人事（総務）はどんな仕事内容？必要なスキルと「戦略総務」についても解説

人事のお仕事のなかでも縁の下の力持ちに見られがちな「総務」のお仕事。

「人が増えるから、机といすの手配をお願い！」

「コピー用紙やトナーの在庫を常に管理してくれるおかげでいつでも印刷ができる」

「お客様が来社してもいつでもきれいなオフィスだから安心して案内できる」

総務のお仕事は、従業員が気持ちよく働けるように整備する事を担っています。

備品管理のお仕事をしているイメージがある人も多いのではないでしょうか。

ただし、実際にどのような業務内容が行われているかご存じの方は少ないかもしれません。

今回は、人事の領域の中でも「総務」の仕事に関心のある方に向けて、実際の仕事内容や求められるスキルについて解説していきます！

総務ってどんなお仕事？

「総務」とは、他部署では専門外となる業務をすべて担う人たちを指している企業がほとんどです。

なんでも屋ってこと？？と思いますが、基本的には職場の環境整備や従業員がスムーズに利益活動ができるようにサポートをしていきます。

総務の仕事の一例は以下の通りです。

・備品の発注や管理
・施設の管理
・催し物（イベントなど）の企画・運営
・福利厚生の手配
・契約の管理
・郵便などの受け取り・発送
・接客対応

上にあげた業務以外にも、社内で人事や経理が部署として独立していない場合、それらも総務の業務になります。

会社によっては専門的な知識を求められる場合もあります。いずれも会社が円滑に事業を回していくためには必要不可欠なポジションです。

それでは、業務内容についてひとつずつ簡単に整理していきましょう。

・備品の発注や管理

業務に必要なコピー用紙や文房具といった消耗品から、パソコンやコピー機といった大型の備品まで発注・管理を行います。

足りなくなったからただ発注をかけるわけではなく、何個発注をかけ実際に届いているかどうかや、社内のどこで保管するのかも把握しなければなりません。

必要であれば、合い見積もりを取ってコスト削減に取り組んだり、修理依頼について業者と連絡をとる場合があります。

・施設の管理

社内の照明や空調・清掃などの管理が業務になります。照明や空調に不具合があれば業者を通じて修理を行います。

また、防犯設備の管理や定期的な清掃などは法律で定められている事柄でもあるので、忘れずに必要な手続きを進めておきましょう。

・催し物の企画・運営

社内で恒例となっている催し物の企画・運営も総務の業務にあたります。

必ず行われる入社式や総会・忘年会などは前年の資料なども参考にしながら、準備を進めていきましょう。

また、一つ一つの催し物の準備だけでなく、年間スケジュールの構築や予算管理・会場の手配なども必要になります。

その場しのぎでは対応しきれない業務量なので、可能であれば前年の担当者に情報共有してもらいながら、準備を進めてきましょう。

・契約の管理

総務が管理する契約とは、連携会社との取引やオフィスの賃料・レンタルで利用している備品に関する契約が挙げられます。

人事部が社内にない場合、社員の契約も扱う可能性があります。

契約に関する書類は、法律によって保管方法・期間が明確に定められています。

お互いの契約に関するトラブルを防ぐためにも契約書類の管理は適切に行わなければいけません。

・来客対応

受付担当の職員がいない場合、窓口の来客対応や電話・メールの対応も総務の業務になります。

窓口対応はその後適切な部署や人につなぐ必要があるので、お客様の用件を正しく理解しクレームが発生しないよう注意しましょう。

総務のお仕事に向いている人とは？

総務の仕事に向いている人は、一言で表すならば物事を管理しスケジュール通りに進めていくことに抵抗感がない人です。

先ほどご紹介したように総務の業務は、事前に段取りを決めスケジュールを管理し、円滑に進めていくことが多いといえます。

先を見通して、何が起こりそうか予想を立てながら業務にあたる人が得意な人は総務に向いているでしょう。

また社外・社内問わず多くの人と関わる頻度も高いため、コミュニケーションスキルも求められます。

メール対応に始まり、電話対応が必要なシチュエーションも避けられないでしょう。

新規契約締結までには対面での対応が必要になることも考えられます。

様々な人と関わりながら仕事をすることが自分のモチベーションにつながる方は総務に向いているといえるでしょう。

総務のお仕事に活かせる経験やスキルは？未経験でも大丈夫？

総務の仕事に活かせる経験やスキルは以下のようなものが挙げられます。

・PCスキル
・スケジュール管理スキル
・マルチタスクスキル
・コミュニケーションスキル

それぞれについて、どのような内容なのか簡単に整理していきましょう。

・PCスキル

総務のお仕事は必ずパソコンを業務で扱います。ただインターネットで検索ができる、メールの送受信ができるだけでは総務の業務をこなしていくには不十分です。

まず、必要不可欠なのがMicrosoft Officeソフトを扱うスキルです。Excel、Word、PowerPointを場面に合わせて使いこなすことが求められます。

Excelは単純な入力作業だけでなく、簡単な計算式を組み立てることができると、より社内で重宝される人材になるでしょう。

また、会社によっては、特定の計算ソフトやアプリを利用している場合があります。早いうちに慣れて、操作できるようになると、業務がより円滑に進んでいきます。

・スケジュール管理スキル

総務は催し物に始まり、様々なスケジュールの管理を業務として行うことが多くあります。

自分のスケジュールだけでなく、全体のスケジュールを管理・把握し、必要であれば調整を行っていく必要があります。

例えば、社内イベントの出欠管理を行う場合、返答期限の設定や返答のない人たちへの対必要になります。

また、何らかのトラブルによって予定していた日時にイベントが実施できなかった場合、改めて設定することが必要になるでしょう。

場合によっては、立場が上の方達との調整も必要になる重要な業務の一つです。

・マルチタスクスキル

総務は一つの業務に集中していればいいわけではありません。

備品管理をしながらスケジュールを調整し、必要であれば電話を掛けながら契約書を作成すると様々なタスクを一度に消化していかなければなりません。

さらに様々な業務をこなしていく中でも、特に重要度の高いものを判断する必要があります。

業務の重要度も一律ではなく、その時の会社の状態によって変わってくるでしょう。

今求められていることに対してスピーディーに対応することが、円滑に事業が回るための土台作りにつながっていきます。

・コミュニケーションスキル

総務は社内・社外問わず、日々様々な人と連絡を取り合う場面が多くあります。

連絡を取るツールも、メール・電話・FAX・対面とあらゆる方法が考えられます。

コミュニケーションスキルというと対面での会話力が連想されがちですが、ビジネスメールでの適切な対応や電話口での受け答えかたもコミュニケーションスキルの一つです。

場面や相手によって適切な対応ができるコミュニケーションスキルを身につけていると、総務として業務に当たった時でも、スムーズに進めていくことができるでしょう。

未経験でも総務はできる？実はなかなかの”狭き門”

総務の仕事にチャレンジしたい！という方は多いのですが、実は未経験の状態から総務職へ転職するのは難しいと言われています。

理由の一つとしては、そもそも「総務職」の求人自体が少ないからです。

社内の状態をまったく知らない人材を総務として採用するよりも、他の部署で様々な経験をした人材を総務部へ当てたほうが会社としても大きなコストをかけることなく安心して仕事を任せることができます。

未経験から総務職へチャレンジする場合は、自身がどのような武器を持っていて、採用した場合は会社にどのようなメリットがあるのか明確にしておく必要があります。

また、総務業務につながる資格をとっておくというのもわかりやすいアピールポイントになります。

例えば、日商簿記の資格は誰が見てもその人のスキルを判断するための材料となりえます。

企業運営に必要な衛生管理者の資格を取得するのもおすすめです。一定以上の従業員がいるオフィスでは、必ず衛生管理者の資格を持っている人がいる必要があります。

衛生管理者の資格を持っていた人が転職・退職してしまった場合、会社はすぐにでも資格を持っている人を採用するか、従業員に資格を取ってもらわなくてはなりません。

これからの総務職とは？

ここまで、総務の業務についてご紹介してきましたが、実際に総務として働き始めると「自分の業務が本当に会社の役に立っているのかわからなくなることがある」という声も聞こえてきます。

営業職や販売職と違い、総務はこなした業務に対してどんな成果が得られたか見えにくいのが特徴です。

販売数や売上など加算式の評価に対して、ミスがなくて当たり前の仕事のため、ミスやトラブルがあればマイナス評価になる減点式の評価となりがちです。

自分が会社にとって必要な人材なのか、事業に貢献できているのかを考えてしまうくらい、日常の業務が単調になりがちな職種でもあります。

ルーティンワークや静かで黙々とした動きの少ない仕事が苦手な方は、総務の仕事はやや苦痛に感じることもあるかもしれません。

しかし、総務は誰にでもできる仕事ではありません。

コツコツミスなく仕事が進められることは才能ですし、従業員がスムーズに仕事ができるようにするためにコミュニケーションをとったり、様々なアンテナを巡らせて解決すべき問題点を自主的に拾っていく必要があります。

時折「総務は必要か？」という論争がありますが、総務は絶対に必要な役割です。

総務を担当している人が抜けると会社に大きな損失が生まれるのは間違いないでしょう。

注目が集まる「戦略総務」

新しい総務の在り方として、会社の経営に積極的に関わっていく「戦略総務」というものがあります。

企業が抱える課題を解決すべく、総務として改善に挑んでいくことを指しています。

たとえば、働き方改革による残業削減、物価高によるコストカットは企業にとって早急に対応すべき事項です。

そして社会保険適用拡大が人件費に与える影響、男性育休取得時の企業としてのカバー体制や取得率公表義務への対応など…

従業員をとりまくルールや法律は常に改正されており、従業員は人事・総務が会社としての姿勢を明示することが求められています。

コロナ禍中ではテレワークが浸透し、リモートワークの導入、オンライン会議や電子押印の導入などが多くの企業で取り入れられました。

少子化により人手不足が続く中で優秀な人材を採用するためには、若者を惹きつけるオフィスや福利厚生、ロールモデルの提示も期待されています。

こうした変化にスピード感をもって対応すべく総務が主体となって自社の環境やワークルールを整備し、業務効率化や生産性向上のための「戦略的な」行動が求められてきているのです。

総務として会社の全体像を把握しているからこそ、会社をより良くしていくための意見・行動を運営側が求めているのです。

一見すると、会社の雑務を一手に引き受ける何でも屋のような総務職ですが、総務は会社経営を円滑に進めていくためには必要不可欠な役職です。総務の能力が会社の業績に大きく関わると考えてもいいでしょう。

成果が見えにくいという側面もありますが、「戦略総務」という能動的な発信が求められる総務の在り方も広がってきています。

責任感を持って取り組むことで、会社にとって手放すことのできない人材にもなりえます。

求人数は少ないですが、資格などを生かして積極的にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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総務はとても人気なお仕事なので応募が殺到しがちです。もし希望に近いお仕事があればぜひチャレンジしてみてくださいね。

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