「応募が来たんだけど、そのあと、どうすればいいの？」
しゅふＪＯＢ運営局では、よくこのようなお問合わせをよく頂きます。

実は応募者の対応が、求人作成の次にハードルが高いと感じる企業様もいらっしゃるのです。
企業様の中には、応募があったけど、忙しくて対応できず、結局面接まで対応できなかったという経験がある方も多いのではないでしょうか。

ここでは、応募を逃さない応募者対応の基本マニュアルをご紹介します。

この記事を読むことで、採用担当者が応募者対応で最初に知っておきたいコツを知ることができます。

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応募から採用までのフロー

基本的な応募から採用の流れとは、下記のような順序が一般的となります。
求職者の多くが複数応募（平均3応募）の傾向にあるため、応募が集まったら当日中に応募者と連絡を取り選考を進めていくことが重要になります。

応募後の基本的な流れ

採用担当者が知っておきたい、応募者対応のフローは下記になります。

まずは工程を洗い出し、どの部分で躓いているかを明らかにすることで改善策もより具体的になります。
今回は洗い出したフローを元に、抑えておくべき選考のポイントを解説していきます。

①電話応募で気を付けること

応募が来たらすぐに電話連絡

求職者から応募が来たら、即日中に対応することがとても重要になります。
理想は「１時間以内」、遅くても「半日～翌日」には対応するのが望ましいです。

基本的には、電話での連絡し、電話に出ない場合は、メールにて応募者の方へ次回の選考についてご案内しましょう。

※メールの場合、応募者の方が見ていない場合や、迷惑メールに入ってしまっている可能性もあります。
3回ほど電話をかけて、出ない場合の次の手段としてメールで連絡を取るのが良いでしょう。ショートメールの活用もお勧めです。

案内する内容

電話でやり取りをする場合、口頭で伝えるのはもちろん電話終了後に説明した情報をメールに記載して送信するのも手段の一つです。
電話の際にメールを送る旨を伝えれば、応募者の確認漏れも減らせる可能性があります。

お断りする場合

エントリー情報を見た中で、残念ながらお断りとなってしまった場合は、早めに連絡をしてしまいましょう。
しゅふＪＯＢでは、下記の手順で「お断りメール」などしゅふＪＯＢ内の機能を利用してを簡単にメール配信することができます。（同時に、応募者の選考状況も自動的に変更されます！）

【しゅふＪＯＢマニュアル】メール送信機能について

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連絡が取れない場合

応募者への連絡後、つながらない場合、留守電にて「メールを送ったので、見てください」と伝言を入れると良いでしょう。

メールを送る際には【●/●まで返信依頼】と件名に入れ、指定した期間に返信がない場合は、対象の応募者を選考から外しましょう。

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②履歴書で気を付けること

履歴書・職務経歴書なしでも、まずは面接

求職者の約8割がスマートフォンを使用して、仕事探しをしているため、応募の際に、履歴書・職務経歴書の添付がない場合があります。

しかし、その中には優秀な人材もいらっしゃいますので、すぐに不採用にするのではなく、一度面接（電話面接もOK）を行った中で、判断をしてみましょう。

履歴書・職務経歴書が必要な場合は？

多くの企業様が求職者からの「応募が来た」後、面接時に履歴書・職務経歴書を持参していただく形で、応募者に対し書類提出を促しています。

※応募時に履歴書・職務経歴書の用意を必須にしてしまうと、求職者の中には、敷居が高く感じるなどの理由で、応募を断念してしまう方もいらっしゃるので、できれば履歴書・職務経歴書の用意は不要にすると応募が集まりやすくなります。

次に実施する面接では、面接官の心構えやちょっとした工夫が必要になります。
面接対策をするためにもこの記事もチェックしておきましょう。

面接で応募者に質問すべきことは？アルバイト採用の手順や心得を解説

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飲食店やサービス業では、常にアルバイトの採用競争が繰り広げられており、せっかくアルバイトを採用しても、なかなか定着せずコストが無駄になるという飲...

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③選考結果を伝えるときに気を付けること

選考結果は、すぐに連絡！

面接を経て、採用の意向を固め内定を出す場合は、面接後すぐに応募者へ電話連絡を入れましょう。
もし、面接中に内定を伝えられるなら、その場で採用の旨を伝えても良いかもしれません。

なぜ早めの連絡が大切？

久々の面接の場合「うまくいかなかったかも･･･」と落ち込んでしまう方も多く、面接の帰りにスマートフォンで他の仕事を探し始める可能性もあります。
目移りしてしまう前に、採用の場合は、即電話を心がけると良いでしょう。

当日には結論が出せない場合

面接終了後、いつまでに連絡するのか回答期限をお伝えしましょう。

応募者は面接に来るために、時間や交通費を投資しています。
面接終了後は、面接に来てくれたことに対する御礼と回答期限を記載したメールを送信するとより丁寧です。
※回答期限を「●日の18時まで」と具体的に伝えると、応募者も待つ意識が高まり他の応募へ流れにくくなります。

すぐに活用できるメールテンプレート

応募～採用までのフローでは、応募者に対して多くのメールのやり取りが起こるとされます。
そんな時に使いたいのが、選考時に使える文章をテンプレート化したもの。
しゅふＪＯＢでは、様々な選考状況に合わせてすぐに活用できるテンプレートをご用意しておりますので、ぜひご活用くださいませ。

【採用担当者向け】応募者対応メール・電話テンプレート集│応募～採用8選

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採用活動において、迅速で適切な応募者対応は企業のイメージを大きく左右します。しかし、求人に応募があったが「メール返信の文章に悩み、時間と労力を使...

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最後に

応募者対応を理解し、スピードを早めることでより良い求職者を採用できる確率が上がるでしょう。
そしてターゲットに合った求人媒体を使えば、マッチングの質はより高まるかもしれません。

「しゅふＪＯＢ」は主婦・主夫採用に特化した求人サイトです。優秀な主婦・主夫から多くの応募を集めることが可能です。採用にお困りの際は、ぜひ「しゅふＪＯＢ」をご検討くださいませ。

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