「応募が複数あると、対応が煩雑になりがち」「応募者への対応がマニュアル化されていない」「そもそも、応募後の対応手順が分からない…」

応募者対応に関して、上記の悩みがある担当者は多いのではないでしょうか。

応募から採用に至るまでの一連のプロセスは、企業の採用活動成功のカギとなります。本記事では、企業担当者が実践すべきポイントを分かりやすく解説します。

・応募者対応の重要性
・電話やメールでの具体的な対応方法
・選考結果通知や面接前のトラブル対処法
・効果的なコツやよくある質問への回答

企業イメージや採用定着率向上につながる秘訣を網羅した【応募者対応の完全マニュアル】です。

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応募者対応の重要性と企業イメージへの影響

応募者への対応は単なる作業の一環ではなく、企業の第一印象を左右する重要な要素です。ここでは、応募後の基本的な流れと、適切な対応がもたらす企業の信頼性向上やブランドイメージ改善について解説します。

応募後の基本的な流れ

まずは、基本的な応募後の採用フローを紹介します。

求職者の多くが複数応募（平均3応募）の傾向にあるため、応募が入ったら当日中に応募者へ連絡を取り選考を進めていくことが重要です。

１．応募が来る

応募の入り方は様々です。求人媒体により、電話やメール、採用管理システム上で応募通知が入ったりします。

２．エントリー情報の確認＆選考をする

応募者が自社の選考基準を満たしているか、提出された情報で確認します。チェック表などを用いて選考にブレのないようにしましょう。

３．応募者へ連絡をする

次のステップへ進む候補者へ面接の日程調整の連絡を入れます。不採用となる応募者へもその旨連絡をします。

４．面接をする

対面またはzoomなどオンライン上で面接を行います。質問する項目を事前に用意して、判断基準を設けて実施するようにしましょう。

＜面接対策はできていますか？｜面接で応募者に質問すべきことは？アルバイト採用の手順や心得を解説＞

５．選考結果を連絡する

選考結果を通知する場合は、何らかの形で残るようメールや書面で送ります。

電話で通知する場合は、後からメールや書面で通知しましょう。理由は、電話だけだと相手にきちんと伝わっていない可能性があるため、応募者と担当者の両者以外で確認できるようにするためです。

応募者対応が企業に与える影響

以下は主婦・主夫採用に特化した求人サイト「しゅふＪＯＢ」が実施した、応募～選考で志望度が上がった経験のある方の理由に関する調査結果です。

出典：しゅふＪＯＢ登録者への独自調査　（集計期間：2025年7月22日～2025年8月10日）
※1調査概要下部記載

アンケート調査によると、応募から選考の過程で志望度が上がった理由として、約５割が「応募後すぐに連絡があり、対応が丁寧だった」と回答しています。

応募者への迅速かつ丁寧な対応は、採用活動の成否を分ける重要な要素です。企業イメージや口コミでの評判に直結し、優秀な人材の獲得にもつながります。

逆に、応募から数日経っても連絡がない場合、対応が遅いというだけでなく、企業への悪いイメージにつながります。その結果、せっかくの優秀な人材を逃してしまうリスクもあります。

アンケートでは「採用担当者や面接官の印象がとても良かった」「不安な点に丁寧な説明があった」という回答も上位にあり、丁寧な対応が志望度向上に大きく影響することがわかります。

応募者全員に統一された対応をすることで安心感を与え、内定後の定着率向上にもつながるでしょう。

電話での応募者対応マニュアル

電話での応募者対応は、直接コミュニケーションを取ることで求職者の不安を解消し、企業の信頼感を伝える絶好の機会です。

本章では、電話連絡のタイミングや具体的な案内例、断る際のマナーについて詳しく解説します。

応募が来たらすぐに電話連絡

以下は主婦・主夫採用に特化した求人サイト「しゅふＪＯＢ」が実施した、求職者が応募先からの連絡で「対応が早い」と感じる時間に関する調査結果です。

出典：しゅふＪＯＢ登録者への独自調査　（集計期間：2025年7月22日～2025年8月10日）
※1調査概要下部記載

アンケート調査によると、応募先からの連絡で対応が早いと感じるのは、約4割の方が「応募の翌日まで」と回答しました。

パート・アルバイトの採用はスピードが非常に重要です。

応募が入ったら、即日中に対応しましょう。理想は『1時間』以内、遅くても『半日～翌日』には対応するのが望ましいです。

以下は求人サイト「しゅふＪＯＢ」が調査した、求職者の応募時の傾向に関する調査結果です。

出典：しゅふＪＯＢ登録者への独自調査　（集計期間：2025年1月21日～2025年2月3日）
※2調査概要下部記載

主婦・主夫層においては、応募する前に複数の求人を吟味してから応募する人が多い結果に。それでも複数の企業に応募する求職者は一定数いるため、すぐに対応しないと他社の選考が先に進んでしまいます。

迅速な対応は求職者の安心感を高め、エントリー中の離脱を防ぐ効果があります。

また、電話では相手の姿が見えない分、より丁寧な対応が求められます。相手の反応を待たずに早口で説明したり、忙しい時間に電話を受けたからといって嫌味な声で対応するのはもっての外です！

声音だけでもこちらの感情は伝わりやすいため、丁寧かつ落ち着いて対応すると、より印象が良くなります。

案内する内容【例文集あり】

応募者が理解しやすいよう、事前に伝える内容をまとめておくことが重要です。また、面接案内など伝える情報が多い場合は、別途メールで伝えると、伝え漏れや認識齟齬が起きにくいです。

【最低限確認をすべき情報】
・応募者氏名
・どの求人広告からの応募か（複数の求人掲載をしている場合）
・連絡先

【面接案内で伝えること】
・面接日時
・面接場所
・持参物
・問い合わせ先

【電話対応のポイント】
①相手から聞いた情報は、復唱して聞き間違いのないようにする
②面接セッティングでは、複数の候補日を挙げて相手の都合も確認する
③面接の詳細は口頭で伝える場合でも、行き違いのないようメールでも伝える

コピペOK！例文集はこちら▶【採用担当者向け】応募者対応メール・電話テンプレート集│応募～採用8選

担当者が不在のとき

担当者が休みの際は以下のように伝え、採用担当者が不在の場合でも他の従業員が対応できるようにしましょう。

「本日〇〇（担当者名）は不在にしておりますので、代わりにわたくしがお伺いします。」

なお「後日担当者から折り返す」という返しもできますが、応募者からすると出鼻をくじかれた気持ちになって応募意欲が減少し、競合他社の選考に注視する可能性があります。なるべく、他のスタッフが対応できるよう引き継いでおきましょう。

お断りする場合【例文集あり】

応募者への不採用通知は、企業イメージを損なわず将来の可能性も残すために、丁寧かつ誠実に行うことが重要です。たとえ不採用であっても後回しにはせず、結果を待つ応募者のために迅速に対応しましょう。

不採用通知は、できればメールで送信または書面で送ると良いです。もし、電話で伝える場合は、次のポイントを参考にしてください。

【電話で不採用を伝えるポイント】
①SNSや口コミサイトで悪い評価を書かれないためにも、丁寧に伝えることを優先する
②不採用の理由は伝えなくてよい

コピペOK！例文集はこちら▶【採用担当者向け】応募者対応メール・電話テンプレート集│応募～採用8選

メールでの応募者対応マニュアル

求職者の多くはスマートフォンから応募をしてくるので、初回コンタクトからメールで行う方がスムーズです。

電話と同様に、応募後は即対応するようにしましょう。電話応募の場合と同様に、理想は『1時間』以内、遅くても『半日～翌日』以内の対応です。

連絡内容は簡潔に＆やり取りは最小限に

メールは電話とは異なり相手と直接対話しないため、文面から丁寧さが伝わるよう配慮する必要があります。また、読みやすさと理解のしやすさが重要となるため、本文は簡潔にまとめ、やり取りは最小限に抑える工夫が必要です。

そして、面接日時や場所、応募書類に関する確認事項など、案内は明確に記述します。

しゅふＪＯＢでは「お断りメール」など、しゅふＪＯＢの機能を利用して簡単にメール配信することができます。（同時に、応募者の選考状況も自動的に変更されます！）

しゅふＪＯＢの〈メール機能〉はとっても便利！▶【しゅふＪＯＢマニュアル】メール送信機能について

履歴書・職務経歴書が必須ではない事情とは？

近年、求人応募で履歴書や職務経歴書が必要とされないケースが増えています。

面接で応募者の能力やポテンシャルを直接確認し、その後必要な情報を求める柔軟な採用手法がなされるようになりました。

履歴書・職務経歴書なしでも、まずは面接

求職者の約8割がスマートフォンを使用して仕事探しをしているため、応募の際に履歴書・職務経歴書の添付がない場合があります。

そうした現状を踏まえ、初回は簡易なエントリーシートや応募フォームで応募を受け付け、面接で対話（電話面接もOK）をする方法がよいでしょう。

なかには優秀な人材もいますので、急いで不採用にするのではなく、一度面接を行ったうえで判断しましょう。

履歴書・職務経歴書が必要な場合は？

専門職や経験重視のポジションでは、応募が入った時点で詳細な情報が必要なケースもあります。

しかし、多くの企業が応募時に必要としておらず、面接時に履歴書・職務経歴書を持参するよう応募者に案内をしています。応募時に履歴書・職務経歴書の用意を必須にしてしまうと、“敷居が高く感じる”などの理由で応募を断念してしまう求職者もいます。

そのため、できれば履歴書・職務経歴書の用意は不要にする方が、応募が集まりやすくなるのです。

また、面接では面接官の心構えや工夫、公正で一貫した評価が求められます。面接はやみくもに実施せず、事前に対策や準備を行いましょう。

＜面接前に対策を！▶面接で応募者に質問すべきことは？アルバイト採用の手順や心得を解説＞

選考結果通知で注意すべき行動3選

選考結果の通知は、応募者にとって最も重要な連絡内容であり、伝え方ひとつで企業イメージを左右します。

本章では、選考結果通知で特に注意すべきポイントについて解説します。

①選考結果はすぐに連絡！

面接を経て、採用の意向を固め内定を出す場合は、面接後すぐに応募者へ連絡を入れましょう。遅延なく通知するのは無論のこと、早めに結果を伝えることで応募者の不安を解消し、競合他社に流れてしまうのを防げます。

もし、面接中に内定を伝えられるなら、その場で採用の旨を伝えても良いかもしれません。

なぜ早めの連絡が必要なのか？

選考結果を迅速に通知することは、企業への信頼感が高まります。他社との選考競争において優位性を持つとともに、応募者の不安を解消し、次のステップに進むためにも不可欠です。

逆に連絡が遅いと、別の転職先に決める可能性が高まったり、久々の面接の場合「うまくいかなかったかも･･･」と落ち込んで、面接の帰りにスマートフォンで他の仕事を探し始める可能性もあります。

もう一つの懸念点として、採用連絡が遅れると採用成功率の低下につながるため、早めの対応が極めて重要です。

②当日中に結論が出せない場合

面接当日に結論が出ない場合には、予めいつまでに連絡するのかを伝えましょう。回答期限を「〇日の〇時まで」と具体的に伝えると、応募者も待つ意識が高まり安心感も与えます。また、他の応募へ流れにくくなります。

応募者は面接に来るために、時間や交通費を費やしています。面接終了後は来社してもらった御礼と共に、回答期限を記載したメールを送信するとより丁寧です。

③合否に関わらず丁寧な対応を心がける【例文集あり】

選考結果の通知は、応募者が企業に対して抱く印象を大きく左右します。合格の場合はもちろん、たとえ不採用であっても丁寧かつ誠実な連絡を心がけましょう。

不採用通知の場合、応募者はネガティブな気持ちになりやすく、後の企業評価や口コミで悪影響があるといけません。特に、SNSは一個人の意見が良くも悪くも拡散する時代です。少しでも「落とされてしまったけれど、やっぱり良い会社だな」と思ってもらえるようにしましょう。

選考結果の伝え方次第で企業のブランドイメージは向上し、将来的な再応募など、長期的な採用活動の成功への寄与にもつながります。

【選考結果文章】例文集はこちら▶【採用担当者向け】応募者対応メール・電話テンプレート集│応募～採用8選

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応募者対応で役立つコツ7選

応募者対応をスムーズにし、選考の質を高めるための具体的なコツを7つご紹介します。

ぜひ、担当者間で共有していただき、今後の採用フローにお役立てください。

①対応スケジュールを決めておく

応募者への連絡や各ステップの進捗は、採用計画を策定する際に、採用スケジュールを明確に設定します。

応募受付後の『初回コンタクト～面接日程調整～合否連絡』までの期限や連絡頻度を定め、各担当者がスケジュール通りに進捗管理を行うことで、迅速な対応とフローの抜け漏れ防止になります。

採用スケジュールの管理ツールとして、求人サイトの採用管理システムを使う手が有効です。たとえば、Excel表だけの管理だとリマインダー機能やメール配信機能が別となるので、業務が煩雑になりがちです。その点、採用管理システムを使えば採用フローのすべてが一元管理できます。

「しゅふＪＯＢ」では、弊社サイトで求人掲載をされる企業様に対して、応募者対応では必須となる機能（応募の管理・応募者との連絡機能・メール送信機能など）が豊富な管理サイトを無料でご提供しています。主婦/主夫採用をご検討の場合は、ぜひしゅふＪＯＢをご利用ください！

使える機能はフル活用して、計画的に対応を進められる仕組みを整えましょう！

＜しゅふＪＯＢ管理サイトを使った応募者対応の詳細はこちら▶【しゅふＪＯＢマニュアル】応募者対応の基本的な流れ＞

②テンプレートの活用

対応の都度、一からメールを作成していては、応募者対応だけで工数がかかります。電話の場合も同様です。事前に定型文をテンプレート化し整備しておけば、応募者への連絡内容がブレず、スピーディーな対応が可能になります。

また、テンプレートを活用することで、業務に不慣れな新人担当者でも迷うことなく正確な連絡ができるため、応募者からの信頼感向上につながります。

たとえば、メールや電話時の挨拶文、面接日程の調整依頼、合否連絡の文例を標準化しておくと、各担当者が同じ基準で応対でき、社内の情報共有も円滑になります。

具体的な情報をわかりやすく伝える例文を用意し、担当者間で共有すると効果的です。

しゅふＪＯＢの管理サイトでは、メール作成時に便利なテンプレートを“機能の一部”としてご用意しています。しゅふ層での採用を検討中なら、ぜひしゅふＪＯＢをご活用ください。

しゅふＪＯＢの〈メール機能〉は便利なテンプレートつき！▶【しゅふＪＯＢマニュアル】メール送信機能について

③自動返信メールの設定

応募受付時に自動返信メールを設定することで、応募者に対してすぐに応募が受け付けられたことを通知できます。自動返信には今後の選考プロセスや連絡予定日などの情報を盛り込み、応募者が次に何を期待すべきかを明確に伝えられます。

担当者が気づいたベースで初回コンタクトを取るよりも、即座に反応があった方が応募者の不安を軽減するとともに、その後の問い合わせ対応の効率化にも寄与します。

自動化のポイントは、システム連携を活用してタイムリーな返信ができるよう体制を整えることです。

④「よくある質問」集の作成

応募者から頻繁に寄せられる問い合わせには「よくある質問（FAQ）」集を作成することで、応募者を待たせずに対応できます。

応募者にとって企業へ問い合わせる行為は、緊張したり手間だと感じやすいもの。もし、電話に出たスタッフが答えられなかったり回答までに時間を要してしまうと、スムーズに終わらないことへの不安が募ります。

【よくある質問の例】
・応募の締切日はいつですか？
・未経験者でも応募可能ですか？
・応募に必要な書類を教えてください。
・履歴書は面接時に持参しますか？
・選考結果はいつ通知されますか？
・給与体系について詳しく知りたいです。
・福利厚生について教えてください。

主要な質問は分かりやすく整理し、Webページで公開したり担当者間で統一した回答例を共有すれば対応のばらつきを防ぎ、応募者への信頼性と安心感を与えます。

⑤進捗状況は一覧にして管理する

応募者の各ステージの状況を一覧で管理することで、対応漏れを防ぎ、効率的な選考プロセスを実現します。応募者の進捗（応募受付・書類選考・面接日程調整・最終選考など）は、一覧で管理できる仕組みを導入することが不可欠です。

運用方法としては採用管理システムを活用し、すべての応募者情報を一元化することで、連絡漏れや対応の遅延を防止できます。

また、各段階での応募者数や選考進捗をリアルタイムで把握でき、煩雑だった業務の工数削減や迅速な対応が可能になります。

＜採用管理システムを試してみたい▶採用管理システム9選│パート・アルバイト採用に強いATSを解説＞

⑥役割を決めておく

応募者対応においては、明確な役割分担を行うことが対応の効率性や一貫性に直結します。

たとえば、以下のように各プロセスで専任者を設定すれば、業務効率が良くなり応募者への対応品質も向上します。

【担当分けの例】
・応募受付～面接調整、結果通知、問い合わせ受付の担当
・面接～選考の担当
・入社手続き～配属部署への連携の担当

もし、すべての業務を1人のスタッフが担当すると、複数の応募が重なったときに管理が煩雑になりやすいです。あえて分業化すれば複数の応募を同時に処理しやすく、各プロセスでのミスや遅延を防ぐ効果があったり、より専門的な視点から適切な判断が下せるようになります。

また、接客などで常に担当者が電話に出られない店舗の場合は、担当と担当外のスタッフとで役割を分けておくと、対応の行き違いが起きません。

【担当者と担当外の役割分担の例】
・応募者対応のすべてを担う
・応募者から電話を受けたら『氏名・用件』を聞いたうえで担当者に繋ぐ

役割を分担することは、採用業務の質の向上と応募者の離脱を防ぎやすくなります。

⑦担当者間での情報共有を徹底する

応募者に関する情報は必要な担当に共有し、チームで一貫した対応を実施できるようにしましょう。

連絡ツールなどを活用して、進捗をリアルタイムで共有する仕組みを導入します。担当者への情報共有は一人仕事になってしまうのを防ぐ狙いもあり、担当者が不在でも対応できるようにします。

以上の7つの点を踏まえたうえで、業務プロセスの標準化や応対の品質向上を実施していきましょう。

「応募者対応 マニュアル」でよくある質問

応募者対応において、企業は様々な困り事に直面することがあります。本章では、特に発生しやすい疑問と、その具体的な対処法を解説します。

Q1：応募者と連絡が取れません

2度ほど電話をかけても不在だった場合、次の手段としてメール連絡をするのが良いでしょう。

もし、留守電がつながり伝言を残せるならば「メールをお送りしますので、ご確認ください」と伝えておけば、忙しい求職者でも折り返しの手間が省けて返答がしやすくなります。また、多くの受信メールに埋もれて応募者が見落とすミスを防ぎます。

それでも連絡が取れない場合は、応募者が既に離脱した可能性も否定できません。工数をかけないためにも、メール本文中には「〇日までにご返信ください。」と記載し、指定した期日までに返信が来なければ選考から外す検討もしましょう。

Q2：応募者から不採用理由を聞かれたら答えるべきですか？

事業主側には、不採用理由を応募者に開示する法的義務はありません。​採否の決定には企業側に広い裁量が認められており、不採用理由を明示・公開しない自由も含まれるとされています 。​

「保有個人データの開示」に関して（法第25条）
【非開示とすることができる事項の例】
人事評価、選考に関する個々人の情報
引用元：厚生労働省｜雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン：事例集

実際、不採用理由の開示については、昭和50年12月の慶応大学医学部附属病院看護婦不採用事件裁判（東京高等裁判所判決）の判決文の中で、企業が応募者に対して不採用理由を開示する法的義務がない旨が述べられています。​具体的には、以下のような趣旨の記述があります。

『採否を決する企業等には極めて広い裁量判断の自由が認められるべきであり、その自由の中には、採否決定の理由を明示、公開しない自由も含まれる』
参考：最高裁判所｜慶応病院看護婦不採用

また、具体的な理由を伝えると、企業の選考基準や内部情報が外部に漏れるリスクがあります。情報漏えいや応募者とのトラブルを避けるためにも、具体的な不採用理由を伝えることは得策ではありません。

応募者から尋ねられたら、以下のように回答すると良いでしょう。

「社内規定により、不採用の理由についてはお答えいたしかねます。ご希望に沿えず、申し訳ございません。」

理由についての問い合わせには、丁寧かつ慎重な対応を心がけることが望ましいです。

Q3：複数の応募に即対応ができなくて困っています

複数の応募にスムーズに対応するためにも、採用管理システムを活用し、応募状況を一元管理することをおすすめします。採用管理システムは、操作が簡略化されていたり視覚的にも分かりやすい設計がなされているため、複数の応募への迅速な対応が可能です。

システムの導入は採用プロセス全体が効率化され、最適な人材の早期確保と企業の競争力向上にもつながります。

Q4：不採用にした同一人物から複数の応募があります

以前に不採用通知を出した応募者から再度応募がきた際は、必ず断わりの連絡を入れましょう。電話での説明は、応募者に抗議の余地を与える可能性があることから、できればメールで伝える方が得策です。

【断わりの文面例】
「この度は、弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
以前の選考において慎重に協議した結果、現時点で判断に変更はございません。
重ねてのご応募に感謝申し上げますが、今回は採用を見送らせていただきます。
何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。」

“応募をしてもらったことへの感謝”と、“選考結果は代わらない”旨を明確かつ丁寧に伝えましょう。

最後に

本記事で解説した通り、迅速で丁寧な応募者対応は、採用成功に不可欠です。しかし、応募が増えるほどその管理は煩雑になり、貴重な時間を奪われがちです。

求人サイト「しゅふＪＯＢ」では、求人をご掲載の企業様に、応募者管理を効率化する管理サイトを無料でご提供し、丁寧な応募者対応をサポートします。

そして、採用活動で最も重要なのは、やはり「応募者の質」です。

どんなに採用フローを効率化しても、採用したいと思える人材からの応募がなければ意味がありません。「しゅふＪＯＢ」のユーザーは80%以上が正社員経験者の主婦・主夫層。教育コストを抑えられる即戦力人材の採用が期待できます。また、厚生労働省のデータによると、主婦・主夫層は若年層に比べ離職率が低い傾向があり、将来的な採用コスト削減も可能です。

「採用工数の削減」と「質の高い人材確保」を同時に実現したいご担当者様は、ぜひ詳しいサービス資料をご覧ください。
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※1
【調査概要】
調査期間：2025年7月22日～2025年8月10日
有効回答者数：1001名
調査対象：しゅふＪＯＢ登録済みの求職者様
調査方法：Webアンケート

※2
【調査概要】
調査期間：2025年1月21日～2025年2月3日
有効回答者数：1214名
調査対象：しゅふＪＯＢ登録済みの求職者様
調査方法：Webアンケート