少子高齢化による新卒の争奪戦や転職活動が盛んに繰り広げられる現代の日本。自社が欲する人材の確保には、採用フローにすべてが掛かっているといっても過言ではありません。

自社に合った採用フローを徹底して構築することで、個々の採用業務や採用したい人物像が可視化できるばかりか、採用までの一連の流れを効率よく運用できるようになります。

当記事では、主に以下の点について徹底解説します。

・採用フローに必要な要素
・採用フローの流れ
・採用活動で成果を出すための秘訣
・採用活動が軌道に乗らないときの原因と対策

採用活動の要である【採用フロー】を攻略して、より実のある採用業務にしていきましょう。

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採用フローとは？

採用フローとは、採用活動における求人の企画～内定～入社手続きといった一連のプロセスすべてを指します。全体の流れを体系化し、効率的かつ一貫した採用活動を行うための基盤となりますので、従業員を雇うことが決まったら、まずは採用フローを構築しましょう。

冒頭の章では、採用フローの意義や運用のために必要なマニュアル・手順書の役割について解説します。

採用フローは採用活動において重要な要素

採用フローは、どんな雇用形態の採用においても重要です。そもそも採用活動には、あらかた決まった業務があります。各ステップが詳細に設計されれば、受付から内定、入社までの各段階で発生しがちな業務の遅延やミスを防ぎ、採用活動全体のスムーズな進行が実現します。

また、採用フローがはっきりしていれば進捗や次の行動や全体の工程を共有しやすいため、担当者間の認識のズレを防ぎ、効率的な人材確保が可能になります。企業の成長に直結する採用活動において、正確なフロー管理は成功のカギです。

マニュアルと手順書の定義と役割

マニュアルと手順書は、採用業務以外でも多く活用されています。採用フローを確実に運用するためには、マニュアルと手順書が重要な役割を果たします。

ですが、両者は混同して利用されがちです。厳密には使い方が異なるのをご存知ですか？

【マニュアル】は業務単位で共有すべき基本方針やルールを示し、【手順書】は各プロセスごとの具体的な作業手順を明文化したものです。

採用活動でもマニュアルと手順書を作成して日頃からアップデートをすることで、細かな業務までもが可視化されて無駄な工程を削除できたり、質の良い業務が遂行できるようになります。また、担当者が変わっても迷いなく対応できるので、ミスや漏れを防げて一貫した業務が保たれます。

採用フローには採用計画が必要

採用フローを効果的に運用するためには、まずは採用計画を策定することが不可欠です。採用計画では採用タイミングや採用人数、求めるスキルや人物像を具体的に定めます。事前の計画により、各プロセスの目標や期限が明確になって、採用活動を無駄なく戦略的に進められます。

また、採用計画を基に進捗管理をしたり成果を数値化することで、無駄なコストや手間を削減できたり改善ポイントを見つけることが可能です。

逆に、採用計画を立てずに進めてしまうと、スケジュールも曖昧で採用予定日までに人材の確保ができないリスクがあるため、必ず計画を立てたうえで進めていきましょう。

＜新卒・中途の採用基準の詳細はこちら▶社員採用に必要な採用基準とは？具体例や選考のポイントを解説します＞

＜パート・アルバイトの採用基準はこちら▶パート・アルバイトの採用基準とは？書類選考や面接のポイントを解説＞

採用フローの内容とポイント

この章では、基本的な各ステップのポイントを詳しく解説します。採用業務に活かせるよう、ぜひマニュアルや手順書に落とし込んでみてください。

ステップ1：労働条件を定める

人員の募集をすることが決まったら、まずは労働条件を決めます。

労働者の募集を行う場合、求人情報には労働条件を明記することが義務付けられています。内容は厚生労働省（職業安定法）によって定められ、法改正がある度に募集要項の見直しが必要です。直近では2024年4月に改定されました。

求人票に最低限明示が必要な項目

・契約期間
・試用期間
・就業場所
・就業時間
・休憩時間
・休日
・時間外労働
・賃金
・加入保険
・受動喫煙防止措置
・募集者の氏名または名称

2024年4月から追加された明示事項

①従事すべき業務の変更の範囲※（※は下部画像を参照）
②就業場所の変更の範囲※（※は下部画像を参照）
③有期労働契約を更新する場合の基準

文言だけでは分かりづらいため、例を見てみましょう。画像の赤字箇所が追加された①〜③の内容です。

引用：職業紹介事業者の皆様へ｜厚生労働省

改定内容は、求職者が詳細を把握したうえで応募できるよう、ミスマッチの起きにくい対策を心がけていることが分かります。

なお、求人広告のスペースが狭いなどの問題で全項目が明記できない場合は「面接時に伝える」などと記載したうえで、労働条件の一部を別のタイミングで明示することが可能です。

参考：職業紹介事業者の皆様へ｜厚生労働省

掲載内容のポイント

・前任者がいる場合は、同等の雇用条件でよいのか確認
・新ポジションの場合は、雇用条件のほかフォロー体制も整える
・要資格者や経験の有無など、細かな要望も記載するとターゲットが絞りやすい

＜“本気”の求人広告、作りたい？▶【応募獲得】求人条件に書くべき項目10選！魅力的な作成方法を解説＞

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ステップ2：求人広告作成～募集開始

労働条件が確定したら、次に求人広告の作成に移ります。労働条件だけでなく企業の魅力や求める人物像を明確に伝えることで、ターゲットとなる求職者の関心を引き、応募数を増やす効果が得られます。そして、競合他社に引けを取らない求人票を作成しましょう。

求人媒体の種類

・自社のホームページに採用ページを作る
・求人サイト（しゅふＪＯＢやIndeedなど）に登録して求人広告を出す
・求人フリーペーパー（タウンワークなど）や折込チラシに掲載する

＜おすすめの無料求人サイトを知りたい！【2025年最新】無料求人サイト23選｜掲載コスト0円で採用を成功させる方法＞

求人広告を作成するポイント

・誰が見ても分かりやすく明確に記述する
・求める人材（スキル・経験）を具体的に記載する
・仕事内容は詳細に記述する
・競合他社との差別化を図るために自社の強みや魅力を強調する
・目に留まるキャッチコピーで求職者の興味を引く
・求人広告全体のコンセプトを決め、統一感を持たせる
・企業の採用ページやSNSを活用して求人広告の宣伝をする

＜知らなきゃ損する求人票の書き方▶応募が集まる求人広告の書き方とは？作成のコツやポイントを解説＞

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ステップ3：会社説明会

会社説明会は求職者に企業の理解を深めてもらい、応募意欲を高める重要な場です。種類としては、就活をする学生を対象とした説明会、中途採用向けの転職セミナーや求人サイトなどが企画する合同説明会があります。

企業は事業内容や自社の魅力を効果的に直接アピールでき、求職者は気になる企業の話を聞けたり質問ができるので、両者にとって貴重な機会です。また、応募前に先行して求職者の興味が引けるので、他社よりリードできます。

以下に、会社説明会を実施する際のポイントとメリットをまとめました。

会社説明会のポイント

・明確な目的設定：説明会の開催目的を明確にし、求職者に何を伝えたいのかを整理する
・プログラム内容の充実：企業の理念・事業内容・職場環境・募集職種の詳細など、求職者が知りたい情報をそろえる
・質疑応答の時間：求職者の疑問や不安を解消する場を設ける
・先輩社員との交流：現場スタッフとの交流を通じて、具体的な業務内容や社風を伝える
・オンライン対応：遠方の人や多忙な人にも参加してもらえるよう、オンラインでの説明会も検討する

会社説明会を実施するメリット

・企業理解の促進：企業のビジョンや文化を直接伝え、採用のミスマッチを防ぐ
・応募意欲の向上：直接のコミュニケーションを通じて求職者の不安を解消し、応募意欲を高める
・ブランドイメージの向上：説明会での丁寧な対応は、企業の信頼性や魅力を高める
・選考プロセスの効率化：求職者が企業理解を深めたうえで応募するため、選考の効率化が期待できる

また、可能な企業は社内見学の実施をして、オフィスや作業現場の見学を組み込み、職場の雰囲気を直接感じてもらうことも有効です。

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ステップ4：書類選考

書類選考では履歴書や職務経歴書をもとに、応募者の経験やスキルや志望動機を総合的に評価し、候補者を絞り込むプロセスです。

すべての雇用形態で共通して重視すべきポイント

・募集要項との適合性：​応募者のスキルや経験が、募集しているポジションの要件に合致しているかを確認​
・応募書類の整合性とマナー：誤字脱字の有無や書類の完成度から、応募者の注意力や本気度をチェックする
・志望動機と自己PR：​具体的で自社に関連性の高い内容が記載されているかを確認し、応募者の熱意や自社との適合性を判断

上記ポイントを参考に評価基準を統一することで、書類選考の質と効率を高めることができます。

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ステップ5：筆記試験・適性検査

筆記試験や適性検査は、応募者の基礎能力や職務適性を客観的に評価する手段です。書類選考や面接だけでは把握しにくい応募者の潜在能力や特性を数値化し、より正確な判断材料とすることができます。

筆記試験・適性検査を実施するメリット

・客観的評価：応募者の能力や適性を数値化でき、主観的な判断を補完する
・ミスマッチ防止：職務内容や企業文化に適した人材を選抜することで、早期離職のリスクを減少させる
・効率化：大量の応募者から適切な人材を効率的に選抜できる

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ステップ6：面接

面接は、応募者の人物像や実際のスキルを直接確認するための重要なプロセスです。場合によっては一次面接や二次面接など複数回の面接を通じて、自社が求める人材かどうかを慎重に判断します。

また、直接会話することでコミュニケーション能力がどの程度あるかをチェックできる機会です。入社してから「この人なんか違う」とならないよう、多方面から見極めましょう。

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採用選考時に配慮すべき事項

なお、厚生労働省は採用選考において【就職差別につながるおそれがある14事項】を挙げており、適切な採用を行うよう事業者へ呼びかけています。

なかでも、14項目の内の以下11項目は、面接時においてたずねないよう留意したい点です。もちろん、エントリーシートへ記載項目を作成し回答させるなどの行為も避けましょう。

【就職差別につながる恐れのある事項の一部】
①本籍・出生地に関すること
②住宅状況に関すること
③家族に関すること
④生活環境・家庭環境などに関すること
⑤宗教に関すること
⑥人生観・生活信条などに関すること
⑦思想に関すること
⑧購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
⑨支持政党に関することの把握
⑩尊敬する人物に関すること
⑪労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動に関すること

仮に、面接官が適正や能力に関係のない質問を何気なく聞いたつもりでも、応募者からすると「答えたくないけど、答えないと不採用になるかも…」「仕事とは関係のない話が合否の判断材料にされてる」と思うでしょう。面接という非日常の場では、聞かれた質問には否応なしに答えなくては、という心理もはたらいてしまいます。

公平な採用選考となるよう、就職差別につながる行動は避けてください。

参考：採用選考時に配慮すべき事項 | 厚生労働省

＜WEB面接を導入する▶【企業向け】WEB面接の注意点や進め方│採用失敗しないポイントとは＞

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ステップ7：内定通知

内定通知は、最終的に採用が決定した応募者に対し、正式に内定を伝えるプロセスです。通知のタイミングや方法が企業の印象に大きく影響するため、丁寧かつ迅速な対応が求められます。

なお、対応が遅れると他社の内定が先に応募者に届いてしまい、内定辞退されるケースも珍しくありません。応募者へは結果通知の目安を伝え、不安を抱かせないようにすることも大切です。

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ステップ8：入社手続き

入社手続きは、内定者が正式に入社するための最終ステップです。必要書類の提出やオリエンテーションの実施など、スムーズに進むよう、担当者間での事前の打合せとスケジュール調整を怠らないようにします。

また、手続きのなかには法的義務が発生するものもあります。対応漏れのないよう注意しましょう。

主な入社手続き

・労働条件通知書・雇用契約書の作成
・必要書類の回収
・社会保険・労働保険の加入手続き
・税務関連手続き
・社内備品の支給

なお、2024年4月から［労働条件明示のルール］が改正されています。今一度、従業員に改正後のルールに則った通知をしているか確認しましょう。

引用：2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました｜厚生労働省

提出書類の確認と管理

・必要書類の提出漏れや記載ミスがないか確認し、適切に管理する
・社会保険や雇用保険の加入手続きには法定の期限があるため、遅れないよう注意する
・収集した個人情報は漏えいしないよう適切に保管する
・関係部署と連携し、入社初日に必要な備品や環境が整っているか確認する

手続きや提出書類について、従業員が正確に理解できるよう丁寧に説明しましょう。

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以上が、一般的な採用フローの詳細になります。

次章では、雇用形態ごとの採用フローの型と採用時のポイントをお伝えします。

雇用形態により、ターゲットとする人材・求めるスキル・採用活動の目的など、いわゆる採用計画が異なるため、採用フローにも大きな違いが出ます。

新卒の採用フローとポイント

年間とおして募集可能な中途採用とは異なり、新卒の採用スケジュールは内閣官房が採用活動の日程の取り決めをしています。

２０２５（令和７）年度卒業・修了予定者等
下記の就職・採用活動日程ルールを原則とする。
・広報活動開始　　：卒業・修了年度に入る直前の３月１日以降
・採用選考活動開始：卒業・修了年度の６月１日以降
・正式な内定日　　：卒業・修了年度の１０月１日以降
その上で、専門活用型インターンシップ（２週間以上）で春休み以降に実施されるものを通じて高い専門的知識や能力を有すると判断された学生については、そのことに着目し、３月から行われる広報活動の周知期間を短縮して、６月より以前のタイミングから採用選考プロセスに移行できることとする。
引用：２０２５年（令和７）年度卒業・修了予定者等の就職・採用活動に関する要請

近年、新卒採用を目的とした採用活動が早期に行われたり長期化する傾向にあります。企業ごとで採用スケジュールが異なると学業に専念する機会を奪ってしまうほか、学生が混乱してしまうため、安心して就職活動ができるよう企業側が足並みをそろえることが必要です。

なお、新卒採用では3つの採用フローがあります。それぞれの違いを見ていきましょう。

①［説明会＋選考］一体型

説明会＋選考一体型は、企業説明会と選考プロセスが同時に実施されるフローです。

特徴は、短期間で採用活動を完結できるため、応募者との迅速なマッチングが可能です。一方で、説明と選考が同時進行となるため、学生にとっては十分に企業を理解する時間が限られる点が懸念されます。

②インターンシップ型

インターンシップ型は、インターンシップ期間中に実務適性などの評価を行い、採用の可否を判断するフローです。

特徴として、相互理解が深まりやすくミスマッチが起こりにくい点と、学生は実際の業務を通じて企業の雰囲気や相性を確かめられるメリットがあります。ただし、期間が長めに設定されることが多く、企業側の運営リソースが求められる点に注意が必要です。

参考：長期インターンならココシロインターン｜長期インターンエージェントサイト

③試験先行型

試験先行型は、採用プロセスの初期段階で筆記試験や適性検査などを実施し、一定の基準をクリアした学生に絞っていくフローです。

特徴としては、大量の応募者から効率的にスクリーニングでき、評価基準が数値化されて客観的な判断がしやすい点が挙げられます。なお、試験結果だけでは学生の人柄や潜在能力が十分に評価できないため、後続の選考で補完する必要があります。

新卒の採用目的とポイント

中途採用の主な目的は応募者の持つスキルや経験を買って即戦力にすることですが、新卒の場合は異なります。

採用目的に沿った選考ポイントも見ていきましょう。

新卒の採用目的

・企業文化の継承：社会人経験のない新卒社員は企業独自の文化や価値観を柔軟に吸収しやすく、組織の一体感を高める役割を果たす
・組織の活性化：新たな視点やアイデアを持つ若手社員の採用は、組織全体の活性化やイノベーションの促進につながる
・人材の計画的補充：新卒採用は計画的に人材を補充し、将来的な組織の成長や変化に対応するための基盤を築くことができる

新卒の選考ポイント

・評価軸の違い：学業成績・クラブ活動・インターンシップ経験・志望動機など、潜在能力やポテンシャルを重視する傾向がある
・学業成績や専攻分野：応募者の学業成績や専攻が、募集職種に関連しているかを確認
・自己PRや志望動機：文章力や表現力を通じて、応募者の人柄や企業への熱意を評価
・課外活動やアルバイト経験：リーダーシップや協調性、主体性などのソフトスキルを把握するために、これまでの経験を重視

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以上が、新卒の採用フローとチェックポイントとなります。

フレッシュな人材確保を検討するならば、上記の事項を念頭に置いて採用計画とフローを固めていってください。

〈中途〉の採用フローとポイント

中途採用は、人員不足や事業拡大など幅広い理由で募集を行います。

まずは、中途採用で活用できる採用の型を見ていきましょう。

①［筆記試験＋面接］一体型

筆記試験＋面接一体型では、筆記試験と面接を組み合わせて候補者を評価します。筆記試験の実施は、特に専門知識を必要とする職種に適しています。

筆記試験で知識や論理的思考力の測定に繋がりますが、試験の準備や実施に時間とコストがかかるので注意しましょう。

②リクルーター型

社内で選定されたリクルーターが企業と候補者との間に入り、直接面談を行ったり候補者の推薦をする方法です。​また、ターゲットが学生の場合、対象となる大学や専門学校出のOB・OGにあたる社員がリクルーターに選出されます。

求職者や就活中の学生とリクルーターとの距離が近いため、自社に適した人材か直接判断できる手法です。​ただし、リクルーターの質やネットワークに依存するため、信頼できる人物に依頼できるかが重要となります。

③リファラル型

リファラル型は、社員からの紹介で候補者を集める方法です。​社員のネットワークを活用することで、企業文化に適合しやすい人材を採用できる可能性が高まります。​また、採用コストの削減や採用スピードの向上といったメリットもあります。​

​ただし、社員の紹介に偏りが生じたり、面接官の主観が評価に影響する可能性があるため、評価基準の明確化が必要です。

中途の採用目的とポイント

新卒採用ではフレッシュな人材を起用して計画的な若手社員の育成を行いますが、職歴のある中途採用では、期待値や求める実務能力が異なります。

中途の採用目的

・事業課題の解決：​特定のスキルや経験を持つ人材を確保することで、抱える事業課題を解決する
・欠員補充：​退職や異動などで生じた人員不足を補う
・即戦力の確保：​即戦力の起用で迅速に業務を遂行し、生産性向上を図る​
・組織の活性化：​新たな知識やスキルを持つ人材は、組織内に新しい視点やアイデアをもたらし、組織全体の活性化を促進する​
・多様性の推進：​異なるバックグラウンドや経験を持つ人材を採用することで、組織の多様性を高める

中途の選考ポイント

・志望動機の明確さ: 企業や職種への理解度、そして応募者の熱意を測る指標となる
・職務経歴と実績：これまでの職務内容や達成した成果が、募集職種の要件と合致しているかを確認
・スキルセット：必要な専門知識や技術を持っているかを評価
・転職理由：応募者のキャリア志向や価値観を理解するために、転職の動機を確認

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以上が、中途採用のフローとチェックポイントです。

経験豊富で信頼のおける仲間探しにお役立てください。

〈アルバイト・パート〉の採用フローとポイント

アルバイト・パートの採用は社員とは異なり、大幅に採用フローを削減できます。以下は、採用フローの一例となります。

アルバイト・パート採用の主な流れ

新卒や中途と違い、アルバイト・パートの場合は応募が入ったら書類と面接のみで採用を決めるパターンが多いです。そのため、応募〜内定までが短期間で終了するのが特徴です。

また、アルバイト・パートの採用目的は、新卒や中途と大きく異なります。

アルバイト・パートの採用目的と選考ポイント

時給で雇い入れることの多いアルバイトやパートは、社員や契約社員とは異なる目的で採用されるケースがほとんどです。

アルバイトやパート従業員をうまく活用するためにも、採用目的は見失わないようにしましょう。

アルバイト・パートの採用目的

・業務量の変動に対応：繁忙期や特定の時間帯に業務量が増加する際に、必要な人員を確保しやすい
・人件費の削減：正社員を起用するよりも、アルバイトやパートの方が人件費を抑えられる場合があり、配属するポジションと労働条件によりコスト効率が高まる
・正社員の負担軽減：ルーチンワークや補助的な業務を任せることで、正社員が戦略的な業務に集中できる環境を整えられる
・多様な人材の活用：学生や主婦やシニア層など、多様なバックグラウンドを持つ人材を採用することで、組織の多様性を高め、新たな視点やアイデアを取り入れることができる

＜「面接」がなかなか進まない？【しゅふＪＯＢ導入事例】▶しゅふ層は面接ドタキャンもほぼゼロでよかったです。（miraiz株式会社様）＞

アルバイト・パートの選考ポイント

・勤務可能時間や曜日：シフトや勤務時間の柔軟性が、企業のニーズと合致しているかを確認
・コミュニケーション能力：接客業に限らず、社会人としてコミュニケーションに問題がないかを見極める
・通勤時間：通勤の利便性や長期勤務の可能性を考慮し、職場まで妥当に通える範囲の居住地であるか

新卒・中途・アルバイト・パートそれぞれで、フローや注視すべきポイントが異なることが分かりました。

また、企業の方針や雇用形態によっては、1人の求職者に対して面接を2回実施する場合があったり、筆記試験や適性検査は不要と判断する場合もあったりと様々です。自社の方針に沿った採用フローを構築しましょう。

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採用フローを守ったのに成果が出ない原因

採用フローに則って採用活動を行っても、必ずしも期待通りの成果が得られない場合があります。

本章では、採用プロセスで成果が出ない主な原因を探っていきます。

原因①採用率が低い

採用率とは、求人広告から流入した応募に対して、実際に採用に結びついた応募者の割合のことです。求人活動の効果を確認するうえで重要な指標となりますので、ぜひ採用率の算出をおすすめします。

【計算式】
採用率=（採用者数÷応募者数）×100

採用率が低い場合ですが、求人広告の内容や応募者への対応に問題がある可能性があります。ほかにも、企業の魅力が十分に伝わらず、応募者が他社へ流れて離脱してしまうケースも多く見受けられます。

原因②歩留まり率が低い

歩留まり率とは採用率をより細分化したもので、採用プロセスのどの段階で応募者が離脱しているのかを数値化することです。データを基に具体的な改善策を講じることが可能で、採用率の向上に寄与します。

【計算式の一例】
応募率=（応募数÷求人閲覧数）×100

応募から入社に至る各段階での歩留まり率が低い場合、各プロセスの運用や選考基準に改善の余地があると考えられます。

＜【採用率・歩留まり率】の詳細を知る▶アルバイト採用率の上げ方は？｜平均採用率と効果的な対策10選＞

原因③採用したい人物像を固められていない

雇い入れたい人物像が曖昧だと選考基準にブレが生じ、結果として採用の質が低下します。具体的な人物像を明確にすることは、採用活動の成功に直結する重要な要素です。

原因④ターゲットに訴求する求人広告が作られていない

求人広告がターゲット層に響いていないと、応募者の質や数に大きな影響を与えます。

たとえば、求人内容に事業成果のことばかりを挙げて「これだけ成長した会社で安泰だ」と語れば、事業風土は魅力的に映りますが、それだけでは仕事内容が見えてきません。実際に募集する仕事内容や福利厚生など、求職者本人に関わることを詳細にすることが、ターゲットである求職者たちに直接響きます。

ターゲットに訴求する魅力的な求人広告は、採用成果の向上に不可欠です。

ご紹介した上記5つの原因が1つでも該当するのならば、改善の余地はあります。

＜その言葉、求人広告ではNGです！｜【要確認】求人原稿に記載のngワード｜その言い回しNGワードかも？＞

原因⑤応募者への対応がぞんざい

応募者への対応が不十分だと企業の印象が悪くなり、採用までに離脱されてしまう原因となります。

たとえば、応募者から問い合わせが来ているのにもかかわらず、一両日中に回答をしなかったら不信感を抱かれるでしょう。もしくは、他の候補者に内定が決まっているのかと疑念を持たれてしまいます。

応募者だけでなく、応募前の求職者へも迅速かつ丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

採用フローで採用活動の成果を出すための7つの秘訣

いざ求人を公開したら、応募があるまで放置…なんてことになっていませんか？求人を公開した時点で、競合他社との求職者の争奪戦は始まっています。

他社に良い人材を確保されないためにも、既存の採用フローを見直して改善するのも採用担当者の責務です。失敗しない採用活動にするために、以下の7つの対策を盛り込みましょう。

秘訣①採用予定日までの日数逆算

採用予定日から逆算して各プロセスのスケジュールを設定することで、無駄な遅延を防ぎ、計画的な採用活動を実現します。また、進捗に沿った進行管理も成果向上のカギとなります。

欲しい時に「人手が足りない！」とならないよう、採用計画は綿密に立てましょう。

秘訣②採用したい「人物像」は具体的に決める

明確な採用ターゲットを設定することは、選考基準が統一され、効果的な評価が可能となります。もし、漠然とした考えや応募者の雰囲気だけで採用の可否を決めてしまうと、実際の業務や社風にミスマッチな人材を雇い入れることに繋がりかねません。

具体的な人物像は応募者の質を高め、採用率向上に寄与します。

「求める人物像」設定のポイント

・企業理念やビジョンに適合し、組織の目標達成に貢献できる人材の見極めが重要
・業務内容や必須スキルを明確にすれば、適切な候補者を特定しやすくなる
・現社員や関係者からの意見を収集して、実際の業務内容や職場環境に適した人物像を設定する

秘訣③企業の魅力を効果的に伝える

採用活動において、企業の魅力を求職者に効果的に伝えることは、優秀な人材を引き付けるための重要な要素です。明確かつ魅力的に発信することで、求職者の関心を高め、応募意欲を促進します。

具体的な内容の例

・企業のビジョン・ミッション：企業が目指す方向性や社会的使命を明確に伝えることで、求職者に共感を与える
・社員インタビュー：現場で働く“社員のリアル”を紹介して職場環境を伝え、求職者に“自分が働くイメージ”をつけてもらう
・職場環境：オフィスの写真や社内イベントの様子を公開し、企業文化や働きやすさをアピール
・柔軟な働き方・福利厚生：リモートワークの導入や充実した福利厚生など、求職者にとって魅力的な制度を強調
・社会的責任・SDGsへの取り組み：環境保護や社会貢献活動など、企業の社会的責任への取り組みを伝えることで信頼性を強調する

＜地元採用に力を入れるならば▶【全国エリア別】地元特化型の求人サイト82選｜活用方法・成功事例も解説＞

秘訣④「歩留まり率」に焦点を当てる

各選考ステップの歩留まり率を定期的にチェックし、問題箇所を特定することは採用率アップに繋げる重要な要素です。なかなか採用に至らない場合、漠然と悩んで闇雲に対応するよりも、データに基づいた改善策が必要です。

歩留まり率を改善する対策の例

①採用プロセス全体の見直し：各段階（応募・書類選考・面接・内定）の歩留まり率を分析し、どの段階で候補者が離脱しているかを特定する
②求人内容の再評価：求職者にとって魅力的で明確な求人情報を提供しているか確認します。
③選考基準の明確化：選考基準が曖昧だと、適切な人材を見逃す可能性がある
④面接官のトレーニング：面接官のスキルや評価基準を統一し、公平な評価が行われているか確認する
⑤迅速な応募者への対応：候補者対応は遅延のないようにし、企業の印象を向上させる
⑥プロセスの迅速化：選考プロセスが長引くと、候補者の離脱を招く可能性がある
⑦内定者フォローの強化：内定後のフォローアップを強化し、内定辞退を防ぐ

秘訣⑤応募者は「人」を見ている

応募者の入社意欲や内定承諾率の向上は、採用担当者（人事）の対応次第で変わるとも言えます。求職者にとって、企業側と初めてやり取りをする人は採用担当者です。採用担当者は、言わば“会社の代表として対応している”と言っても過言ではありません。

そのため、期日までに連絡を入れなかったり横柄な態度で接したり、面接時に仕事とは関係のない質問をするなど、応募者が不信に思うような行動は避けましょう。

また、丁寧な対応と温かみのあるコミュニケーションが、応募者からの信頼に寄与します。

秘訣⑥採用フロー最適化のためのツールを導入する

各求人媒体が提供する機能やツールを最大限に活用することで、募集～応募者管理のすべてが効率化され、採用活動全体のパフォーマンスが向上します。

たとえば、主婦・主夫層に特化した採用プラットフォーム「しゅふＪＯＢ」では、採用フローに欠かせない機能をそろえています。詳しい機能については、以下の記事を参考ください。

＜採用率アップ！しゅふＪＯＢの効率的機能をご紹介▶【しゅふＪＯＢマニュアル】応募者対応の基本的な流れ＞

秘訣⑦マニュアルと手順書で人為的ミスを減らす

マニュアルと手順書は、業務の標準化や品質向上に不可欠な指針です。採用フローを構築する際には同時に作成して担当者間で共有しましょう。

どんな業務でも共通して言えますが、人為的なミスは誰しも起こすものです。口頭注意をするだけでは再度のミスにつながるため、再発防止策の検討と併せてマニュアル・手順書の活用が不可欠となります。

また、業務の引き継ぎを口伝で受け継いでいく…なんてことをしていたら、何かしら伝え漏れる可能性は十分にあります。

マニュアルと手順書の活用は、担当者間の認識のズレを防いだり人為的ミスを最小限に抑えることができます。なお、フローに変更がある都度、アップデートすることも忘れずに。

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以上が、採用活動を成功に導くための対策となります。採用フローを構築したり見直したりする際は、ぜひ上記の項目を取り入れてください。

採用フローの各段階で歩留まりが悪いときの対処法

採用フローにおいて各段階の数字が目標に達していない場合、その原因を特定して迅速に対処することが必要です。

各プロセスごとの歩留まり改善策を紹介します。

応募率が低い

求人広告の閲覧数に対して応募数が極端に少ないパターンでは、広告内容の魅力度や応募フォームの使いやすさに課題がある可能性があります。求職者がスムーズに応募できる環境整備が求められます。

特に、求職者にとって労働条件はより興味のある内容です。せっかくある制度は積極的に記載しましょう。

また、競合他社の求人情報をリサーチすることも重要です。求人広告は「広告」なので、いかにターゲットが流入しやすくなるかをマーケター目線で考えることも必要となります。

＜求職者に人気の「雇用条件」を知りたい！｜【勤務日数・時間／こだわり条件編】しゅふＪＯＢで求職者が検索するキーワードをランキング形式で解説します＞

面接実施率が低い

応募者数は十分でも面接に進む候補者が少ない場合は、書類選考の基準や連絡体制、応募者へのフォローアップが不十分なことが原因に挙げられます。

常に迅速かつ丁寧な対応が、面接実施率を上げるポイントになります。

内定承諾率が低い

面接通過者はいても内定通知後に承諾をしてもらえない場合は、面接や問い合わせ時の対応に改善の余地があると言えます。

特に面接は、企業と応募者が初めて対面する機会です。直接顔を合わせることでお互いに相手を観察する場にもなりますので、対応がイマイチと捉えられたら内定辞退するケースは出てしまうでしょう。

また、電話応対は担当者以外が対応する時もあります。関連する部署全体で、応募者の対応について共有することも対策の1つです。さらには、メール返信でも注意が必要です。メールは相手の雰囲気や感情が読み取りにくいため、考えなしに作成した言葉では相手に不快感を与える要因になり得ます。

良い人材からの内定承諾を獲得するためには、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

採用フローに関するよくある質問

採用フローに関して、実務で不明な点は多くあるかと思います。最後に、よくある質問を紹介しますので、採用活動の改善にお役立てください。

Q1：採用フローの最適な期間はどのくらいですか？

採用フローの期間は、企業規模や承認作業工数、募集する職種や雇用形態などによって異なるので一概には言えませんが、目安として1ヶ月半～3ヶ月は見積もっておきましょう。

関係者と事前に打合せをし、余裕を持ったスケジュールで入社予定日に間に合うよう注意してください。

Q2：採用フロー改善のために今すぐできることは？

まずは、現状の各ステップの数値（応募率・面接参加率・内定承諾率など）を分析し、特に離脱が多い部分を特定することが第一歩です。小さな改善を積み重ねることで、全体の成果が向上します。

Q3：採用のプロに採用フローの見直しを依頼するメリットは？

外部の専門家、たとえば求人サイトのスタッフに相談することで、客観的な視点から現状の課題が明確になり、効率的・効果的な改善策を提案してもらえます。また、自社だけでは気づきにくいポイントも洗い出され、全体の採用成功率向上に寄与します。

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まとめ：採用フローは多方面からのアプローチが肝心

求人広告の作成から入社手続きまで、各プロセスを計画的かつ一貫して運用することが採用活動の成功につながることをお伝えしました。

マニュアルや手順書の整備・各ステップの歩留まり率を正確に把握し、改善策を講じることが重要です。また、ターゲットとなる人物像の明確化や丁寧な対応、外部ツールの活用によって採用率や定着率の向上が期待できます。

当記事で紹介した成功するための秘訣を実践すれば、失敗しない採用活動の基盤が築かれ、企業の成長に貢献する優秀な人材の確保が実現できるでしょう。

なお、先にご紹介した求人サイト「しゅふＪＯＢ」は、登録者の約8割が正社員経験者で、約7割はオフィスワーク経験者（うち管理部門経験者も2割）と、実績の濃い経験者が豊富です。主婦・主夫採用の求人広告は、ぜひしゅふＪＯＢにお任せください。

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採用担当者様のご不安や課題も、解決に向けて全力でサポートいたします。当記事の採用フローに関するご質問等も、お気軽にお問い合わせください。

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