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パート・アルバイト雇用は、シフトを組み業務を行っています。
従業員の事業による急な休みやシフト変更の申し出など、シフト管理者は、日々対応に追われていると思います。本記事では、シフト調整の基本、管理者と従業員が円滑に働くためのポイントをお伝えします。

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１．従業員の事情を事前に把握しておく

採用面接時に従業員の事情を事前に把握し、勤務開始後の心づもりをしておきましょう。

ただし、厚生労働省の「公正な採用選考の基本」では家族構成は応募者の能力・適性と関係がないため、採用の基準にしないよう面接で聞かないこととしています。

例えば本籍や出生地、住宅状況、家族の仕事や地位、病歴、収入、勤務先などは働く本人の努力や意思で変えることができないため、採用選考の際に採用基準にすることはできません。つまり「子供が小さいなら急な欠勤が多そうだから不採用にしよう…」とすることはできないのです。

アイスブレイクなどで「家族構成を教えてください」と面接で聞く担当者もいますが、単刀直入に聞くことは控えたいところです。シフト希望（週の勤務日数や時間）を聞く際、対応可能曜日や時間をすり合わせる中で質問を重ねて確認していくことをお勧めします。

●希望シフトと対応相談可能な範囲
例：希望は月水金曜日だが、火曜日は相談可能か　など

●長期の休みが必要だとわかっている時期はあるか？
例：夏休み、冬・春休み　ゴールデンウィークなど

●家庭の事情などで、急な休みが発生する可能性はないか？
例：学校イベント、介護事情など

●子の看護休暇や介護休暇を取得する可能性はあるか？
例：勤続6ヶ月以上で週2日以上働く場合、小学校就学前の子供１人につき年間5日まで、2人以上いる場合年間10日まで取得ができる。

あまり立ち入って家庭の事を聞いていくとハラスメントの誤解を生じる可能性もあるため十分に留意して確認をしましょう。

これらの項目を事前に把握していれば、急な調整もしやすくなります。なお、子の看護休暇、介護休暇については2021年に育児・介護休業法の改正がありました。具体的にこちらの記事で紹介していますので、併せて確認をしてみてください。

【2022年4月】育児・介護休業法の改正点、事業主が注意するポイントは

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2021年（令和3年）の育児・介護休業法の改正を受け、2022年（令和4年）4月1日より同法の段階的な施行が始まりました。法改正によりすでに、事業者には周知...

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２．割り振る仕事を雇用形態よって変える

パート・アルバイトで勤務時間が決まっているにもかかわらず、時間がかかる負担の大きな仕事を任せていませんか？

時間のコントロールがしずらい仕事をパート・アルバイトに任せている場合、急な休みが発生したときに開いた穴を周囲がカバーできないなどの問題が発生しかねません。

こうした事態を避けるために、雇用形態ごとに業務設計をしておくことをお勧めします。

正社員（総合職）

⇒判断と責任を伴い、習熟が求められる業務

正社員（一般職） or 契約社員

⇒判断と責任は伴うが、習熟は不必要な業務
または、
習熟は求められるが、判断と責任は伴わない業務

パート・アルバイト職

⇒判断と責任が伴わず、習熟も求められない業務

実際には、どんな仕事であってもパート職にもある程度の判断・責任・習熟が求められるものですが、この判断軸で任せる仕事を振り分けがておくと、新しい仕事が増えた際にも振り分けやすく、正確になります。

また、正社員を雇用するほどの業務内容や業務量でない場合、フルタイムでのパートを雇用しているところも多くありますが、急な休みに対応しきれない課題を抱えがちです。

１人のフルタイムパートが担当している業務を、短時間パートの2名で担当してもらうと急な欠勤があった場合でも代理出勤が頼めたり、あいてしまう穴も小さくて済み、代わりがいなくて社員や上司が休めないといった事態を回避できます。パートタイマーの利点を活かして採用を考えてみてはいかがでしょうか。

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３．休み期間中でも仕事が滞らない仕組みを整える

仕事の情報が共有されていない、属人的な状態はとても危険です。

突発的な休みが発生したとき、

●休んだ人の仕事は、今どういう状況なのか
●休んだ人の仕事は、どうやって進めるのか

これらの点が不明になり、現場の混乱を招くことになりかねません。

周りがスムースにカバーができるよう、下記のポイントをおさえておきましょう。

仕事の進め方のルールを決めておく

キレイに資料にまとめる必要はありません。

箇条書きでも構わないので、仕事の進め方、履歴の残し方などのルールを決め、複数人で共有しておくことが大切です。

社員やパート同士が状況を共有できるよう仕組化

全員が全員の仕事全てを完璧に把握する必要はありませんが、誰かひとりが欠勤になると仕事が止まってしまう状態は会社として大きな問題です。

顧客への対応や、顧客との約束などの重要な項目に関しては、顧客対応履歴や日報などを使い、誰が休んでも把握できるように仕組化しておきましょう。

変更があったら共有を忘れずに

パート・アルバイト職の人がが休んでいる間に、業務の進め方の変更が発生！しかし休み明けに出社してきても誰も教えてくれない…、

変更事項が周知されず、結果として対応を誤ってしまう…ということは多くの職場で起きています。

こうした事態が起きると、お客様や会社に迷惑をかけてしまうだけでなく、従業員自身のモチベーションの低下や会社・同僚への信頼感低下にも繋がります。変更事項があったら、全員に共有することを心がけましょう。

手前味噌で恐縮ですが、主婦/主夫パートが多く働く「しゅふＪＯＢ」では、変更事項があると「Googleスプレッドシート」や「共有設定をしているExcel」に変更内容を箇条書きでリストアップし、内容を確認したらチェックを入れるなど、いつ、どんな情報が変更されたか、誰が確認をしていて、まだ確認をしていない人は誰かを漏れなく知ることができるようにしています。

４．パート職同士のサポート体制を充実させる

社内にパート・アルバイト職が複数勤務している場合は、たとえば週5日の勤務を1人ではなく、2人で週2～3日ずつ出勤するワークシェアリングを採用することで、お互いの休みをサポ―トする体制が生まれて安定した働き方につながります。

また、同じ業務を共有することで連帯感が生まれ、お互いが困った時に助けあえれば、休みだけでなく通常勤務時にも業務をサポートできる体制がより深まるでしょう。

【実例あり】パート・アルバイトの定着率を上げる2つのポイントとは？

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パート・アルバイトを採用してすぐに辞めてしまった、なかなか続かないのはうちだけ？とお悩みの採用担当者は多いもの。労働者全体の離職率を見てみると、1...

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５．テレワークを取り入れる

どうしても休みが取れない場合、テレワークが対応可能な職種なら、長期休みの期間などは、テレワーク対応も考慮しましょう。

コロナに対応するため、テレワークを推進している会社ならば、長期休みの期間だけでもテレワークで対応してもらうのはどうでしょうか？

通常の勤務日数や勤務時間は難しいかもしれませんが、取り急ぎの件の対応だけでもお願いできるかもしれません。

可能な範囲での業務を話し合い、休みに対応できるようサポートしていきましょう。

【オンライン面接】採用側と応募者とのギャップとは？両者のアンケート結果を公開

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しゅふＪＯＢでは、2020年春に主婦/主夫の求職者・採用担当者に向けて「オンライン面接」に関するアンケートを実施しました。この記事では、それぞれの回答...

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最後に

家族に自分の時間を左右されてしまいやすい主婦/主夫のお休み問題は、どんな職場でも必ず生じます。

女性の社会進出が進み、新卒採用などでは男女比がほぼ変わらなくなってきています。これから先、女性だけが小さな子どものために職場を休むことも減ってくるかもしれません。しかしそれはゆくゆくの話、まだパート・アルバイトで働く主婦/主夫が優先的に子どもや親の世話をする状況は続くでしょう。

経験豊富な知識やスキルを持った主婦/主夫の採用を敬遠するより、短時間勤務で能力を発揮してもらえるパートタイマーを多く採用し、安定して働いてもらえば、スムーズに業務が遂行でき、会社としても有益です。休みなどを配慮できる会社としてイメージアップしていけば、より良い人材が集まり、働きやすい職場として定着率もあがり、会社の発展にも繋がります。

パートタイマーの環境を整え、マネージメントを改善しながらより良い人材の採用・定着をめざしましょう。

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