからない場合は自己判断せず、すぐに相談しましょう。

提出は自治体に持参・郵送する方法のほか、オンライン申請も利用可能です。提出方法により申請にかかる時間が異なる場合があるため、提出期限を確認し、時間に余裕をもって手続きを行ってください。

就労証明書を書いてもらった後はどうする?

書類を書いてもらったら、自治体に提出します。保育園からアナウンスがある場合もありますが、だいたい持参か郵送、またオンライン申請も増えてきています。

持参する場合は各自治体の受付窓口に持参します。窓口があいている時間はあまり長くないので、事前に調べてから行きましょう。

郵送する場合、窓口に届くまでにタイムラグがあるので、提出期限をきちんと確認して余裕をもって投函するようにしましょう。

オンライン提出の場合は、マイナポータルから申請することができます。

マイナポータルのサイト内に「就労証明書作成コーナー」があるので、郵便番号や住所を入力し、書類の形式を選択し、項目に沿って入力をしていくと書類が完成します。

マイナポータル 就労証明書作成コーナー

フリーランス・在宅ワーカーは「就労状況申告書」が必要

企業勤めの場合は、会社が就労していることを証明してくれます。しかし、フリーランスや個人事業主・在宅ワーカーの場合、自ら就労状況申告書を作成し、仕事をしていることを申告しなくてはなりません。

本項では就労状況申告書の目的や提出方法について、詳しく解説します。

就労状況申告書とは

就労状況申告書とは、自営業、フリーランス、個人事業主、在宅勤務、内職などで仕事をしている人が使用する書類です。

また、ダブルワークやトリプルワークなど就労先が複数あって就労証明書のみで就労状況の把握が難しい場合や、変則勤務制でシフト表の提出ができない場合にも用います。

就労状況申告書の目的

就労状況申告書は、個人事業主や自営業・在宅勤務などで働く人が使用する書類です。就労証明書と同じく、保育の申込者が保育の必要性を証明するために用います。

複数の勤務先がある場合や、変則勤務制でシフト表の提出が困難な場合にも使用されることがあります。

就労状況申告書の項目例

就労状況申告書には、以下のような内容を記入します。

・希望する保育園

・児童の氏名、生年月日

・就労する人の名前、住所、生年月日

・事業主(本人が経営、親族・配偶者が経営、など)

・屋号、従業員数、事業内容など

・就労場所および連絡先

・外回りの有無

・税申告(確定申告、源泉徴収、未申告など)

・仕事の内容

・就労時間(就労曜日、就労時間、週または月の就労日数)

農業を営んでいる場合、農地面積や閑散期の記入がある場合もあります。

また、個人事業主の場合は仕事内容や実績がわかるものを添付するよう求められる場合もあります。開業届や、パンフレット、制作物などを添付します。

ほかにも、場合によっては地域民生委員の署名や捺印が必要になる場合もあります。地域民生委員とはどのような人なのでしょうか?

就労状況申告書の提出方法

就労状況申告書の提出方法は自治体によって異なるため、保育施設のある自治体のホームページ等で調べてみましょう。

就労状況申告書を作成する際は、開業届の写しや所得税の申告関係書類・売り上げや取引履歴を確認できる書類などを求められることがあります。

書類に必要事項を記入したら、必要に応じて上記のような「個人事業主であることを証明する資料」や、地域民生委員の署名・捺印を添付してください。

地域民生委員とは?

地域民生委員とは、地域の社会福祉をよりよく保つために、地域住民の立場から生活や福祉に関する相談・援助を行っている、特別職の地方公務員です。

妊娠中の心配事や、子育ての不安に関する相談や支援も行っています。

町内会や自治会など地域の人から推薦・公募で選ばれ、厚生労働大臣によって委嘱されて民生委員・児童委員になります。各自治体(市区町村)に問い合わせてみてください。

これから仕事を探す人=求職中の人は「求職活動申立書」が必要

求職中の人は、その時点では仕事をしていないため、就労証明書や就労状況申告書を作成できません。そのような場合には求職活動申立書の提出を求められます。

本項では、求職活動申立書が何のために必要なのか、何を記載すればいいのかを解説します。

求職活動申立書の目的

求職活動申立書の目的は、保育園等の入所に際して、保護者が将来的に働く予定があるのかどうかを示すことです。

現在働いていなくても今後働く意思があり、求職活動を行っていることを、求職活動申立書で証明できます。

求職活動申立書には何を記載する?

求職活動申立書には、以下のような内容を記載する必要があります。

・希望する保育園

・児童の氏名

・児童との続柄

・就職活動状況(求職活動中、起業準備中など)

・求職活動について(内定している、ハローワークに通っている、求人情報誌や求人サイトで仕事を探している、面接を受けている、など)

・求職日数(月間勤務日数や1日の就労時間など)

就業が決まったら、改めて就労証明書を申請しましょう。

日付の記載や、証明印がないもの、記入漏れがあると無効として処理されてしまうので、記入漏れや誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。

就労証明書/就労状況申告書、提出前にここをチェック!

では、書類を作成した後、提出する前に確認すべきポイントをご紹介します。場合によっては内定取り消しや退園になってしまうので気をつけるに越したことはありません。

就業条件は、認可基準を満たしている?

特に、パート・アルバイト、在宅ワークなどで働く短時間勤務の人について「保育の必要性」該当項目を確認しましょう。

勤務日数・時間が認可基準に満たない場合、入園の許可がおりない可能性もあります。

基準は自治体ホームページで掲載されているので、認可基準を確認しておくことが必要です。

内容の変更がない?就業場所、日数、時間など

内定が出ていて勤務する前の状態で就労証明書を出した場合、就業を開始したら再度就労証明書を提出する必要があります。

提出期限が決められていることが多いので、気をつけましょう!

申請する際に提出した就労証明書と、実際に入所した後に提出した事業所が異なる場合、内定取り消しや退所になることもあります。

また、申請時と就労日数、時間が異なる場合も同様です。

就労証明書を書くときの注意点

記入上の注意点

市区町村など自治体にもよりますが、多くは「黒のボールペンで記入すること」となっています。

鉛筆やシャーペン、消えるボールペンなど、消えてしまう可能性のある筆記用具の使用は避けましょう。

書き間違えてしまったときに、修正ペンを使うことをNGにしているところもあります。

記入を誤った箇所に二重線を引き、上に訂正印を押しましょう。

 

記入内容の注意点

よく間違えやすい点は以下の4点です。

いずれも自治体によっては指定が異なることもあるので、役所のホームページを確認するなどして誤りの無いように記入しましょう。

・勤務開始日

産後休暇・育児休暇から復帰した日を記入する方が多いのですが、会社に就職して勤務開始をした日を記載することが多いようです。

・勤務日数

週の平均勤務日数、または月の平均勤務日数を記入します。労働契約書面を参考に記載するといいですよ。

もし変則勤務であったり、シフト制である場合は、備考欄に記入することやシフト表・勤務表の写しを求められることもあります。

・勤務時間

残業は含めず、契約書に記載された所定労働時間を記入します。変則勤務やシフト制の場合はシフト表の写しを一緒に提出することが多いようです。

時短勤務など育児を理由に通常よりも短い時間で働く場合「通常の所定労働時間を記入」する場合と「実際に勤務する予定の時間を記入」する場合があるようです。ここは自治体のお知らせをよく確認してみてくださいね。

・産後休業、育児休業の期間

自治体により「ここまでに職場復帰をする必要がある」と定められている期間があります。

たとえば、保育園は「入園した月の翌月初日までに職場復帰をすること」学童では「学童利用開始日までに職場復帰すること」などが決められています。育児休業期間満了前に申し込みをする場合は育休を短縮して復帰します。

 

 

就労証明書以外の「保育が必要であることを証明する書類」

また、就労証明書以外にも保育が必要である理由を伝えるために提出を求められる書類もあるので確認しておきましょう。


開業届

個人事業主やフリーランスとして仕事をしている人で、就労状況申告書のほかに開業届を求められる場合があります。

開業届は、個人事業をはじめたことを税務署に届け出る書類です。

在宅ワークをしているママの中には、開業届は難しそう…と提出をしていない方も多いのですが

開業届を出していると個人事業主となりますが、未提出の場合は内職とみなされることもあります。

保活の点数を考えると個人事業主(在宅自営業)のほうが内職よりも点数が高くなることが多いようです。

 

収入証明書

個人事業主やフリーランスとして仕事をしている人は、就労状況申告書のほかに収入証明書の添付を求められる場合もあります。

収入証明書は自治体によって必要な項目が異なるので、納品書や発注書、支払調書などで受理してもらえることもあります。

 

 

母子健康手帳

妊娠、出産が理由で上の子の保育が難しい場合、母子健康手帳の写しの提出が必要なことがあります。

 

疾病、障がい

病気やケガ、障がいなどが理由で保育が難しい場合、医師の診断書や、障がい者手帳、保健福祉手帳などの写しの提出が必要になることがあります。

 

介護、看護

同居している家族の介護や看護で保育が難しい場合もあるでしょう。この場合、介護・看護申立書の提出が必要な場合があります。

また、被災している場合や、就学のために保育が必要な場合でも保育を利用することができます。必要書類は自治体によって異なる場合があるので、確認してみてください。


いずれも、市役所などの窓口に電話をしてみるとすぐに回答がもらえることがほとんどです。

 

 

保活から入園までのスケジュールを確認しよう

では、保活をスタートするおすすめのタイミングはあるのでしょうか。

一般的に中途入園よりも4月からのほうが入園しやすいので、それに合わせた認可保育園のスケジュールを紹介していきます。


4~10月

園の見学をしましょう。雰囲気やカリキュラム、通園路の確認などをし、自分の希望の保育園を絞り込みます。

10~11月

入園資料・申込書が配布されます。お住いの市町村役場の広報やHPなどで告知されます。

11~12月

申込書の提出をします。

1~2月

源泉徴収票などの保育料の決定に必要な書類の提出や審査があります。

2~3月

結果通知が郵送で届きます。

3月

入園に向けて健康診断や説明会が行われます。保育料の決定もこの時期です。


以上が保活から入園までの一般的なスケジュールですが、各自治体により多少のズレがありますのでお気を付けください。

保育料については以下の記事にまとめています。併せて読んでみてください。

 

最後に

今回は、就労証明書・就労状況申告書についてご紹介しました。

企業勤めの方は、各自治体で決められたフォーマットを企業に提出し、人事・総務担当者などに記入をしてもらって提出をしましょう。

個人事業主やフリーランスの人は、就労状況申告書を作成します。各自治体のホームページなどにフォーマットが掲載されていることが多いので、検索してみてくださいね。

お仕事探し中の人は、求職中であることを申告する書類を作成します。

いずれの書類でも、記入漏れや捺印漏れがあると受け付けてもらえません。企業担当者に書いてもらった場合でも、必ず!提出前に確認をするようにしてくださいね。

また、申告したものと実状に相違があると、内定取り消しや退園になってしまう可能性があるので注意しましょう。

これからお仕事を探す場合、各自治体が認定している就労条件かどうか?を確認することを忘れずに。

せっかく仕事が決まったのに、就労時間が規定より足りずに保育園を利用できなかった!となってしまうと大変です…

既定の就業時間がわかったら、小さい子どもがいても働きやすい職場を探してみましょう。

急な発熱や、呼び出しがあっても対応ができる職場なら、安心して就業できますし、そのぶん仕事にも集中できます。

手前味噌ですが、求人サイト しゅふJOB では短時間・少日数のお仕事や、主婦が活躍していて子育てしながら働くことに理解がある職場のお仕事をたくさん掲載しています。よろしければぜひご活用ください!

 

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