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12月が近づくと、事業者も従業員も年末調整が気になり始める時期になります。年末調整に必要となる書類の1つに扶養控除申告書があります。

今回の記事では、扶養控除申告書を扱う上で企業側が押さえておきたいことを解説していきます。

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扶養控除申告書とは何か

扶養控除申告書とは、従業員が事業者に対して扶養状況を申告する際に用いる書類です。正式名称は「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」となっています。

従業員は、扶養控除申告書を事業者に提出することで、税制上の控除を受けることができるようになります。

◆扶養控除申告書は年末調整に必要

扶養控除申告書は、年末調整を行うために必要な書類の1つです。事業者が個人事業主か法人格を有しているかに関わらず、従業員を何らかの契約形態で雇用している場合、「年末調整」を行わなければなりません。

年末調整は、従業員から毎月徴収した所得税が実際の所得に対して過不足がないかを確認し、必要であれば追徴あるいは還付が行われます。

万が一所得税の追徴が必要であるにも関わらず、年末調整を行わなかった上に追加分の納税を支払わなかった場合、滞納税が発生してしまいます。また、故意に追徴の申告を行わなかった場合は脱税となってしまうので、必ず行うようにしましょう。

扶養控除申告書の対象となる人とは

扶養控除申告書は年末調整が必要となるすべての従業員です。基本的に所得が発生していれば、社員・フリーランスに関わらず扶養控除申告書の提出対象となります。一方扶養控除申告書の対象とならないのは、以下のような場合です。

①1年間の給与総額が2,000万円を超える場合
②2ヶ所以上から給与の支払いがあり、すでに他方で扶養控除申告書を提出した場合
③途中で退社した場合(ただし、12月の給与を受け取った後退社した場合は対象となる)

企業側が特に気を付ける必要があるのは②に該当する従業員がいる場合です。契約形態によっては複数の事業者から給与をもらっているケースもありえます。

自社ではなく、他の会社に扶養控除申告書を提出していた場合、その従業員から扶養控除申告書をもらう必要はありません。対象となる従業員から扶養控除申告書の提出がない場合、直接確認しておくとリスク防止につながります。

また派遣事業を行っている企業の場合、従業員の年末調整は派遣先で行うので、扶養控除申告書も派遣先に提出することになります。

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配偶者控除・配偶者特別控除について

従業員に適用される可能性の高い控除に「配偶者控除」と「配偶者特別控除」があります。書類を作成し、事業者に提出するのは従業員本人ですが、事業者側も税制上の仕組みを理解しておきましょう。

◆配偶者控除

配偶者控除の対象となるのは、所属している従業員の配偶者がパートもしくはアルバイトで働いている、かつ年間の合計所得金額が48万円以下の場合です。

年間の合計所得が48万円以下になるのは、年収が103万円以下になる時と定められています。パートやアルバイトとして働いてる従業員が年末が近づくにつれ103万円を気にし始めるのは、控除の対象になるかならないかに関わってくるからです。

◆配偶者特別控除

配偶者の年収が103万円を超えると、配偶者控除の対象から外れ控除が適用されなくなりますが、一定の条件を満たすことで「配偶者特別控除」を受けることができます。

配偶者特別控除の控除額は、配偶者の合計所得金額と控除の対象となる本人の合計所得金額によって決まります。

最大の控除額38万円の控除対象となるのは、控除の対象者の合計所得金額が900万円以下、かつ配偶者の年間合計所得金額が48万円を超え、95万円以下の場合です。配偶者の条件を年収にすると、103万円を超え150万円以下になります。

扶養控除申告書の提出スケジュール

扶養控除申告書の提出期限は、年末調整のスケジュールと密接に関わってきます。事業者は12月中に年末調整を行い、確定した所得税を1月10日までに税務署へ納税しなければなりません。また、扶養控除申告書を含む年末調整に必要となる書類は1月31日までに税務署へ提出する必要があります。

事業者の手続きが遅れると、従業員が自分で手続きを進めていかなければならないため、納税や書類提出が遅れることがないよう気をつけましょう。直前になって焦って作業をしなくて済むよう、従業員からの扶養控除申告書回収は日程にゆとりを持って行うことをおすすめします。

万が一、年末調整手続きが決められた期日に間に合わなかった場合は、国税庁のHPに対応方法が記載されているので、確認しながら進めてみてください。

国税庁HPはこちら

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扶養控除申請書の記入方法

扶養控除申請書の記入は、決められた様式に従って進めていくことになります。国税庁のHPには扶養控除申請書の記入が掲載されているので、従業員には記入用と合わせて配布することで、記入ミスを減らすことができるでしょう。

提出された扶養控除申請書に記入ミスがあった場合は、該当箇所に二重線を引いて訂正し、二重線の上に訂正印を押してもらう必要があります。

まとめ

扶養控除申請書を作成するのは、控除の対象となる従業員本人です。しかし、事業者も年末調整を行う上で必ず必要となる書類なので、従業員任せにしていてはいけません。扶養控除申請書の回収が遅れ、納税や書類の提出が遅れると従業員に迷惑がかかるほか、罰則の対象にもなってしまいます。

近年は便利な会計ソフトや税金関係を一括に請け負う業者も増えてきましたが、事業者として把握しておいて困ることはありません。従業員に聞かれた際、しっかりと受け答えができるよう最低限の知識は身につけておきましょう。

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