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仕事のレベルが上がる<メモ・ノート術>!5つのコツ

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おしごとのこと

 

「ついに新しい職場でお仕事スタート!……どんなところに気をつけたらいい?」

「上司や先輩の手を煩わせないように、早く・確実に仕事を覚えるにはどうしたらいい?」

新しい仕事に就くと、どんな業界・職種でも、まずはたくさんのことを覚えなくてはなりません。

今からこの仕事について説明するね…という先輩の話を、うんうんと頷いて聞いているだけになっていませんか?

話を聞いた直後は覚えていても、時間が経てば記憶も薄れて、「説明を聞いたときはカンタンだと思ったのに何から手をつけたらいいかわからない…」と困ってしまう人は多いものです。

実は、ブランク明けの主婦の場合、「メモをとってください」と言われるまで自発的にメモを取らない事のほうが多いと言われています。

しかし、メモをとっておけば後から振り返ることもできますし、上司や先輩が時間を割いて説明してくれたことを聞きかえして時間を奪ってしまうこともありません。

今回は新しくお仕事を始める方や、なかなか仕事が覚えられない…とお悩みの方に、おすすめのメモ・ノート術をご紹介します!

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なぜメモをとるの?4つのメリット

 

具体的なメモ・ノート術の説明をする前に、なぜメモをとるといいのか?をご紹介しておきましょう。4つのメリットがあります。


1.メモは備忘録になる

ほとんどの人がメモを取る=忘れないように残しておく、と思うのではないでしょうか。

仕事中は覚えることも考えることもたくさんあり、自分の記憶力ばかりをあてにしていると、忘れてしまったり情報をうまく整理できなかったりすることがあります。

情報をきちんと整理して記憶できなかったために、思わぬ失敗を招いてしまうことも…。

記憶だけに頼らない失敗予防策こそ、メモを取ることなのです。

 

2.整理する力が身につく

会議の議事録をとったり、セミナーの要点をまとめたり……メモを取るときは、情報を整理し、要点をまとめる力が必要です。

仕事を教えてもらうときは、先輩の言葉、パソコン画面や道具など視界から得られる情報、物が置いてある場所など、たくさんの情報の中で行われます。

そのスピードに追い付くため、人は無意識に「話のポイントはどこか」「キーワードは何か」を取捨選択します。

 

3.疑問を「可視化」できる

仕事の説明を聞いている時や、上司や先輩の話を聞いている時、「あれ?」と思ってもすぐに控えておかないとすぐに忘れてしまうもの。

「あの時何か気になったことがあったんだけど…」と思っても思い出せず、わからないことがわからないままになってしまうことがあります。

疑問に思ったことを走り書きをしておくだけでも、不明点の解決やミストラブル防止になるのです。

 

4.相手に安心感や信頼感を持ってもらえる

「ちょっとお使いに行ってきて!たまご、牛乳、食パン、マーガリンを買ってきてね」と伝えたとしましょう。

相手が「わかった~!」とメモも何もとらずにそのまま出かけて行ったとき、ほんとに頼んだものを全部買ってきてくれるのかな…と不安になりませんか?

相手がメモをとって、復唱してくれたらどうでしょうか。間違いなく頼んだものを買ってきてくれそうだな、と安心感を持ちますよね。

「メモをきちんととって理解してくれている、きっと話の内容もある程度正確に伝わっているだろう」という印象を与えることができると、安心感と信頼感に繋がります。


メモをとることはこのようなメリットもあります。

オフィスワークに限らず、どのようなお仕事をする人にも共通して役立つことなので、ぜひチャレンジしてみてください。

 

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「メモの取り方」5つのポイント

では、メモをとるときのコツをご紹介していきます!

 

1.大事な事だけ控えておこう

相手が話したことを一言一句控えておくことはできませんよね。メモをとるときは、以下のポイントを埋めるようにしてみましょう。

・見出し(例:どんな仕事かをひと言で言うと)

・仕事の目的

・スケジュールや守るべき期日

・業務手順

・注意すべきポイント

・日付、場所、同席者の名前

 

 

 

2.色は3色まで

メモを取るときは2色(黒・赤)がおすすめです。

基本的には黒色でメモをとり、特に重要だったり注意しなくてはいけない点、期日などを赤で線をひいたり囲んだりしておきます。

もし、疑問に思ったことや、アイデアを別の色で書いておきたい場合は、青などを使い3色までにしましょう。

カラフルすぎるとかえって見づらくなりますし、色が制限されているので情報をまとめやすくなります。

 

3.不明点や、人名はカタカナで控える

「ん?今何て言ったか聞き取れなかったな…」「それって専門用語?知らない言葉だった」

という時、頭の片隅に置いておくと気になってしまって前後の話が頭に入ってこなくなってしまうことがあります。

手元の紙に「カシ?」「リンギ」などわからなかったことも走り書きなどでもいいので残しておき、区切りのいいところで質問してみましょう。

カタカナやひらがなは画数が少ないので書きつけておくときにおすすめです。

また、人名をメモするときもカタカナで控えておきましょう。誤った漢字や読み方で覚えることを防ぐことができます。

 

4.メモを取っている間に集中しすぎない

メモを取ることに集中してしまいがちなのですが、上司や先輩が説明してくれているときはコミュニケーションを取ることを忘れずに。

疑問点を聞いたり、復唱するなどして説明をきちんときいて理解していることを示しましょう。

「すみません、今のところでわからない言葉があったのですが、今聞いてもいいでしょうか?」

と疑問点が出てきたらすぐ質問するか、ひととおり説明してもらってからまとめて聞くようにしましょう。

 

 

5.メモは「仕事を覚えるための備忘録」

最後に、メモはあくまでメモ。まとめなおしたら捨てるものです。丁寧に書きこむ必要はありません。

仕事を教えてもらうときにメモを取る目的は、教えてもらった仕事を、自分1人でできるようにするために尽きます。

上司や先輩の話をききながら、1回できれいにノートにまとめたい!と丁寧に書く人もいるのですが、定規を使ってきれいに線を引いたりカラーペンでわかりやすく着色するのは、家に帰ってからにしましょう。

説明をしている上司や先輩は、貴重な時間をあなたのために割いてくれています。あなたのノートをきれいにまとめておきたいという自己満足に付き合わせてはいけません。

メモを取る目的は、最終的に、メモを参考にしながらでもミスなく1人で仕事が進められることが肝要なのです。

 

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メモを整理→ノートにまとめよう

メモをとったら、休憩時間や空き時間、自宅に帰ってから、ノートなどにまとめ直しましょう。ノートにまとめたらメモは捨てます。

当日のメモは、当日のうちにまとめておくことがオススメ!

学校の授業も当日復習すると知識として定着しやすいものですが、仕事だって同じです。できるだけ記憶が鮮明なうちに、書き起こしておきましょう。

人によっては、「自宅に帰ったら子どもたちの相手をしないといけないから時間がないんだけど…!」という方もいると思いますが、まとめるといっても5~10分くらいで整理できることがほとんどです。

夜寝る前に5分だけでも時間をとって、整理してみてください。

 

また、家に余分なノートがあればそれを使ってもいいですが、ルーズリーフとバインダーを使うこともおすすめです。

人によっては、業務のジャンルによってメモをきちんと並べておきたいという人もいますよね。ルーズリーフだと、つど並べ替えることができるので業務の種類や、発生頻度、流れごとにファイルをし直すことも可能です。

もう既にノートにまとめはじめちゃった!という方は、最後の1ページに目次を作っておくことがおすすめです。あとから見直したいときに、見つけやすくなります。

最初は手元のメモやノートを見ながら仕事をすることもありますが、ゆくゆくは覚えて時間をかけずに仕事を進めていくとスピードが上がり、多くの仕事が処理できるようになります。

メモやノートを見なくても完璧な仕事ができるようになる!というゴールを描きながら、知識の定着のためにひとまとめしておきましょう。

 

 

まとめてみて出てきた不明点は、付箋に書き出しておく

メモからノートにまとめなおす時、「これってどういう意味だっけ?」「この言葉がわからなかったけどすぐに聞けなかったな…」というところが出てきます。

不明点は1つずつ、ふせんに書き出しておきましょう!

また、疑問点の解決はできるだけ早いほうがいいので、翌出勤日には確認できるようにしておきます。

「●●さん、おはようございます。昨日教えて頂いた、書類の回収方法について質問があるのですが、今お聞きしてもよろしいですか?」

と、声をかけて聞いてみましょう。上司や先輩の都合が悪いこともあるので、今聞いてもいいか、時間をもらうことはできるか、確認してから質問に入るようにしましょう。

疑問に回答してもらえたら、わからなかったことを書いたフセンの下に、回答をもらったことをメモしておきます。

これをまとめたノートに書き写したり、貼っておけば同じ疑問が浮かんだ時のヒントになります。

 

 

 

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教えてもらった内容は、実践!

ノートを見返しながら実務にチャレンジしていきましょう!

というのも、実際に手を動かしてみると、さらに細かな不明点が出てくることもあります。

手を動かしてみて、行き詰ったところで上司や先輩に声をかけてどこがわからないかを聞き、また作業を再開する…を繰り返していきます。

「お忙しいところにすみません、わからないところがあるのですが、教えていただけますでしょうか」

と聞いてみましょう。

上司や先輩も自分の仕事を進めながらあなたの研修をすることになるので、教えてもらって当たり前という態度ではなく、忙しいところ手を止めてしまうのですから謙虚に質問しましょう。

できるだけ質問の回数は少なくまとめて聞くことがポイントですが、そのために手が止まってしまって仕事が進まないとなると本末転倒です。

 

 

イレギュラー対応が発生したり、ミスしてしまったら…フセンでノートをアップデート

教えてもらった内容に沿って仕事をする中でも、時にはイレギュラー対応(通常の対応とは異なる対応が求められるもの)が発生したり、ミスをしてしまうこともあります。

仕事はミスをしないことを心がけて注意を払わなくてはいけませんが、だれしもミスはするものですし、最初のうちは失敗をしながら学んでいくものです。

仕事でミスをしてしまったら、まずは上司や先輩に報告し、対応方法を相談しましょう。全て解決してから、以下を書き出しておきましょう。

 


ミスをしてしまった時

・どんなミスをしてしまったのか、事象をひと言でまとめる

・どんな対応をしたか

・どう仕事をすすめたらよかったか(反省点)

・次同じことを起こさないためにどうしたらいいか(改善点)

 

イレギュラー対応が発生したとき

・どんな時にイレギュラー対応が起こったか(事象)

・どんな対応をしたか


を書き出します。業務時間が終わったら、ノートにまとめておくようにしましょう。

 

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まとめ

今回は、新しい仕事を覚える時のメモ・ノート術についてご紹介しました。ポイントは以下の4つ!

 

1.新しいことを教えてもらう時は、メモをとる2.メモをもとに当日中にノート等にまとめなおす

3.教えてもらった内容を参考にしながら実際に仕事に着手する

4.ミスやイレギュラーはメモしておき、ノートをアップデートして再発防止に努める

 

教えてもらう仕事についてメモをとる一番の目的は、1人で仕事が進められるようになること。

まずは「どの仕事をどんな手順でやったらいいか」「注意したほうがいいこと、ミスしやすいことを覚えておくこと」を念頭に、メモを取るようにしましょう。

 

また、中には研修を受けてみてびっくりするほど仕事が難しかったり、職場の環境が合わずに1か月経たないうちに退職したい…と考える方もいるでしょう。

そんな時はこちらの記事も参考になれば幸いです。

新しいお仕事のスタートダッシュがうまく切れますように!

 

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