採用方法

採用管理システム(ATS)、導入すべき企業とそうじゃない企業とは?

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採用に関する業務は、さまざまな段階で管理業務が発生するものです。

業務を一元化できれば、かなりの省力化になるのでは…と採用業務をする誰もが考えたこともあるはず。

その悩みを解決できる「ATS」と呼ばれるITシステム。具体的にどう役立つのか、導入のための判断基準などを採用媒体運営側目線で、ご紹介します。

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採用管理(ATS)とは


採用業務には、採用計画、求人、会社説明会、面接、選定・内定、内定者のフォローなど、さまざまな過程があり、必然的に業務は長期化します。そこに関わる人件費や労力は計り知れません。

採用管理システムとは、採用の業務プロセスにおいて必要なスキルや全体のフローを一元化することで、業務をもっと効率的に進められるものです。

Applicant Tracking Systemの略でATSと呼ばれ、日本語に直訳すると「応募者追跡システム」と言ったりします。

近年では、クラウド形式で提供されるものも増えてきており、新卒採用、中途採用、アルバイト採用などをターゲットに多くのサービスが登場しています。

〇ATSができるもの
・人材紹介会社や広告媒体に求人の掲載の依頼
・応募者への連絡や面接担当者との日程調整
・応募者の情報を面接官へ送付
・応募者のステータスの管理
・採用に関わるスタッフ同士の情報伝達
・内定者へのフォロー

などといった機能があります。


ATSの導入のメリット・デメリット

メリット

今まで社内にある情報が複数の場所に分散されていたことにより必要な情報を探すのに時間がかかっていたところが、ATSを使うことで、1箇所に情報が集約されます。改めて手動でまとめ直す必要もなく、全体が把握しやすくなります。

また人材を募集する際、複数の媒体を使った場合は管理もその分煩雑になってしまいがち。

「あの人はどこ経由での応募だったのか」
「現在の選考状況について、全体を把握したい」

と思ったときに、採用媒体同士の比較や分析、進捗状況が把握しやすくなります。

〇ATSのメリット・ポイント
・採用情報や管理・運用を1か所で行える
・様々な求人媒体を使っている場合でも、1か所に集約できる
・情報の共有も簡単に行える


デメリット

使用するツールにもよりますが、ATSの導入や運用には無料のものからコストがかかるものまであります。

有料であれば、初期導入費用だけではなくランニングコストなど、月額料金も発生します。

そして各社がウリにしている各システムには多くの機能があるため、企業によっては使う必要がないものもあります。ATSを導入する際には、改めて「どのポイントに重きを求めるか」を明確にしておかないと、せっかくATSを導入しても持て余してしまっては、経費の無駄の何物でもありません。

導入時には、コストとサービス内容をしっかりてんびんにかけましょう。

〇ATSのデメリット・ポイント
・大きな初期投資が必要
・ランニングコストがかかる
・無料のシステムは有料と比べ「かゆいところに手が届かない」可能性もある

<参照>ATS(採用管理システム)のメリット・デメリット&導入前に知りたい4つの注意点を解説/Hubspot
<参照>採用管理システム(ATS)とは?押さえておくべき主要サービス19社を徹底比較/FormLabs



ATS導入の判断ポイント


ATSを導入する際どういったポイントに気を付ければいいのでしょうか。選定時のポイントは5つ。

1.自社の事業規模にあったシステムかどうか
2.使いやすさを事前にチェックできるか
3.他サービスとの連携ができるか
4.求人媒体との連携がスムーズに行えるか
5.セキュリティはしっかりしているか

実際に詳しく見ていきましょう。


1.自社の事業規模にあったシステムかどうか

中小企業は会社の規模や採用予定人数が割に合うのか?が重要です。

もし、年に数名を採用するだけならATSは必要ないでしょう。

一方、大規模に人材を採用する大手企業は、自分たちが採用したいターゲットとそのターゲット採用を得意とする媒体と親和性が良いATSを使う方がよいでしょう。


2.使いやすさを事前にチェックできるか

導入前には必ず「使いやすさ」を確認しておきましょう。

どんなにすぐれたツールでも、使い勝手が悪ければ、無駄な時間を浪費してしまいます。

例えば、無料のトライアル期間を設けているツールや管理画面のデモをチェックできるツールもありますので、積極的に使ってみて活用できるかどうか確認しましょう。


3.他サービスとの連携できるか

すでに自社で利用しているサービスとの連携ができるかどうかも確認しましょう。

チャットツールやカレンダーアプリと連携しているものもあります。


4.求人媒体との連携はスムーズに行えるか

求人広告を複数掲載することは、大手企業や採用人数が多い企業では今や当たり前になっています。

ATSを導入するからには、複数の求人媒体や人材紹介会社との連携を自動的にできることが重要です。

媒体によっては各企業からの情報をATS上で操作でき、外部からのデータもAPI(アプリケーションをプログラミングするためのインターフェース)の連携によって、ATSに取り込むことができます。

ATSに対応している媒体が多いほど採用業務の手間も軽減されますが、連携している範囲が狭ければ、CSV(カンマ区切りのテキストデータ)の入出力を手作業で行う必要があるかもしれません。

どんなに複数の求人媒体と連携できても、自社採用に占めるウェイトが大きくなければATSは必要あるでしょうか。連携サービスの多さだけにとらわれず、実際の採用状況をイメージしましょう。


5.セキュリティはしっかりしているか

ATSでは応募者の個人情報を扱うため、外部への情報流出は絶対に避けるべきことです。

ATS上で個人情報を管理する場合には、採用に関わる社員へのログイン権限付与や、閲覧範囲の制限ができるツールを選びます。

情報の暗号化による不正アクセス対策が施されていればより安心でしょう。

ATSの主要サービス5社の比較(パート・アルバイト採用者向け)


数あるATSの中から、主にパート・アルバイト採用において多く利用されている5つを代表してご紹介します。

サービス名 HITO Manager ビスプラ採用管理 バイトルマスター EntryPocket
(エントリー・ポケット)
運営会社 パーソルプロセス&テクノロジー株式会社 株式会社フューチャート ディップ株式会社 株式会社マイナビ
特徴
  • ・高いデザイン力と原稿UIを駆使し、独自の採用HPを作成できる
  • ・採用率が悪いと、原稿の内容の提案をしてもらえる
  • ・スマホやタブレット対応している
  • ・求職者とのWEB面接機能を搭載
  • ・求人媒体サイトからの応募者データが取得ができ、オプション利用で最短5分間隔でのデータ取得が可能
  • ・採用に関わるすべての管理業務が一つに集約可能
  • ・面接自動予約でスムーズに応募者と連絡が取れる
  • ・各求人媒体の費用対効果が分かる
  • ・SEO対策が施された採用HPを作成できる
  • ・20媒体以上の応募者情報を自動取り込みできる
サポート体制 ・専用のカスタマーサポート
  • ・専用カスタマーサポート
  • ・サービスの提案
  • ・セミナーの開催
・お問合わせフォーム ・専用のカスタマーサポート
連携している
サービス例
  • ・しゅふJOBパート
  • ・indeed
  • ・Googleしごと検索
  • ・Googleしごと検索
  • ・求人ボックス
  • ・スタンバイ
・30サイト以上の求人媒体と連携 ・20サイト以上の求人媒体と連携
料金 その都度お問い合わせ その都度お問い合わせ その都度お問い合わせ その都度お問い合わせ

<参照>各サービス運営会社サイトより(運営会社名はリンクになっています)

最後に

ATSには多くのサービスが存在します。活用イメージが湧きにくいという方は、無料トライアルが実施できるサービスがあるので、まずそちらを試してみるのも手です。

そして導入後、不採用が続くようなら、今までのやり方を見直したり、乗り換えたりする決断も必要です。

ATSに関して価格を明らかにしていない企業も多く当記事でも細かな公開はできませんでしたが、具体的な比較検討時は資料を取り寄せしっかり比較検討したうえで自社にあったサービスを導入しましょう。

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しゅふJOBパート活用ノウハウ編集部

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