コストをかけて採用活動を行うのですから、自社に合った人材を採用し長期的に働いてもらいたい、とどんな経営者も考えるものです。

しかし、採用活動を始める前に「採用基準」を定めずにスタートしてしまうと、お金の無駄遣いをしてしまうかもしれません。

採用活動における共通認識を持たないと、採用しても職場に定着しなかったり、業務のミスマッチが起こり早期退職に繋がる可能性が高くなります。

この記事では「採用基準」をテーマに、基準を決める重要性や、具体例をご紹介します。

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採用基準とは

採用基準は「自社に合った人材を採用するための指標」を指します。

採用基準の重要性は大きく分けて2つあります。

1.選考の公平性を保つ

複数人で採用活動を進める企業の場合、個人の感覚に基づいて選考する場合が少なくありません。そうすると基準が言語化できていないため、一人ひとりの採用基準がバラバラになり、結果的に求める人物像が曖昧になったり、ぶれてしまう恐れがおります。

また選考基準を可視化することで、誰が選考を行っても合否の決断がスムーズに行えるメリットもあります。

2.選考のミスマッチを防ぐ

1と同じく、基準が言語化できていないと自社の求める人材と面接者の適性が合っているかどうかの正確な判断ができません。入社後求めるスキルや志向性の不一致で退職した場合、採用コストをかけて入社に至ったとしても、入社後にスキルや志向性の不一致で早期退職となると会社にとって損失となります。より自社に合った人材を見極めるためにも、採用基準の準備が重要になります。

パート・アルバイト採用の現状

パート・アルバイトの採用基準を決めるにあたり、現在の市場を正しく把握しておきましょう。

厚生労働省が2020年に行った調査によると、パート・アルバイトとして働く15～34歳の人数は2020年平均で136万人。前年に比べ２万人の減少となりました。
男女別にみると男性は67万人と１万人の増加、女性は69万人と３万人の減少しています。（図を参照。）
また、35～44歳のパート・アルバイトとして働く人は3万人の減少傾向にあります。

図 若年層の「パート・アルバイト及びその希望者」数の推移

＜参照＞厚生労働省│労働力調査 (詳細集計) 2020年(令和２年)平均

「パート・アルバイト及びその希望者」を年齢階級別にみると

・15～24歳は2020年平均で59万人で前年と同数
・25～34歳は77万人と２万人の減少
・35～44歳は50万人と３万人の減少
となっており、いずれも希望者数は減少しています。

男女別にみると、

＜男性＞
・15～24歳が29万人と２万人の増加
・25～34歳が38万人と１万人の減少
・35～44歳が26万人と１万人の減少

＜女性＞
・15～24歳が30万人と２万人の減少
・25～34歳が39万人と１万人の減少
・35～44歳が24万人と２万人の減少

となっており、15～24歳の男性以外は全体的に希望者数が減少していることが分かります。
また全体的に女性の希望者数が減っているのが特徴です。

つまり、パート・アルバイトで働ける人が減っているため、年々採用難易度が上がってきています。
では、パート・アルバイトを採用するメリット・デメリットはどのようなところにあるでしょうか。

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パート・アルバイト採用のメリット・デメリット

採用基準を決めるにあたって、まずはパート・アルバイトのメリットとデメリットを把握しておきましょう。

具体例としては、下記が挙げられます。

メリット

・シフト調整が行いやすい
・人件費を抑えることができる
・正社員の労働時間の軽減
・社員のコア業務時間の確保

アルバイトは学業とプライベートが優先されがちです。進学や卒業、合宿、留学などライフイベントによる予定変更が起きやすい一面があります。

パートで働く人は家族にスケジュールが左右されがちです。幼い子どもの送迎や介護が必要な親の通院などで相談が入る可能性があり、シフト相談が難しいこともあるでしょう。

いずれも社員でも起こりうることではありますが、志向性を知りアピールに繋げることができます。

働く人の背景を理解した上で依頼したい仕事を任せるために必要な就業日数・時間や、必要なスキル・経験を整理し、言語化していきましょう。

デメリット

・定期的な入れ替わりが発生する
・休みを調整する必要がある

アルバイトは学校やプライベートで予定の変更が起きやすく、急な休みが発生し欠勤がある可能性もあります。
パートなら勤務形態の融通が利きづらいため、シフトの相談が難しい場合もあるでしょう。

このように社員との違いを理解したうえで、求めるスキルや志向性を考える必要があります。
お願いしたい仕事ができる人物かを言語化できるような準備が必要です。

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パート・アルバイトの採用基準

ではここでチェックすべき採用基準を段階を追ってご説明します。

求める人物像の言語化

パート・アルバイトを採用する際はまず自社がどのような人物を求めるのか言語化してみるとよいでしょう。

例えば
・任せたい仕事内容
・役割期待の設定（期待を超えたとき、次にどんな仕事を任せたいか）
・上記を満たすための最低限必要な基準

などが挙げられます。

また、個人の能力や志向だけではなく今働いている従業員と合うのか？も検討する必要があります。
そのため、自社の雰囲気やメンバー構成も言語化すると望ましいでしょう。

もし言語化するのが難しい場合はスキル・経験・人柄の3つの視点で採用基準を整理すると分かりやすいです。

例えば
・スキル…資格や語学力といった個人が持つ能力
・経験…前職や学生時代の体験
・人柄…誰とでも打ち解ける、責任感があるなどのその人の志向性が分かる
のような項目が挙げられるでしょう。

また、採用基準を決めると同時に採用に必要なコストも併せて検討できているとより円滑に採用活動が進みます。
合わせてこちらの記事もご覧ください。

書類選考のチェック基準

書類選考は、効率的に面接を実施したり、応募者の人物像に応じて配属を検討したりするために活用されます。
ここでは選考の際に確認しておくべき一例を挙げます。

書面の丁寧さ
・必要な項目を全て埋めているか
・指定の写真が貼ってあるか
・誤字、脱字、略字の有無

勤務条件が一致しているか
・勤務地と住所の距離
・勤務可能日、時間帯が募集時間帯と近しいか

意欲を感じ取れるか
・志望動機が分かりやすいか　など

書類選考では実績に応募者と会うことができませんが、志望動機の表現力や文字の丁寧さ、写真の印象からその人の基本情報を知ることができます。
求める人物像とマッチするのか、指定した募集条件を満たしているのかをまずは書類から確認しましょう。

次の選考に進めたいと思うかを検討し、必要に応じて選考に進めることで優秀な人材の取り逃しを防ぐことができます。
ここでも採用基準を設けておくことで誰が書類選考を行っても機会を逃しにくい状態にできます。

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面接のチェック基準

面接の際は求める人物像との比較に加え、雰囲気や社風と合いそうかを見極める必要があります。

面接時に確認しておくことは、下記のようなものが挙げられます。

第一印象
・態度や言葉遣い
・身だしなみ

勤務条件が一致しているか
・仕事内容や勤務条件が一致しているか
・通勤時間に問題ないか

意欲を感じ取れるか
・やる気や意欲を感じ取れるか

周囲と溶け込めるか
・協調性の有無 など

身だしなみやビジネスマナーができているかを確認することで、自社への意欲や社会人としての意識を知ることができます。
また、やる気や協調性の有無、勤務条件などは実際に話してみないと分からない部分もありますので、慎重に進めていきましょう。

データで見る採用基準の指標

では実際に採用活動を進めた企業が重視している要素はどこでしょうか。
企業が採用を決定した理由についてアンケートを見てみましょう。

＜参考＞マイナビ│人材ニーズ調査（2020年12月調査実施）

パート・アルバイトの項目に注目してみると1位は「人柄・性格」（53.9％）でした。2位が「協調性」（39.0％）、3位に「体力・向上心」（28.1％）と続きます。
正社員をはじめとしたほか雇用形態でも最重要視されるのが「人柄・性格」であることから、書類選考や面接で求める人物像を見極めるのは一層大切であることが分かります。

また、身だしなみや向上心も実際に話してみないと分からない項目になりますので、選考の際は自社で重要視したい項目を可視化しておくのも良いでしょう。

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採用基準を設定する際の注意点

選考をする際は職業差別にあたらぬよう、必要最低限のルールを知っておく必要があります。

基本的な考え方としては、
・ 応募者の基本的人権を尊重すること
・ 応募者の適性・能力に基づいて行うこと
の2点を念頭に置いて採用活動を進めることが必要です。

応募者に広く門戸を開くこと、そして応募者の適性・能力に基づいて行うことを重視する必要があります。
これに関して、厚生労働省では採用選考時に考慮すべき項目して下記の3点を挙げています。

本人に責任のない事項

・本籍・出生地に関すること
※「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します
・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
※家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します
・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など）
・生活環境・家庭環境などに関すること

本来自由であるべき項目

・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観・生活信条などに関すること
・尊敬する人物に関すること
・労働組合・学生運動などの社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

採用選考の方法

・身元調査などの実施
※「現住所の略図」は生活環境などを把握したり身元調査につながる可能性があります）
・合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施

上記のような適性と能力に関係がない事項を選考中に実施することは、就職差別につながるおそれがありますので注意が必要です。

＜参照＞厚生労働省│公正な採用選考の基本

まとめ

今回は、採用基準の重要性についてご紹介しました。

採用基準を設けることで誰が選考を行っても自社に必要な人材を採用する手助けになります。

少子化や女性社会進出の背景もあり、パート・アルバイトで働きたいと希望する人は年々減少傾向にあります。

企業にとってパート・アルバイトを活用するメリットはシフト調整の融通の利きやすさ、反対に定期的に入れ替わりが発生するはデメリットになり得ますので背景を理解した上で採用基準を設けることをお勧めします。

また、採用基準でどんな人物を求めているか、ターゲットを決めることで求人広告で効果的な訴求ができるようになり、応募が集まりやすくなります。

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