雇用管理

パートの離職率を下げて、定着率を上げる3つのポイント【具体例付き】

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パート・アルバイトを採用してすぐに辞めてしまった、なかなか続かないのはうちだけ?とお悩みの企業様は多くいらっしゃるかと思います。労働者全体としての離職率はどうなのでしょうか。厚生労働省の「雇用動向調査結果」によると、1年間の離職者数は約734.5万人。常用労働者数は4940万人→15%という結果になっています。

これを一般労働者に限ると11.6%、パート社員に限る25.5%。男女別にみると、男性が13.3%、女性が19.2%となっています。平均して見ると100人いれば15人は辞めてしまうというのが今の会社の状態なのです。

求人サイトの調査によると、パート・アルバイトを「1ヶ月以内に」辞めた経験がある人の割合は2人に1人という結果も出ています。またそこでは実際に辞めた理由も調査し、5つの理由が見えてきました。

今回はこの5つの理由から見える対策と、実際に離職率を下げられたと実績がある企業の事例をご紹介いたします。

<参考>厚生労働省:平成29年雇用動向調査結果の概況  https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/18-2/dl/gaikyou.pdf

パート主婦が離職をする理由4つのパターン

理由をみると、次の4つのパターンに分類ができます。

1. 採用されるまでに聞いていた話と違う
・勤務時間が求人や面接聞いていたものと異なる
・ノルマがない職種と聞いていたが実際は厳しいノルマがあった
・働き始めてから〇〇日は時給が低いということを、働き始めてから聞かされた

2. 職場内のトラブル
・女性同士のトラブルや派閥、いじめがあり、職場の環境に馴染めなった

3. 本人のスキル不足や、マネジメント不足
・入社してすぐに仕事を一任され何もできずミスが続き、自信がなくなってしまった

4. コントロールが難しいもの
・子供の成長に合わせて働き方を見直した

これらについて詳しく紐解いてみましょう。

 

1.採用されるまでに聞いていた話と違う

・勤務時間が求人や面接聞いていたものと異なる

求人を掲載していたときや面接のときと状況が変わってしまった!という場合や、新しく募集するときの要項をしっかり整えておかないと発生しやすいパターンです。

・ノルマがない職種と聞いていたが実際は厳しいノルマがあった

例えば、既に取引のあるお店や企業を巡回するお仕事の「ラウンダー」。基本的には営業職と異なる職種です。しかし営業職と同じような厳しいノルマを貸してしまっている企業もあるそうで、このズレが不満に繋がり退職してしまうケースもあります。

・働き始めてから〇〇日は時給が低いということを、働き始めてから聞かされた

研修期間中は時給が低めに設定されている企業も多いかと思いますが、求人にその旨を明記しないとこのようなズレが生じます。数十円、数百円の差ですが換算すると大きな金額。お金の問題はこの中でも一番禍根を残すかもしれません。

2. 職場内のトラブル

・ 女性同士のトラブルや派閥、いじめがあり職場の環境に馴染めなった

テレビドラマみたいなお話と思いきや実際にあります。女性が多い職場ほど起こりやすいか?といえばそうとも言えません。いじめの場合は加害者となるような人物がいるところであれば、会社の規模や人数関係なく起こりうることです。

3. 本人のスキル不足や、マネジメント不足

・入社してすぐに仕事を一任され何もできずミスが続き、自信がなくなってしまった

この件は2つの問題が見えます。1つは「本人の業務に対するスキル不足」と「社内側の、教育や研修不足や、マネジメント不足」。前者は採用の段階でミスマッチが発生してしまっています。募集要項から見直しが必要です。後者については忙しい環境に補充された場合に起こりがちです。この問題はミスが起こることもあり周りにも迷惑が掛かってしまうので防ぎたいところです。

4.コントロールが難しいもの=働き方が変わるとき

・子供の成長に合わせて働き方を見直した

子どもを持つしゅふの場合、その子供の進級や進学タイミングで働き方を変える人が多いのも事実。そうなると採用側では中々コントロールがしづらいところですよね。子どもの環境の変化をヒアリングすると、止められるケースがもあります。

 

パターン別、離職を止める対策

採用の段階で防止

ここで抑えるべき点は2つ。主に面接の段階で取り組む対策ですが、難しいものはありません。

・面接時に就業条件(勤務日数、シフトの決め方、勤務時間、残業、仕事内容)はきちんと摺合せをしましょう。

できれば求人票を印刷し相違がないかを面接の場で一緒に確認するのもオススメです。ちょっとしたアクションが大きな成果(トラブルを防ぐ、離職率を下げる)に繋がります。

・採用通知時もしくは入社時に、面接で決まったこと(※)を文章で残し相違がない状態を作りましょう。

勤務日数、シフトの決め方、勤務時間、残業、仕事内容など雇用契約書に盛り込むのがベストですが、細かい内容は採用通知時にメールを送っておくのも良いですね。これを実施しておくと、所謂「言った・言わない」問題も防ぐことができます。

職場環境や業務の整備で防止

女性同士のトラブルや派閥のある職場環境は、早々に変えられるものではないのが現実。しかし、きちんと社員や先輩パートに相談できる体制をつくっておくのは大切です。

週3日勤務にすると、職場で少し嫌だということがあっても、翌日の休みでリフレッシュ・リセットすることができるようで、意外と事が大きくなりません。週5日より勤務よりこうしたトラブルも起こりづらくいようです。

マネジメントや教育で防止

・新しい人を受け入れるにあたって業務フローやマニュアル、教育スケジュールを整えておく。

これにより、新人の業務精度が上がるだけではなく自分のノウハウが可視化でき、無駄な業務を発見できて効率アップも期待でき、一石二鳥です。

・入社時に慣れるまでのスケジュール目安を伝える。

例えば「一人で出来るようになるまでに3ヶ月はかかるので、すぐにできなくても大丈夫ですよ」などと伝えると、事前に一人立ちまでのスケジュールがわかるので、本人も焦らず取り組めます。

 

主婦という属性を理解する

雇用主がしっかり制度を整えても不可抗力のこと、それは働く本人の意思、そしてそのバックグラウンドとなる家庭環境などです。子どもの進学や進級に合わせて必要な収入が変わってくる場合や、手が離れて自由な時間が増えたことにより、勤務日数や時間を増やすことを検討する際、仕事場所も変えるという選択肢が生まれます。こういった場合は新天地での活躍を応援しましょう。

この点に関しては次の章でも応用編としてより具体的なマネジメントノウハウをご紹介します。

3.定着率を上げる、パート主婦のマネジメント方法


ここでは離職率を下げ、定着率を上げるための「教育・マネジメント」のノウハウをご紹介します。特に重要な「採用直後」にフォーカスしています。何事も最初が肝心、ですよ。

コミュニケーション環境を整える。

パート主婦のマネジメントでも特に重要なのが「コミュニケーション環境」。実際に仕事に取り組むパート主婦が、貴社内で誰と・どんなコミュニケーションを取るべきなのか。それを整えておきことだけでも、彼女らのパフォーマンスは変わります。

・お仕事開始初日には、関係者・メンバーに紹介し、座席表等のコミュニケーションツールを充実させる。

・「パートさん」と呼ぶことがないようにする。

・仕事の相談役は出来るだけ1人に絞る。
仕事中に抱えるストレスの約6割は、実務上の指揮命令者が不明確であると言われています。その原因は仕事をしていて不明点が出たときに誰に聞けばよいかわからないというものです。仕事の相談役はなるべく一人にそして明確に伝えておきましょう。

・残業や仕事の依頼は早めに。「ありそう」と伝えるだけでも効果あり。
パート主婦は退勤後も家事や育児が控えている方が多く、時間的制限があるため急な残業や仕事の依頼に対応できなくなることもあります。あらかじめ発生しそうな残業や仕事は、早めに依頼、スケジュールを確保しておくこと、業務の優先順位を共有しておくとよいでしょう。仕事がありそうだと伝えるだけでも効果はあります。

最初の教育と研修を工夫する。

・イレギュラーに強い人材になるためにも、詳細の説明の前に全体像をしっかり伝える。
仕事の詳細説明に入る前に、「何をしている会社か」「会社全体の仕事の流れ」を今一度説明し、社内の仕事の全体像を把握出来るよう説明するとよいでしょう。

「全体の仕事の流れの中で、自分が担当するのはどの部分であるのか」を把握することによってスタッフは自分の役割をより明確に理解することが出来るようになるとともに、全体が見えることでイレギュラー対応の下地を醸成することができます。

・「正しい状態」はどんな状態か。イレギュラー発生時の行動を教える。
パート主婦にとっては、初めての職場と業務です。こうした初めての人にミスを生じさせないために、「どれが正しい状態であるか」をしっかり理解してもらうことが重要です。

しかし業務にイレギュラー(正しい状態ではないもの)はつきもの。こういう場面にあたったといは、相談先を明確にしておくとよいでしょう。この相談先が明確になっていいない場合に、人は予期しない行動をとり、これがトラブルとなるケースが多いのです。

・仕事の目的と意味を理解させる
仕事の手順を説明するのも大切なことですが、もっと大切なのが仕事の目的と意味。「何のためにこの仕事があるのか」「スタッフの対応や業務を正確に行うことがどんな効果を社内・顧客に与えられるのか」また逆に「対応や業務にミスが発生すると社内・顧客にどんな負担・不具合を与えてしまうのか」等、自分の仕事の顧客・社内に対する影響の理解を促すことが肝要です。

・よく起こるトラブルと原因を理解してもらう
パート主婦に依頼する仕事で、「過去にどんなトラブルがあり」、「その原因は何だったのか」、「どんなところに気をつけて業務を行えばよいか」を教育・研修時にしっかりと伝え理解を促しましょう。

最初にトラブルに対する理解があれば、実際の業務中トラブル、ひいては周囲に対する影響を最小限に食い止めることができます。トラブルがきっかけで辞めてしまう、ことも未然に防ぐことも期待できます。

日常の情報伝達サイクルを作り、情報の更新と共有を行う。

・どんな状態が「正」であるのか。最初だけでなく日頃から情報を発信し続ける。

・運用フローや手順の変更点を更新・情報発信する。
運用フローや業務手順の変更、それに連絡先の変更。日常業務では様々な変更が頻繁に起こるものです。ここで大事なのはスタッフの頭の中にある「正の情報」を更新すること。
一般的に運用変更があった際にミスが増えるのは、この情報更新と理解が行えていないからなのです。

・発信した情報は確実に共有する。
情報の更新・発信の次にはそれらが共有されることが必要です。日常業務でよくあるのは、情報更新されたがそれを知っているのは一部の人のみという状態。この状態はミスやトラブルの原因となるとともに、業務のの取るネックを発生させる原因ともなります。

仕事の指示の出し方の工夫をする。

・ミッションと期限を明確に、最初の指示は丁寧に。

・不明点が発生した際の問合せ先を明確に。
運用フローや業務手順の変更、それに連絡先の変更。日常業務では様々な変更が頻繁に起こるものです。ここで大事なのはスタッフの頭の中にある「正の情報」を更新すること。
一般的に運用変更があった際にミスが増えるのは、この情報更新と理解が行えていないからなのです。

・締めは基礎的な仕事に集中。ひとり立ちする基盤を作る。
情報の更新・発信の次にはそれらが共有されることが必要です。日常業務でよくあるのは、情報更新されたがそれを知っているのは一部の人のみという状態。この状態はミスやトラブルの原因となるとともに、業務のの取るネックを発生させる原因ともなります。

4.最後に

ここでは離職する傾向と対策、具体的なマネジメント方法についてご紹介しました。

もちろん個人ごとに理由はことなるので、退職の話を出されたときは出来る限り理由を聞き、見直せるところはしっかり向き合って改善を進めるなどをするとよいでしょう。

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