採用方法
社員採用に必要な採用基準とは?具体例や選考のポイントを解説します
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「入社しても早期離職してしまう」「離職率が高い」などの悩みを持つ採用担当者は多いのではないでしょうか。その理由の1つとして、採用基準が決まっていないことにより、面接担当の主観で採用が決定してしまい、就業開始後ミスマッチが生じてしまうことが挙げられます。
採用基準を準備しておくことで、会社として基準を統一することができ採用者の軸がぶれることなく選考を進めることが可能となります。
本記事では、採用基準について、設定ポイントや活用方法、新卒採用と中途採用の違いもわかりやすく解説します。「自社に定着し、活躍する人材を確認したい」とお考えの方は必見です。
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【目次】
採用基準とは
採用基準とは企業が人材を採用するうえでの明確な判断基準、マニュアルやチェックリストを指します。
ここでは採用基準の目的と重要性を説明していきます。
パート・アルバイトの採用基準については、「パート・アルバイトの採用基準とは?書類選考や面接のポイントを解説」で詳しく解説しています。
目的
採用基準を設定する目的は「採用候補者を明確な基準によって評価していく」ことです。基準を設けることで、誰が採用しても企業が求める人材のミスマッチを極力抑えることが可能となります。判断基準が設定されていなければ、面接担当者によって採用する人物像が違ってしまい、採用後のミスマッチが発生してしまいます。
重要性
面接担当者が、採用後の業務指揮者であるとは限りません。また、面接も一度だけではなく、何度か行う場合や、何人もの面接官が担当する場合もあります。その際に、迅速で正確な判断が必要となり、採用基準を細かく設定することにより、スムーズな採用が可能になります。
採用基準の3つの要素
採用基準を作成する前に、必要な人材の要素を言語化するのが大切です。
今回は特にまとめておきたいポイントを「スキル」「人物像・志向性」「社風とのマッチ」の3つにまとめてみました。
スキル
企業に必要な人材のスキルを洗い出すことで、採用したい人材のイメージが明確になります。学力、資格、知識など、具体的に表記できるものは、細かく設定しましょう。
また、採用するポジションでの業務で必要な経験や知識、(IT企業であれば使用する言語やアプリケーション)なども採用基準で設定しておきます。
コミュニケーション力、リーダーシップ、営業力、論理的思考力などの能力は、個人の主観になりやすいので、下記を参考に具体的に表記しておくと良いでしょう。
〇具体例
<新規営業で活躍する人材を経験問わず採用したい。>
必要な経験・知識
・営業経験は不要
・何かを達成した経験がある
・接客/サービス業などで何らかの対面の仕事に就いたことがある
求める能力
「相手の目を見て会話ができる」
「相手の話の内容をキャッチして返答ができる」など
その際、こちらから回答例を設定しておいて、選択してもらうのもよい
人物像・志向性
人物像とは、「新しいことに挑戦しながら、変化を望んでいくタイプ」「自分で判断し、業務を進めていくタイプ」「指示されたことを合理的にコツコツ進めていくタイプ」のように、具体的な行動を交えながら表す性格のことを指します。採用候補者からの自己申告だけでは判断できないので、適性検査のように細かく項目を設定して質問すれば、答えから人物像を判断しやすくなります。
また、採用候補者が重要視している会社や職業選択における志向性も、同じようにして細かく基準を定めておくと良いでしょう。志向性を重視することで、応募者の価値観のすり合わせがしやすくなります。
例えば、「人間関係を重視する」「スキルアップを重視する」「人をまとめてリーダーシップの取れる職務に就きたい」「人と接する職務に就きたい」「社会貢献のできる職務に就きたい」といったように、応募者には働く際に重視する軸が存在します。そのため企業側で自社の傾向を掴めるとミスマッチも自ずと減らせるでしょう。言語化が難しい場合は社員に聞いてみるのも良いかもしれません。
採用ポジションによって、必要とする人物タイプ・志向性が異なってきますので、まずは判断しやすい項目を設定しましょう。また、面接前に適性検査を実施してみて、適性検査の項目を採用基準として導入してみるのもいいかもしれません。
社風とマッチしているかどうか
採用候補者が社風とマッチしているかどうか、こちらも重要なポイントになります。
特に中途採用の場合、今までの社風に染まっていたり、経験してきた方法で業務を遂行しようと頑なな考えであったりすると、入社後のミスマッチが発生しやすくなります。今までの環境と大きく違う企業への転職は、指示系統の違いや業務の煩雑さ、決定権の違いなどが発生した時に柔軟性のある対応ができるかどうか、ローカルルールに対応できるかどうかが重要です。
入社後のミスマッチによる早期の離職は、採用者にとっても企業にとってもマイナスとなりますので、社風にあった人物かどうか、採用基準に取り入れましょう。
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採用基準の設定ポイント3つ
自社に必要な人材を洗い出したあとは、いよいよ採用基準の作成に進みます。
3つの要素を踏まえ、現場との温度感や人件費を計算し、実現可能な基準をすり合わせます。
活躍している人の要素を言語化する
採用ポジションにおいて、同じ業務を行っている社員がいるのであれば、スキル面においては採用基準に設定しやすいので、社員のスキルを詳細に設定します。
また、人物タイプや志向性においては、同業務の社員でなくてもかまいません。活躍している社員が持つ要素をできるだけ詳しく言語化して、詳細に設定しましょう。
現場のヒアリング
採用ポジションにおいて、必要なスキルや人物像・志向性などを細かくヒアリングします。担当部署における年齢層や人数、雰囲気などの実態調査を行い、どのような人物を採用したいのかを聞き出すことで、よりターゲット像が明確になります。
人件費を換算する
人材を採用すると、企業として人件費が発生してきます。採用ポジションに対して、どれくらいの人件費を予算立てできるのかを把握していなければなりません。パートやアルバイト、派遣などの人材で採用するのか、正社員で採用するのか、予算や現場からのヒアリングを元に企業としての採用する雇用形態も決定しておきます。
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新卒と中途の採用基準のちがい
採用基準をつくる際は、軸を持ちながらも新卒と中途で違いをつけると良いでしょう。それぞれの特徴を活かして照らし合わせることが大切です。
新卒採用
新卒採用ではスキルや経験がまだ形成されていないことが多いため、価値観やポテンシャルといった、会社との親和性が重視されます。社内の雰囲気や理念と合うかも加味して、下記の項目を基準に盛り込んでみてもよいでしょう。
「相手の目を見て会話ができる」
「相手の話の内容をキャッチして返答ができる」
「質問の意図を理解して的確に回答できる」など
(人間性)・協調性
「在籍社員の雰囲気に適合できるか」
「チームとして柔軟に対応できるか」
「大手・中小・ベンチャーなど企業の規模に見合った采配で業務ができるかどうか」など
チャレンジ精神
「新しいことを進んで取り入れていけるか」
「積極性があるか」
「優先順位を把握し、迅速に対応できるか」など
「責任感があるか」など
「将来的に身につけたいスキル・知識・資格」など
中途採用
中途採用では即戦力を求めることが多いため、新卒のような親和性を重視しつつ、スキルや経験を重視することが大切です。
「相手の目を見て会話ができる」
「相手の話の内容をキャッチして返答ができる」
「質問の意図を理解して的確に回答できる」など
(人間性)・協調性
「在籍社員の雰囲気に適合できるか」
「チームとして柔軟に対応できるか」
「大手・中小・ベンチャーなど企業の規模に見合った采配で業務ができるかどうか」など
チャレンジ精神
「新しいことを進んで取り入れていけるか」
「積極性があるか」
「優先順位を把握し、迅速に対応できるか」など
「責任感があるか」など
「将来的に身につけたいスキル・知識・資格」など
ここまでは、新卒採用での採用基準と同じですが、中途採用はそれに加えて下記の採用基準も設定しましょう。
「経験のある業務内容」
「プロジェクトや営業成績など数字ベース」など
「未経験でも、学習してきたスキルや資格を活かしたい」
など、前向きな転職理由であるかどうか
退職理由について「上司や人間関係」「残業が多い」などの理由であれば、採用後に同じ理由で辞める場合や、不満が発生する場合もあるので注意しましょう。
採用基準をつくる際の注意点(就職差別など)
厚生労働省では、採用選考の基本的な考え方として、下記のように掲げています。
採用基準を設定するにあたって、下記の点を注意しましょう。
・応募者の基本的人権を尊重すること
・応募者の適性・能力に基づいて行うこと
の2点を基本的な考え方として実施することが大切です。
公正な採用選考を行う基本は、
・応募者に広く門戸を開くこと、言いかえれば、雇用条件/採用基準に合った全ての人が応募できる原則を確立すること
・応募者の適性・能力に基づいて行うこと
つまり、応募者のもつ適性・能力が求人職種の職務を遂行できるかどうかを基準として採用選考を行うことです。就職の機会均等とは、誰でも自由に自分の適性・能力に応じて職業を選べることですが、このためには、雇用する側が公正な採用選考を行うことが必要です。
次のaやbのような適性と能力に関係がない事項を応募用紙等に記載させたり面接で尋ねて把握することや、cを実施することは、就職差別につながるおそれがあります。<a.本人に責任のない事項の把握>
・本籍・出生地に関すること (注:「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します)
・家族に関すること(職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など)(注:家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します)
・住宅状況に関すること(間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など)
・生活環境・家庭環境などに関すること<b.本来自由であるべき事項(思想信条にかかわること)の把握>
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条に関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合に関する情報(加入状況や活動歴など)、学生運動など社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること<c.採用選考の方法>
・身元調査などの実施 (注:「現住所の略図」は生活環境などを把握したり身元調査につながる可能性があります)
・合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施
<参照>公正な採用選考の基本│厚生労働省
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選考段階での留意点
書類選考
書類選考の段階から採用基準に沿って選考していけば、スムーズに次の採用行程に進むことができます。採用基準に基づいて、フォーマットを作成しておけば、応募段階で回答してもらうことによって面接での資料にもなり、より詳しく採用候補者の選考が捗るでしょう。
適性検査
応募段階でフォーマットの回答を依頼する時点で同時でもかまいませんが、面接までに適性試験を実施しておけば、採用候補者の人物タイプや志向性を把握しやすくなり、後の面接をスムーズに行うことができます。書類選考と同時に適性検査を実施していれば、企業のニーズとの相違も判定しやすくなります。
面接
書類選考や適性検査で絞り込んだ採用候補者との面接は、段階ごとに数回に分けて実施することもあります。その際に、明確な採用基準を設定していれば、面接官ごとの印象だけの評価ではなく、言語化された項目ごとの評価ができ、判定にムラが生じることなく一定水準の人材を採用することができるでしょう。
最後に
「採用基準を設定する」ということは、企業としての採用人材のターゲットを明確に絞り込み、面接担当者の主観で採用という偏りをなくすためにも重要な行程です。できるだけ詳細に基準を設定することで、入社後のミスマッチによる離職を防ぎ、採用した人材の定着をめざしましょう。
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