2021年1月から電子帳簿保存法が改正され、多くの企業で「期日までに何を実施するか」が検討されています。
この記事では電子帳簿保存法の改正の説明とともに、具体的に企業は何を準備すべきか？にも焦点を当ててし解説していきます。

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を、電子データ（電磁的記録）により保存する際の方法について定めた法律です。
今までは帳簿書類は原則紙での保存が義務づけられていましたが、一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とし、電子的に授受した取引情報の保存義務等を取りまとめることを目的としています。

導入までの背景

もともと情報化社会の現代では、ペーパーレス化が進んでおり、それは会計分野も例外ではありませんでした。
コンピュータを使用した帳簿書類の作成は普及してきましたが、一方で作成と比べると保存に関してはあまり普及していなかったため、電子データを用いた帳簿書類の保存に関しても強い要望がありました。

そのため政府は平成9年度末までに電子データの保存に関する容認を閣議などで決定。平成10年度に実施された税制改革の一環として、電子データの保存に関する法整備が実施されました。

＜参照＞制度創設等の背景│国税庁

3種類の保存方法

電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく3種類に区分されています。

＜画像引用＞国税庁

1.電子帳簿等保存
主に自社で作成する、国税関係の帳簿書類を指します。
具体的には会計ソフトといった電子ソフトで作成した帳簿・書類を指し、データのまま保存することが特徴です。

その場合、PCの所持者が入力段階から一貫して電子データを行うことが必要になります。

ポイント：電子データとは？
「電磁的記録」と記すこともあります。
人の近くでは処理できない、電子式・磁気式・光学式といった方法を用いてコンピュータ（電子計算機）で処理する記録のことを指します。具体的にはHDやCD、DVDといった、記録媒体に情報が保存されたものが例になります。

2.スキャナ保存
主に取引先から紙で受け取る書類を指します。
具体的には紙でもらったり作成した書類をデータで保存することを指します。
先方からの見積書や契約の申込書、請求書の保尊度全てがスキャナ保存の対象となるため、大幅な経費削減が可能となります。

3.電子取引
主に自社ないしは取引先で、電子的に拝受する書類が対象となります。
具体的には、電子的に授受した取引情報をデータで保存することを指します。
なお、この取引は2022年1月より義務化されます。

2022年1月の変更点

電子帳簿保存法の創設によりデジタル化が進みましたが、さらに普及させ経理の生産性の向上や、記帳水準の向上が見られるように施策を打っています。
昨年も電子帳簿保存法の税制改正が実施されましたが、2022年1月の施行ではさらに抜本的な見直しが行われます。電子データによる保存が義務化されるのです。

＜参照＞電子帳簿保存法が改正されました│国税庁

2021年12月7日追記
国税庁の要請する検索要件に対応するためには、ソフトウェアの導入や手作業で対応することも多く、中小企業への負担が大きいことが指摘が指摘されていました。また、対応を避ける動きも見られ取引先から電子データではなく紙で書類を受け取る動きもみられ、電子化に逆行しかねない点がでてきました。

そのため国税庁では11月に入り企業から問い合わせの多い質問を追記。現時点で電子保存に対応しなくても、直ちに厳格な罰則はないと解説しました。

今回の動きを受けて、政府が2年の猶予を持つのではないかとの報道が出ました。国税庁は近々正式に発表する模様ですので、分かり次第追記いたします。

＜参照＞電子帳簿保存法、電子保存に2年の猶予　施行1カ月前の省令改正│ITmedia ビジネスオンライン
＜参照＞国税庁│お問合せの多いご質問（令和３年 11 月）

電子帳簿等保存の改正点3つ

1.承認制度の廃止
改正前
・税務署長への3か月前の事前申請が必要。また申請書の提出が必須。
改正後
・事前申請と申請書の提出が不要。
・電子帳簿保存法に対応した会計システムやスキャナがあれば、すぐに電子保存が可能。

2.「優良な電子帳簿」の過少申告加算税の軽減措置
電子帳簿には「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に区分されます。

優良な電子帳簿の場合、下記の要件が当てはまります。

・訂正・削除の履歴確保
・相互関連性の確保
・関係書類等の備付け
・見読可能性の確保
・検索機能の確保

これらの要件を満たし、電子データでの保存を行い、所轄税務署長に届け出を提出する必要があります。
なお今回の改正から、申告漏れが発生した場合において、過少申告課税が5%軽減されるようになりました。

3.最低限の要件を満たす電子帳簿も、電磁的記録での保存等が可能
優良な電子帳簿ほど要件が揃っていなくても、一定のルールに従って記録されていれば、電子データでの保存が可能となりました。これらは「その他の電子帳簿」と括られており、下記の要件が当てはまります。

・関係書類等の備付け
・見読可能性の確保
・税務調査でダウンロードの求めに応じる

＜参照＞電子帳簿保存法に関する論点解説│TKC

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スキャナ保存の改正点4つ

1.承認制度の廃止
電子帳簿保存と内容は同じです。
手続きが簡略化されることで、スキャナ保存を気軽に始めることができます。

2.タイムスタンプ要件の緩和
改正前
・タイムスタンプや定期検査、複数人での書類の保存チェックが必要。
・社内の経理担当や税理士が紙の原本とスキャナ画像が同一化社内チェック。
改正後
・タイムスタンプ付与までの期間が最長70日以内に統一。
・領収書への自署の廃止
・約70日以内に訂正や削除履歴の残るクラウドシステム上に保存するときは、タイムスタンプ自体が不要になる。
・複数人の社内チェックや定期検査が不要。

ポイント：タイムスタンプとは？
タイムスタンプを刻印する時刻より前に、電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術を指します。タイムスタンプの情報と既にある電子データの情報を比較することで、タイムスタンプのが付いた時刻から改ざんされてないことを証明することができます。

＜参考＞タイムスタンプとは？│総務省

3.適正事務処理要件の廃止
適性事務処理要件とは、社内規定を整備するための定期的な検査や再発防止策の作成を指します。
この要件そのものが廃止をなりました。

4.電子データの不正に伴う、重加算税の加重措置が整備
スキャナ保存の適正化のため、国税関係書類に関係する電子データに隠ぺいがあった場合は、生じた申告漏れに課される従価税が10%増えることになります。

電子取引の改正点2つ

1.タイムスタンプ要件及び検索要件の緩和
スキャナ保存の「2.タイムスタンプ要件の緩和」の「タイムスタンプ付与までの期間が最長70日以内に統一」と「複数人の社内チェックや定期検査が不要」の同じ内容の改正が実施されます。

また、基準期間の売上高が小規模事業者（1,000万円以下）において、税務職員からの電子データのダウンロードの要求に応じることができる場合、検査要件の全てが不要となりました。

2.適正な保存を担保する措置の見直し
具体的には2点が見直されました。

①所得税や法人税の電子取引に関係する電子データは、出力書面などの保存を実施することで電子記録の保存に代えることができたが、それらが廃止になります。
※消費税は引き続き書面による保存が可能。

②電子取引の取引情報に関係する電子データに隠蔽や仮装があった場合、事実に応じた申告漏れに課される重課税が10％加重されるようになりました。

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施行に向けた準備

2022年1月に向けて変更点がいくつかありますが、ここで改めて企業が何を準備するべきか解説します。

施行日

2022年1月1日に施行されます。

対象企業

事業規模に係わらず企業・個人事業主が対象となります。
所得税・法人税の申告をする事業者が電子取引を実施し、保存する場合は電子帳簿保存法が適応されます。

対応すべきこと

データの整合性の証明と要件の確認
帳簿書類の電子データを進めるためには、下記の要件を満たせることが必要になります。

＜画像引用＞国税庁

なお、申請を受理してもらうには、データが本物であることを確認できる「真実性の確保」と、書類をはっきりと視認できる「可視性の確保」に該当する以下の要件を満たさなくてはなりませんのでご注意ください。

そのほか、申請期限や提出書類に関しては国税庁の下記ページが参考になりますので、合わせてご覧ください。

⇒はじめませんか、電子帳簿の電子化！│国税庁

対応しなかった場合

保尊要件に沿った電子保存が行われていない場合は、青色申告の承認取り消しの可能性もでてきます。

まとめ

今回の改正により、ペーパーレス化へより近づきました。これにより経費の削減や生産性の向上が見込めるでしょう。
導入におけるハードルは若干高くはありますが、会計ソフトの活用や税理士への相談をすることでイメージが付く方もきっといるはず。改正までもう間もなくですので早めの準備をおすすめいたします。

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